© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
beskrivning
följande prov agenda representerar typiskt format och innehåll i en styrelsemöte protokoll rapport. Detta prov bör anpassas till organisationens speciella kultur och syfte. Observera att styrelsemötesprotokoll är mycket viktiga., Protokoll betraktas som juridiska handlingar av revisorer, IRS och domstolar, och de representerar styrelsens handlingar. Många hävdar att om det inte är i protokollet, det hände inte.
det finns ingen standardiserad nivå av innehåll och format för boardminutes. I domstol, lika viktigt som vad du gjorde är att du varanpassad när du gjorde det. Därför bör tillräcklig information inkluderas för att beskriva hur styrelseledamöterna rimligen kan fatta rimliga beslut.,
inkludera organisationens namn, datum och tid för mötet,som kallade det till order, som deltog och om det fanns ett kvorum, alla föreställningar gjorda, intressekonflikter eller avstod från att rösta,när mötet slutade och som utvecklade protokollet.
styrelsens sekreterare tar vanligtvis minuter under möten.Skriftliga protokoll delas ut till styrelseledamöter före varje möteför medlemmens granskning. Protokoll för föregående möte bör varagranskas direkt i nästa möte., Eventuella ändringar bör ändras till protokollet och en ny version lämnas in före nästa möte där den nya versionen ses över för att godkännas.Protokoll bör behållas i en handbok och delas med alla styrelsemedlemmar.
Urval av Styrelsen sammanträdesprotokoll
Namnet på Organisationen
(styrelsesammanträdena: Månad, Dag,År)
(tid och plats)
Styrelsen Ledamöter:
Närvarande: Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin och Leslie Zevon
Frånvarande: Melissa Johnson
Beslutsförhet är närvarande? Ja
andra närvarande:
Exec., Direktör: Sheila Swanson
Övrigt: Susan Johns, Konsultrevisor
förfarande:
· möte kallas för att beställa klockan 7: 00 p. m. av ordförande, Elizabeth Drucker
* (förra månadens) mötesprotokoll ändrades och godkändesr· * Verkställande direktör rapport:
– rekommenderar att om vi inte kan hitta en ny anläggning i slutet av denna månad, organisationen bör stanna där i den aktuella platsen under vintern. Efter en kort diskussion kom styrelsen överens.,
– anställd, Jackson Browne, och Swanson deltog i den Nationella Utövaren Nätverkets möte i Atlanta förra månaden och gav en kort extemporeläkemedel extempore = oförberett, presentation. Båda är inbjudna tillbaka nästa år för att ge en längre presentation om vår organisation. Efter en kort diskussion gratulerade styrelsen Swanson och bad henne vidarebefordra sina gratulationer till Browne också.
– Drucker hävdar att vår organisation måste se till att dess namn är associerat med allt material som distribueras vid det utövarens möte nästa år., Organisationen bör generera intäkter där det är möjligt från materialen också.
– Swanson nämnde att anställd, Sheila Andersons man är sjuk och på sjukhuset. MOTION för att skicka en gåva till Andersons man, uttrycker organisationens sympati och stöd; utstationerade och passerade.
· finansutskott rapport från ordförande Elizabeth Drucker:
– Drucker förklarade att Konsult, Susan Johns, granskade organisationens bokföring förfaranden och fann dem vara tillfredsställande, inför den kommande årliga finansiella revisionen., Funds rekommenderar att vårt företag säkerställer att revisorn tillhandahåller ett förvaltningsbrev tillsammans med revisionsberättelsen.
· – Drucker granskade höjdpunkter, trender och emissioner från balansräkningen, resultaträkningen och kassaflödesanalysen. Frågor inkluderar att höga kundfordringar kräver finansutskott uppmärksamhet på politik och förfaranden för att säkerställa att vår organisation får fler betalningar i tid. Efter en kort diskussion om de frågor och förslag om hur man kan säkerställa att ta emot betalningar i tid, MOTION för att acceptera finansiella rapporter; utstationerade och passerade.,
· styrelsen Utvecklingskommitténs rapport från ordförande, Douglas Carver:
– Carver påminde styrelsen för den planerade reträtt kommer upp i tre månader, och gav en utarbetad reträtt schema för styrelse översyn. Förslag om att godkänna reträtt dagordningen; utstationerade och passerade.
-Carver presenterade medlemmar med ett utkast till den omformulerade bilagar punkt som skulle göra det möjligt för medlemmar att genomföra åtgärder via e-post. Carver föreslog översyn och en resolution för att ändra bilagarna i enlighet därmed., Kyumoto föreslog att Swanson först söker juridisk rådgivning för att verifiera om den föreslagna ändringen är förenlig med statens stadga. Swanson gick med på att acceptera denna åtgärd och meddela medlemmarna om resultatet vid nästa styrelsemöte. r· * andra företag:
– Porter noterade att han arbetade med anställd, Jacob Smith, för att hjälpa till att utveckla en informationshanteringsplan, och att han för två veckor sedan (Porter) hade skickat tre medlemmar från konsulter för att hjälpa till med planen. I sändningen bad Porter medlemmarna om sina åsikter för att hjälpa till att välja en konsult., Porter bad medlemmarna om sina åsikter. (Notera: Zevon noterade att hon också var Datakonsult och var oroad över intressekonflikter i sin Styrelseroll när det gäller detta urval och bad om att avstå från detta urval. Ledamöterna höll med.) Majoriteten av medlemmarna kom överens om leasing-eller-köp konsulter. MOTION att använda Lease-or-Buy konsulter; utstationerade och passerade.
– Swanson meddelade att hon nyligen hade anställt en ny sekreterare, Karla Writewell.,
· bedömning av mötet:
– Kyumoto noterade att de senaste tre mötena har kört över den avsedda två timmars tidslucka med en halvtimme. Han bad medlemmarna att vara mer uppmärksamma och fokuserade under diskussionerna och föreslog att styrelsens Utvecklingsordförande skulle vidta åtgärder för att identifiera lösningar på denna fråga. Stol, Carver, överens.
· mötet ajournerades kl. 21.30
· Protokoll från Sekreterare Bhata Bhatacharia.
återgå till Styrelsemötesprotokoll