© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
beschrijving
de volgende voorbeeldagenda vertegenwoordigt het typische formaat en de inhoud van een verslag van een bestuursvergadering. Dit monster moet worden aangepast aan de specifieke cultuur en het doel van de organisatie. Houd er rekening mee dat de notulen van de bestuursvergadering erg belangrijk zijn., Notulen worden beschouwd als juridische documenten door de auditors, IRS en rechtbanken, en ze vertegenwoordigen de acties van de Raad. Velen beweren dat als het niet in de notulen staat, het niet gebeurd is.
Er is geen gestandaardiseerd niveau van inhoud en formaat voor boardminutes. In de rechtbank, zo belangrijk als wat je deed is dat je seizoenbaar was toen je het deed. Daarom moet er voldoende informatie worden opgenomen om te beschrijven hoe leden van de Raad van bestuur redelijkerwijze tot redelijke beslissingen komen.,
naam van de organisatie, datum en uur van de vergadering vermelden,wie de vergadering tot de orde heeft geroepen, die heeft deelgenomen en indien het quorum is bereikt, alle gedane moties, belangenconflicten of onthoudingen,aan het einde van de vergadering en wie de notulen heeft opgesteld.
De secretaris van het bestuur neemt meestal notulen op tijdens vergaderingen.Voor elke vergadering worden schriftelijke notulen uitgedeeld aan bestuursleden voor de beoordeling door leden. De notulen van de vorige vergadering moeten meteen in de volgende vergadering worden herzien., Eventuele wijzigingen moeten worden aangebracht in de notulen en een nieuwe versie die vóór de volgende vergadering wordt ingediend, waarbij de nieuwe versie wordt herzien om te worden aanvaard.Notulen moeten worden bewaard in een handleiding en gedeeld met alle leden van de Raad.
Sample of Board Meeting Minutes
naam van de organisatie
(Board Meeting Minutes: Month Day,Year)
(time and location)
bestuursleden:
aanwezig: Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin en Leslie Zevon afwezig: Melissa Johnson
Quorum aanwezig? Ja
anderen Aanwezig:
Exec., Directeur: Sheila Swanson
Overig: Susan Johns, Consulting Accountant
Proceedings:
* Vergadering om 19:00 uur geopend door voorzitter Elizabeth Drucker
· (vorige maand) notulen van de vergadering werden gewijzigd en goedgekeurd
* verslag van de directeur:
– beveelt aan dat als we niet in staat zijn om een nieuwe faciliteit te vinden tegen het einde van deze maand, de organisatie moet blijven waar in de huidige locatie tijdens de winter. Na een korte discussie ging het bestuur akkoord.,Jackson Browne en Swanson woonden vorige maand de National Practitioner ‘ s Network meeting in Atlanta bij en gaven een korte, extemporane presentatie. Beiden worden volgend jaar uitgenodigd om een langere presentatie te geven over onze organisatie. Na een korte discussie feliciteerde de Raad Swanson en vroeg haar om hun felicitaties ook aan Browne door te geven.
– Drucker beweert dat onze organisatie ervoor moet zorgen dat haar naam wordt geassocieerd met welk materiaal dan ook dat volgend jaar op de bijeenkomst van die beoefenaar wordt verspreid., De organisatie moet waar mogelijk ook inkomsten genereren uit de materialen.Swanson zei dat de echtgenoot van Sheila Anderson ziek is en in het ziekenhuis ligt. Motie om een geschenk te sturen naar Anderson ‘ s man, het uiten van sympathie en steun van de organisatie; gedetacheerd en geslaagd.het rapport van de financiële commissie van de voorzitter, Elizabeth Drucker: Drucker legde uit dat consultant, Susan Johns, de boekhoudprocedures van de organisatie onderzocht en deze bevredigend vond, ter voorbereiding op de komende jaarlijkse financiële audit., Fondsen raadt ons bedrijf aan ervoor te zorgen dat de auditor een managementbrief samen met de financiële controleverklaring verstrekt.
* – Drucker beoordeelde hoogtepunten, trends en emissies uit de balans, winst-en verliesrekening en kasstroomoverzicht. Problemen zijn onder meer dat hoge rekeningen vorderingen vereisen financiële Commissie aandacht voor het beleid en de procedures om ervoor te zorgen onze organisatie ontvangt meer betalingen op tijd. Na korte bespreking van de kwesties en suggesties over hoe te zorgen voor het ontvangen van betalingen op tijd, motie om financiële overzichten te accepteren; gedetacheerd en goedgekeurd.,het rapport van de Board Development Committee, verstrekt door voorzitter Douglas Carver: Carver herinnerde de Board aan de geplande retraite die over drie maanden komt, en gaf een opgesteld retraite schema voor de board review. Motie tot aanvaarding van de retraite agenda; gedetacheerd en goedgekeurd.
– Carver presenteerde de leden een ontwerp van de gewijzigde statuten paragraaf die leden in staat zou stellen om acties via e-mail uit te voeren. Carver stelde herziening en een resolutie voor om de statuten dienovereenkomstig te wijzigen., Kyumoto stelde voor dat Swanson eerst juridisch advies inwinnen om te controleren of de voorgestelde wijziging in overeenstemming is met het statuut van de staat. Swanson stemde ermee in om deze actie te accepteren en de leden van het resultaat in de volgende bestuursvergadering op de hoogte te stellen.
· overige zaken:
– Porter merkte op dat hij samenwerkte met een medewerker, Jacob Smith, om te helpen bij de ontwikkeling van een informatiebeheersysteem plan, en dat hij (Porter) twee weken geleden leden drie CV ‘ s van consultants had gestuurd om te helpen met het plan. In de mailing vroeg Porter leden om hun mening om te helpen een consultant te selecteren., Porter vroeg de leden om hun mening. (Opmerking: Zevon merkte op dat ze ook een computer consultant was en zich zorgen maakte over belangenconflicten in haar bestuursrol met betrekking tot deze selectie, en vroeg zich te onthouden van deze selectie. De leden gaan akkoord.) De meerderheid van de leden ging akkoord met Lease-or-Buy Consultants. Motie om Lease-or-Buy Consultants te gebruiken; gedetacheerd en geslaagd.Swanson kondigde aan dat ze onlangs een nieuwe secretaresse had aangenomen, Karla Writewell.,
· beoordeling van de Vergadering:
– Kyumoto merkte op dat de afgelopen drie vergaderingen het geplande tijdspad van twee uur met een half uur hebben doorlopen. Hij vroeg de leden om meer aandacht en gerichtheid tijdens de discussies, en stelde voor dat de voorzitter van de Raad van bestuur een actie onderneemt om oplossingen voor dit probleem te vinden. Stoel, Carver, akkoord.vergadering onderbroken om 21.30 uur Notulen ingediend door de secretaris Bhata Bhatacharia.
Terug naar de notulen van de Raad van Bestuur