© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
Beschreibung
Die folgende Beispiel-agenda stellt typische format und der Inhalt einer board-Sitzung Minuten-Bericht. Dieses Beispiel sollte an die jeweilige Kultur und den Zweck der Organisation angepasst werden. Beachten Sie, dass Sitzungsprotokolle des Vorstands sehr wichtig sind., Protokolle gelten als Rechtsdokumente von Wirtschaftsprüfern, IRS und Gerichten und repräsentieren die Handlungen des Vorstands. Viele behaupten, wenn es nicht in den Minuten ist, ist es nicht passiert.
Es gibt keine standardisierte Ebene von Inhalt und Format für boardminutes. In der Tat, so wichtig wie das, was Sie getan haben, ist, dass Sie werdenangemessen, wenn Sie es taten. Daher sollten ausreichende Informationen enthalten sein, um zu beschreiben, wie Vorstandsmitglieder vernünftigerweise zu vernünftigen Entscheidungen kamen.,
Geben Sie den Namen der Organisation, Datum und Uhrzeit der Sitzung,die es auf Bestellung genannt, wer teilgenommen und wenn es ein Quorum, allmotions gemacht, Interessenkonflikte oder Stimmenthaltungen,wenn die Sitzung beendet und wer das Protokoll entwickelt.
Der Sekretär des Vorstandes nimmt in der Regel Minuten während der Sitzungen.Vor jeder Sitzung zur Überprüfung der Mitglieder werden schriftliche Protokolle an die Vorstandsmitglieder verteilt. Das Protokoll für die vorherige Sitzung sollte in der nächsten Sitzung sofort eingesehen werden., Alle Änderungen sollten dem Protokoll beigefügt und eine neue Version vor der nächsten Sitzung vorgelegt werden, in der die neue Version überprüft wird, um angenommen zu werden.Minuten sollten in einem Handbuch aufbewahrt und mit allen Vorstandsmitgliedern geteilt werden.
Probe der Vorstandssitzung Protokoll
Name der Organisation
(Vorstandssitzung Protokoll: Monat Tag, Jahr)
(Zeit und Ort)
Vorstandsmitglieder:
Anwesend: Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin und Leslie Zevon
Abwesend: Melissa Johnson
Kollegium anwesend? Ja
Andere vorhanden:
Exec., Direktor: Sheila Swanson
Andere: Susan Johns, Consulting Accountant
Verfahren:
* Sitzung auf Bestellung um 19:00 Uhr vom Vorsitzenden, Elizabeth Drucker
* (Letzten Monat) Sitzungsprotokoll wurden geändert und genehmigt
* Chief Executive ‚ s Report:
– Empfiehlt, dass, wenn wir nicht in der Lage, eine neue Anlage bis Ende dieses Monats zu finden, sollte die Organisation, wo in der aktuellen Lage über den Winter zu bleiben. Nach kurzer Diskussion stimmte der Vorstand zu.,
– Mitarbeiter, Jackson Browne und Swanson besuchte die Nationale Praktiker-Netzwerk-treffen in Atlanta im letzten Monat und gab eine kurze improvisierte Präsentation. Beide sind nächstes Jahr wieder eingeladen, einen längeren Vortrag über unsere Organisation zu halten. Nach kurzer Diskussion gratulierte der Vorstand Swanson und bat sie, ihre Glückwünsche auch an Browne weiterzugeben.
– Drucker behauptet, dass unsere Organisation sicherstellen muss, dass ihr Name mit allen Materialien verbunden ist, die bei diesem Praktikertreffen im nächsten Jahr verteilt werden., Die Organisation sollte nach Möglichkeit auch Einnahmen aus den Materialien generieren.
– Swanson erwähnt, dass Mitarbeiter, Sheila Andersons Mann ist krank und im Krankenhaus. ANTRAG, Andersons Ehemann ein Geschenk zu schicken, das die Sympathie und Unterstützung der Organisation ausdrückt; abgeordnet und bestanden.
