© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
Popis
následující ukázkový program představuje typický formát a obsah zasedání správní rady minut zprávě. Tento vzorek by měl být přizpůsoben konkrétní kultuře a účelu organizace. Všimněte si, že zápis ze zasedání Rady je velmi důležitý., Zápisy jsou považovány za právní dokumenty auditorů, IRS a soudy, a zastupují jednání představenstva. Mnozí tvrdí, že pokud to není v minutách, nestalo se to.
neexistuje standardizovaná úroveň obsahu a formátu pro boardminutes. U soudů je stejně důležité jako to, co jste udělal, že jste to udělal. Proto by měly být zahrnuty dostatečné informacepopisovat, jak členové rady rozumně dospěli k rozumným rozhodnutím.,
Obsahovat název organizace, datum a čas setkání,který ji volal, aby se pořadí, kdo se zúčastnil a pokud tam usnášeníschopná, allmotions provedena, případné střety zájmů, nebo abstainments z hlasování,kdy schůzka skončila a kdo vyvinul minut.
tajemník Rady obvykle trvá několik minut během schůzí.Písemné zápisy jsou rozesílány členům Rady před každým zasedánímpro přezkoumání člena. Zápis z předchozí schůzky by měl býtzobrazeno hned na příštím zasedání., Veškeré změny by měly být změněny na zápis a novou verzi předloženou před schůzkou, kde je nová verze přezkoumána, aby byla přijata.Minuty by měly být uchovávány v příručce a sdíleny se všemi členy představenstva.
Vzorek Zasedání Rady Minut
Název Organizace
(Zasedání správní Rady Minut: Měsíc, Den,Rok)
(místo a čas)
Členové Představenstva:
Dárek: Bhata Bhatacharia, Jon Bílý Medvěd, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin a Leslie Zevon
Chybí: Melissa Johnson
Kvora dárek? Ano
ostatní přítomné:
Exec., Ředitel: Sheila Swanson
Ostatní: Susan Johns, Poradenství Účetní
Řízení:
· Setkání s názvem na zakázku v 7:00 hod. do Židle, Elizabeth Drucker
· (Minulý měsíc) minuty setkání byly změněny a schválený
· Výkonný Zpráva:
– Doporučuje, že pokud nejsme schopni najít nové zařízení do konce tohoto měsíce, organizace by měla zůstat tam, kde v aktuální poloze přes zimu. Po krátké diskusi Rada souhlasila.,
– zaměstnanec, Jackson Browne, a Swanson se zúčastnili Národní Odborník Sítě setkání v Atlantě minulý měsíc a dal stručný improvizované prezentace. Oba jsou pozváni zpět v příštím roce, aby poskytli delší prezentaci o naší organizaci. Po krátké diskusi, Board blahopřál Swanson a požádal ji, aby předat své blahopřání Browne stejně.
– Drucker tvrdí, že naše organizace musí zajistit jeho jméno je spojováno s tím, co materiály jsou distribuovány na to, že praktický lékař je setkání v příštím roce., Organizace by měla generovat příjmy tam, kde je to možné z materiálů, také.
– Swanson zmínil, že zaměstnanec, manžel Sheily Andersonové je nemocný a v nemocnici. Návrh na odeslání daru Andersonovu manželovi, vyjadřující sympatie a podporu organizace; vyslaný a předán.
· Finančního Výboru zprávu poskytována Židle, Elizabeth Drucker:
– Drucker vysvětlil, že poradce, Susan Johns, zhodnotil organizace účetnictví postupy a našel je být uspokojivé, v rámci přípravy na nadcházející každoroční finanční audit., Finanční prostředky doporučují, aby naše společnost zajistila, že auditor poskytne řídící dopis spolu s finanční zprávou o auditu.
· – Drucker přezkoumat, zdůrazňuje, trendy a otázky z rozvahy, výkazu zisku a ztráty a výkaz cash flow. Problémy zahrnují, že pohledávky s vysokými účty vyžadují pozornost finančního výboru k politikám a postupům, aby zajistily, že naše organizace obdrží více plateb včas. Po krátké diskusi o otázkách a návrzích, jak zajistit přijímání plateb včas, návrh na přijetí účetní závěrky; vyslaný a předaný.,
· Development Board zpráva Výboru poskytována Židle, Douglas Carver:
– Carver připomněl Rady o plánovaném ústupu, za tři měsíce, a za předpokladu, vypracoval ústup plán pro board review. Návrh na přijetí programu ústupu; vyslaný a schválený.
– Carver představil členům návrh přepracovaného paragrafu o vedlejších zákonech, který by umožnil členům provádět akce prostřednictvím elektronické pošty. Carver navrhl revizi a usnesení, aby podle toho změnil vedlejší zákony., Kyumoto navrhl, aby Swanson nejprve vyhledal právního zástupce, aby ověřil, zda je navrhovaná změna v souladu se státním statutem. Swanson souhlasil s přijetím této akce a informoval členy o výsledku na příštím zasedání Rady.
* Další podnikání:
– Porter poznamenal, že pracuje se zaměstnancem Jacob Smith, aby pomohl vyvinout plán systémů řízení informací, a že před dvěma týdny (Porter) poslal členům tři životopisy od konzultantů, aby pomohli s plánem. V e-mailu Porter požádal členy o své názory, aby pomohli vybrat konzultanta., Porter požádal členy o jejich názory. (Poznámka: Zevon poznamenala, že byla také počítačovou konzultantkou a byla znepokojena střetem zájmů ve své roli rady ohledně tohoto výběru, a požádala, aby se tohoto výběru zdržela. Členové souhlasili.) Většina členů se dohodla na pronájmu nebo koupi konzultantů. Návrh na využití leasingu nebo nákupu konzultantů; vyslaný a předán.
– Swanson oznámila, že nedávno najala novou sekretářku Karla Writewellovou.,
* hodnocení schůzky:
– Kyumoto poznamenal, že poslední tři schůzky překročily zamýšlený dvouhodinový časový úsek o půl hodiny. Požádal členy, aby se více vědom a zaměřil se v průběhu diskusí, a navrhl, že Rada Rozvoje Křeslo přijmout opatření k řešení tohoto problému. Židle, Carver, souhlas.
· jednání odročeno na 9: 30 pm
* zápis předložený sekretářkou Bhata Bhatacharia.
návrat do zápisu z jednání představenstva