© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
opis
poniższy przykładowy program przedstawia typowy format i treść raportu z protokołów posiedzeń zarządu. Próbka ta powinna być dostosowana do konkretnej kultury i celu organizacji. Należy pamiętać, że protokoły posiedzeń zarządu są bardzo ważne., Protokoły są uznawane za dokumenty prawne przez biegłych rewidentów, urząd skarbowy i sądy i reprezentują działania zarządu. Wielu twierdzi, że jeśli nie w minutach, to nie stało się.
nie ma standaryzowanego poziomu zawartości i formatu dla boardminutes. W sądach równie ważne jak to, co zrobiłeś, jest to, że byłeś w stanie to zrobić. W związku z tym należy zawrzeć wystarczające informacje, aby opisać, w jaki sposób członkowie zarządu w uzasadniony sposób podejmują rozsądne decyzje.,
podaj nazwę organizacji, datę i godzinę spotkania,kto zwołał je na rozkaz, kto uczestniczył i czy było kworum, wszystkie uwagi, wszelkie konflikty interesów lub wstrzymania się od głosu,kiedy spotkanie się zakończyło i kto opracował protokół.
sekretarz Zarządu zwykle w czasie posiedzeń zajmuje protokoły.Przed każdym spotkaniem członkowie zarządu otrzymują pisemne protokoły. Protokół z poprzedniego posiedzenia powinien być natychmiast przeglądany na następnym posiedzeniu., Wszelkie zmiany powinny być dołączone do protokołu i nowej wersji przedłożonej przed kolejnym spotkaniem, na którym nowa wersja jest sprawdzana w celu akceptacji.Protokół powinien być przechowywany w podręczniku i udostępniany wszystkim członkom zarządu.
przykład protokołu posiedzenia Zarządu
nazwa organizacji
(protokół posiedzenia Zarządu: Miesiąc Dzień,Rok)
(Czas i miejsce)
Członkowie Zarządu:
obecni: Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin i Leslie Zevon
nieobecni: Melissa Johnson
quorum present? Tak
Inne obecne:
Exec., Dyrektor: Sheila Swanson
inny: Susan Johns, Consulting Accountant
obrady:
* Spotkanie zwołane na zamówienie o 19: 00 przez przewodniczącą, Elizabeth Drucker
* (W zeszłym miesiącu) protokół spotkania zostały zmienione i zatwierdzone
* sprawozdanie Dyrektora Generalnego:
– zaleca, że jeśli nie będziemy w stanie znaleźć nowego obiektu do końca tego miesiąca, organizacja powinna pozostać tam, gdzie w bieżącej lokalizacji przez zimę. Po krótkiej dyskusji Rada zgodziła się.,
– członek personelu, Jackson Browne i Swanson wzięli udział w spotkaniu National Practitioner ' s Network w Atlancie w zeszłym miesiącu i przedstawili krótką prezentację. Oboje są zaproszeni w przyszłym roku, aby dać dłuższą prezentację na temat naszej organizacji. Po krótkiej dyskusji, Board pogratulował Swansonowi i poprosił ją, aby przekazała swoje gratulacje Browne ' owi.
– Drucker zapewnia, że nasza organizacja musi zadbać o to, aby jej nazwa była kojarzona z wszelkimi materiałami, które zostaną rozpowszechnione na spotkaniu w przyszłym roku., Organizacja powinna generować przychody w miarę możliwości z materiałów, zbyt.
– Swanson wspomniał, że członek personelu, mąż Sheili Anderson jest chory i znajduje się w szpitalu. Wniosek o przesłanie prezentu mężowi Andersona, wyrażającego sympatię i poparcie organizacji; poparty i przyjęty.
· Sprawozdanie Komisji Finansów dostarczone przez przewodniczącą, Elizabeth Drucker:
– Drucker wyjaśnił, że konsultantka, Susan Johns, dokonała przeglądu procedur księgowych organizacji i uznała je za zadowalające, przygotowując się do nadchodzącego rocznego audytu finansowego., Fundusze zaleca, aby nasza firma upewniła się, że audytor dostarcza pismo zarządcze wraz z raportem finansowym z badania.
· – Drucker dokonał przeglądu najważniejszych, trendów i zagadnień z bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych. Kwestie obejmują, że wysokie należności wymagają od Komisji Finansowej uwagi na zasady i procedury, aby zapewnić, że nasza organizacja otrzymuje więcej płatności na czas. Po krótkiej dyskusji na temat kwestii i sugestii, jak zapewnić terminowe otrzymywanie płatności, wniosek o przyjęcie sprawozdań finansowych; oddelegowany i przyjęty.,
· Sprawozdanie Komisji Rozwoju Rady dostarczone przez przewodniczącego, Douglasa Carvera:
– Carver przypomniał Zarządowi o zaplanowanych rekolekcjach, które nadejdą za trzy miesiące, i przedstawił opracowany harmonogram rekolekcji do przeglądu zarządu. Wniosek o przyjęcie programu rekolekcji; poparty i przyjęty.
-Carver przedstawił członkom projekt przeformułowanego Regulaminu, który umożliwiłby członkom prowadzenie działań za pośrednictwem poczty elektronicznej. Carver zaproponował przegląd i uchwałę o odpowiedniej zmianie Regulaminu., Kyumoto zasugerował, aby Swanson najpierw zasięgnął porady prawnej w celu sprawdzenia, czy proponowana zmiana jest zgodna ze statutem stanu. Swanson zgodził się przyjąć tę akcję i powiadomić członków o wyniku na następnym posiedzeniu zarządu.
* inne sprawy:
– Porter zauważył, że pracował z członkiem personelu, Jacobem Smithem, aby pomóc w opracowaniu planu systemów zarządzania informacjami, a dwa tygodnie temu (Porter) wysłał członkom trzy życiorysy od konsultantów, aby pomogli w planie. W mailingu Porter poprosił członków o opinie, aby pomóc w wyborze konsultanta., Porter poprosił posłów o opinie. (Uwaga: Zevon zauważyła, że była również konsultantem komputerowym i była zaniepokojona konfliktem interesów w swojej roli w zarządzie w związku z tym wyborem i poprosiła o powstrzymanie się od tego wyboru. Członkowie zgodzili się.) Większość członków zgodziła się na Konsultantów Leasing-or-Buy. Wniosek o skorzystanie z usług konsultantów leasingu lub kupna; oddelegowany i przekazany.
– Swanson ogłosiła, że niedawno zatrudniła nową sekretarkę, Karlę Writewell.,
· ocena spotkania:
– Poprosił członków, aby byli bardziej uważni i skupieni podczas dyskusji i zasugerował, aby Przewodniczący Rady ds. rozwoju podjął działania w celu zidentyfikowania rozwiązań tego problemu. Krzesło, Carver, zgoda.
· posiedzenie odroczone o godz. 21: 30
* protokół przedłożony przez Sekretarza, Bhata Bhatacharię.
Powrót do Protokołu z posiedzenia Zarządu