* Finanzausschuss Bericht des Vorsitzenden zur Verfügung gestellt, Elizabeth Drucker:
– Drucker erklärte, dass Berater, Susan Johns, die Buchhaltungsverfahren der Organisation überprüft und fand sie zufriedenstellend zu sein, in Vorbereitung auf die bevorstehende jährliche Finanzprüfung., Fonds empfiehlt, dass unser Unternehmen sicherstellt, dass der Abschlussprüfer zusammen mit dem Prüfungsfinanzbericht ein Führungsschreiben vorlegt.
· – Drucker überprüft Highlights, Trends und Fragen aus der Bilanz, Gewinn-und Verlustrechnung und Cashflow-Rechnung. Zu den Problemen gehört, dass hohe Forderungen von Konten die Aufmerksamkeit des Finanzausschusses auf Richtlinien und Verfahren erfordern, um sicherzustellen, dass unsere Organisation mehr Zahlungen pünktlich erhält. Nach kurzer Diskussion der Fragen und Vorschläge, wie Sie sicherstellen können, dass Zahlungen pünktlich eingehen, ANTRAG auf Annahme des Abschlusses; abgeordnet und verabschiedet.,
· Board Development Committee-Bericht von Stuhl, Douglas Carver:
– Carver erinnerte der Vorstand an der geplanten Rückzug kommen in drei Monaten, und ein abgefasst retreat Zeitplan für den Vorstand abgeben. ANTRAG auf Annahme der Rückzugsagenda; abgeordnet und verabschiedet.
– Carver präsentierte den Mitgliedern einen Entwurf des überarbeiteten Gesetzesabsatzes, der es den Mitgliedern ermöglichen würde, Aktionen über elektronische Post durchzuführen. Carver schlug eine Überprüfung und eine Resolution vor, um die Statuten entsprechend zu ändern., Kyumoto schlug vor, dass Swanson zuerst einen Rechtsberater aufsuchen sollte, um zu überprüfen, ob die vorgeschlagene Änderung mit dem staatlichen Statut vereinbar ist. Swanson stimmte zu, diese Aktion anzunehmen und die Mitglieder in der nächsten Vorstandssitzung über das Ergebnis zu informieren.
* Andere Unternehmen:
– Porter stellte fest, dass er mit Mitarbeiter Jacob Smith arbeitete, um einen Information Management Systems Plan zu entwickeln, und dass vor zwei Wochen er (Porter) Mitglieder drei Lebensläufe von Beratern geschickt hatte, um mit dem Plan zu helfen. In dem Mailing bat Porter die Mitglieder um ihre Meinung, um bei der Auswahl eines Beraters behilflich zu sein., Porter bat die Mitglieder um ihre Meinung. (HINWEIS: Zevon stellte fest, dass sie auch eine Computerberaterin war und besorgt über Interessenkonflikte in ihrer Vorstandsfunktion in Bezug auf diese Auswahl war, und bat darum, von dieser Auswahl ABSTAND zu nehmen. Mitglieder stimmten zu.) Die Mehrheit der Mitglieder einigte sich auf Lease-or-Buy-Berater. ANTRAG auf Verwendung von Lease-or-Buy-Beratern; abgeordnet und bestanden.
– Swanson gab bekannt, dass sie vor kurzem eine neue Sekretärin eingestellt hatte, Karla Writewell.,
· Bewertung des Treffens:
– Kyumoto stellte fest, dass die letzten drei Treffen über das beabsichtigte zweistündige Zeitfenster um eine halbe Stunde abgelaufen sind. Er bat die Mitglieder, während der Diskussionen achtsamer und fokussierter zu sein, und schlug vor, dass der Board Development Chair Maßnahmen ergreift, um Lösungen für dieses Problem zu finden. Stuhl, Schnitzer, vereinbart.
· Sitzung um 21:30 Uhr vertagt
* Protokoll von Sekretär Bhata Bhatacharia eingereicht.
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