© Copyright Carter McNamara, MBA, Ph.d.
Beskrivelse
følgende eksempel på en dagsorden, der repræsenterer typiske format og indhold af et bestyrelsesmøde minutter rapport. Denne prøve skal tilpasses til organisationens særlige kultur og formål. Bemærk, at bestyrelsens mødereferater er meget vigtige., Referater betragtes som juridiske dokumenter af revisorer, IRS og domstole, og de repræsenterer bestyrelsens handlinger. Mange hævder, at hvis det ikke er i protokollen, skete det ikke.
Der er ingen standardiseret niveau af indhold og format for boardminutes. I domstole, lige så vigtigt som det, du gjorde, er, at du var rimelig, da du gjorde det. Derfor bør der inkluderes tilstrækkelige oplysninger til at beskrive, hvordan bestyrelsesmedlemmer med rimelighed kom til rimelige beslutninger.,
Medtag navnet på organisationen, dato og tidspunkt for mødet,hvem kaldte det til ordre, hvem deltog og hvis der er kvorum, allemotions lavet, eventuelle interessekonflikter eller afholdenhed fra at stemme,da mødet sluttede, og hvem udviklede protokollen.
bestyrelsens Sekretær tager normalt minutter under møder.Skriftlige referater uddeles til bestyrelsesmedlemmer før hvert møde til medlemmets gennemgang. Protokollen for det foregående møde skal værevurderet med det samme i det næste møde., Eventuelle ændringer skal sendes til referatet, og en ny version indsendes inden det næste møde, hvor den nye version gennemgås for at blive accepteret.Protokollen skal opbevares i en manual og deles med alle bestyrelsesmedlemmer.
Udsnit af bestyrelsesmøde Minutter
Organisationens Navn
(Board-Møde Referat: Måned, Dag,År)
(tid og sted)
bestyrelsesmedlemmer:
Nuværende: Bhata Bhatacharia, Jon Hvid Bjørn, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin og Leslie Zevon
Fraværende: Melissa Johnson
Kvorum til stede? Ja
andre til stede:
E .ec., Direktør: Sheila Swanson
Andet: Susan Johns, Rådgivning Revisor
Sager:
· Møde indkaldt til ordre på 7:00 pm af Stolen, Elizabeth Drucker
· (Sidste måned) – møde referat blev ændret og godkendt
· Chief Executive ‘ s Rapport:
– Anbefaler, at hvis vi ikke er i stand til at finde et nyt anlæg ved udgangen af denne måned, skal organisationen ophold, hvor i det nuværende placering i løbet af vinteren. Efter kort diskussion, bestyrelsen aftalt.,
– medarbejder, Jackson Browne, og Swanson deltog i den Nationale Praktiserende Network møde i Atlanta i sidste måned, og gav en kort magistrelle præsentation. Begge inviteres tilbage næste år for at give en længere præsentation om vores organisation. Efter kort diskussion, bestyrelsen lykønskede s .anson og bad hende om at videregive deres tillykke til Bro .ne samt.
– Drucker hævder, at vores organisation skal sikre, at dens navn er forbundet med det materiale, der distribueres på det praktiserende møde næste år., Organisationen skal generere indtægter, hvor det er muligt fra materialerne, også.
– s .anson nævnte, at medarbejder, Sheila Andersons mand er syg og på hospitalet. Forslag om at sende en gave til Andersons mand, der udtrykker organisationens sympati og støtte; udstationeret og bestået.
· økonomiudvalget, der fremlægges af Formand, Elizabeth Drucker:
– Drucker forklarede, at konsulent, Susan Johns, gennemgået foreningens bogholderi procedurer og fundet dem til at være tilfredsstillende, i forberedelse til den kommende årlige finansielle revision., Funds anbefaler, at vores virksomhed sikrer, at revisor giver et ledelsesbrev sammen med revisionsrapporten.
· – Drucker gennemgik højdepunkter, tendenser og udstedelser fra balancen, resultatopgørelse og pengestrømsopgørelse. Spørgsmål inkluderer, at høje tilgodehavender kræver Finansudvalget opmærksomhed på politikker og procedurer for at sikre, at vores organisation modtager flere betalinger til tiden. Efter kort diskussion af de spørgsmål og forslag til, hvordan man sikrer at modtage betalinger til tiden, bevægelse til at acceptere årsregnskaber; udstationeret og bestået.,
· Board Development Committee ‘ s rapport fra formanden Douglas Carver:
– Carver mindede bestyrelsen om den planlagte retreat, der kommer op om tre måneder, og fremlagde en udarbejdet retreatplan for bestyrelsesrevision. Forslag om at acceptere retreat-dagsordenen; udsendt og vedtaget.
– Carver præsenterede medlemmerne med et udkast til omformuleret vedtægter afsnit, der ville give medlemmerne mulighed for at foretage handlinger via elektronisk post. Carver foreslog gennemgang og en beslutning om at ændre vedtægterne i overensstemmelse hermed., Kyumoto foreslog, at s .anson først søge juridisk rådgiver for at kontrollere, om den foreslåede ændring er i overensstemmelse med statens statut. S .anson accepterede at acceptere denne handling og underrette medlemmerne om resultatet på det næste bestyrelsesmøde.
* anden forretning:
– Porter bemærkede, at han arbejdede med medarbejder, Jacob Smith, for at hjælpe med at udvikle en informationsstyringssystemplan, og at han (Porter) for to uger siden havde sendt medlemmer tre CV ‘ er fra konsulenter for at hjælpe med planen. I mailing, Porter bad medlemmerne om deres meninger for at hjælpe med at vælge en konsulent., Porter bad medlemmerne om deres meninger. (Bemærk: Zevon bemærkede, at hun også var computerkonsulent og var bekymret for interessekonflikt i sin Bestyrelsesrolle vedrørende dette valg og bad om at blive afholdt fra dette valg. Medlemmerne er enige.) Flertallet af medlemmerne blev enige om Lease-or-Buy konsulenter. Forslag til at bruge Lease-eller-Buy konsulenter; udstationeret og bestået.
– s .anson meddelte, at hun for nylig havde ansat en ny sekretær, Karla Wrrite .ell.,
· vurdering af mødet:
– Kyumoto bemærkede, at de sidste tre møder har kørt over den påtænkte to timers tidsinterval med en halv time. Han bad medlemmerne om at være mere opmærksomme og fokuserede under drøftelserne og foreslog, at Bestyrelsesudviklingsformanden skulle tage en handling for at identificere løsninger på dette spørgsmål. Stol, Carver, aftalt.9.30r· * Referat forelagt af Sekretær, Bhata bhatacharia.
Tilbage til referater af bestyrelsesmøder