© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
Descripción
la siguiente agenda de muestra representa el formato y el contenido típicos de un informe de actas de reuniones de la Junta. Esta muestra debe adaptarse a la cultura y el propósito particulares de la organización. Tenga en cuenta que las actas de las reuniones de la Junta son muy importantes., Las actas se consideran documentos legales por los auditores, el IRS y los tribunales, y representan las acciones de la Junta. Muchos afirman que si no está en los minutos, no sucedió.
no hay un nivel estandarizado de contenido y formato para boardminutes. En los tribunales, tan importante como lo que hiciste es que eras razonable cuando lo hiciste. Por lo tanto, se debe incluir información suficiente para describir cómo los miembros de la Junta adoptaron razonablemente decisiones razonables.,
incluya el nombre de la organización, fecha y hora de la reunión,quién la convocó, quién asistió y si hay quórum, todas las emociones realizadas, cualquier conflicto de interés o abstención en la votación,cuándo terminó la reunión y quién elaboró el acta.
el Secretario de la Junta normalmente toma actas durante las reuniones.Las actas escritas se distribuyen a los miembros de la junta antes de cada reunión para la revisión de los miembros. Las actas de la reunión anterior deben revisarse de inmediato en la próxima reunión., Cualquier cambio deberá modificarse en el acta y presentarse una nueva versión antes de la próxima reunión en la que se revise la nueva versión para su aceptación.Los minutos deben ser conservados en un manual y compartidos con todos los miembros de la Junta.
Ejemplo de minutas de reuniones de la Junta
Nombre de la organización
(minutas de reuniones de la Junta: Día del mes, año)
(hora y lugar)
miembros de la Junta:
presentes: Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin y Leslie Zevon
ausentes: Melissa Johnson
quórum presente? Sí
otros presentes:
Exec., Director: Sheila Swanson
otros: Susan Johns, contador Consultor
Actas:
· reunión convocada al orden a las 7:00 p. m. por la Presidenta, Elizabeth Drucker
* (el mes pasado) las actas de la reunión fueron enmendadas y aprobadas
* informe del Director Ejecutivo:
– recomienda que si no podemos encontrar una nueva instalación para fines de este mes, la organización debe permanecer en su ubicación actual durante el invierno. Tras un breve debate, la junta acordó.,el miembro del personal, Jackson Browne, y Swanson asistieron a la reunión de la Red Nacional de profesionales en Atlanta el mes pasado y dieron una breve presentación extemporánea. Ambos están invitados a volver el próximo año para dar una presentación más larga sobre nuestra organización. Después de una breve discusión, la Junta felicitó a Swanson y le pidió que transmitiera sus felicitaciones a Browne también.
– Drucker afirma que nuestra organización debe asegurarse de que su nombre esté asociado con cualquier material que se distribuya en la reunión de ese profesional el próximo año., La organización también debe generar ingresos cuando sea posible a partir de los materiales.Swanson mencionó que el esposo de Sheila Anderson, miembro del personal, está enfermo y en el hospital. Moción para enviar un regalo al esposo de Anderson, expresando la simpatía y el apoyo de la organización; secundada y aprobada.informe del Comité de Finanzas proporcionado por la Presidenta, Elizabeth Drucker:Drucker explicó que la consultora, Susan Johns, revisó los procedimientos de contabilidad de la organización y los encontró satisfactorios, en preparación para la próxima auditoría financiera anual., Funds recomienda que nuestra compañía se asegure de que el auditor proporcione una carta de gestión junto con el informe financiero de auditoría.
* – Drucker revisó los aspectos más destacados, las tendencias y las cuestiones del balance, la cuenta de resultados y el estado de flujo de efectivo. Los problemas incluyen que las cuentas por cobrar altas requieren que el Comité de Finanzas preste atención a las políticas y procedimientos para garantizar que nuestra organización reciba más pagos a tiempo. Después de una breve discusión de los problemas y sugerencias sobre cómo garantizar la recepción de pagos a tiempo, moción para aceptar estados financieros; secundado y aprobado.,
· informe del Comité de desarrollo de la Junta proporcionado por el Presidente, Douglas Carver:
– Carver recordó a la junta el retiro programado que se realizará en tres meses, y proporcionó un calendario de retiro redactado para la revisión de la Junta. Moción para aceptar la agenda del retiro; secundada y aprobada. Carver presentó a los miembros un borrador del párrafo reformulado de los Estatutos que permitiría a los miembros realizar acciones a través del correo electrónico. Carver sugirió una revisión y una resolución para cambiar los Estatutos en consecuencia., Kyumoto sugirió que Swanson primero busque asesoría legal para verificar si el cambio propuesto es consistente con el estatuto estatal. Swanson acordó aceptar esta acción y notificar a los miembros del resultado en la próxima reunión de la Junta.
· otros asuntos:
– Porter señaló que estaba trabajando con el miembro del personal, Jacob Smith, para ayudar a desarrollar un plan de sistemas de gestión de la información, y que hace dos semanas él (Porter) había enviado a los miembros tres hojas de vida de consultores para ayudar con el plan. En el correo, Porter pidió a los miembros sus opiniones para ayudar a seleccionar un consultor., Porter pidió a los miembros sus opiniones. (Nota: Zevon señaló que también era consultora Informática y estaba preocupada por el conflicto de intereses en su papel en la Junta Directiva con respecto a esta selección, y pidió que se abstuviera de esta selección. Los miembros están de acuerdo.) La mayoría de los miembros acordaron contratar consultores de arrendamiento o compra. MOTION to use Lease-or-Buy Consultants; seconded and passed.Swanson anunció que recientemente había contratado a una nueva secretaria, Karla Writewell.,evaluación de la reunión: Kyumoto observó que en las tres últimas reuniones se había superado en media hora el horario previsto de dos horas. Pidió a los miembros que fueran más conscientes y centrados durante las discusiones, y sugirió que el Presidente de desarrollo de la Junta tomara una acción para identificar soluciones a esta cuestión. Presidente, Carver, de acuerdo.se levanta la sesión a las 9: 30 p. m.Actas presentadas por el Secretario, Bhata Bhatacharia.
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