© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
Description
L’exemple d’ordre du jour suivant représente le format et le contenu typiques d’un rapport de procès-verbal de réunion du conseil d’administration. Cet échantillon devrait être adapté à la culture et au but particuliers de l’organisation. Notez que les procès-verbaux des réunions du conseil sont très importants., Les procès-verbaux sont considérés comme des documents juridiques par les vérificateurs, l’IRS et les tribunaux, et ils représentent les actions du conseil. Beaucoup affirment que si ce n’est pas dans les minutes, cela ne s’est pas produit.
Il n’y a pas de niveau normalisé de contenu et de format pour les minutes de boardminutes. Dans les tribunaux, aussi important que ce que vous avez fait, c’est que vous étiez raisonnable quand vous l’avez fait. Par conséquent, des renseignements suffisants devraient être inclus pour décrire comment les membres du conseil ont pris des décisions raisonnables.,
Indiquez le nom de l’organisation, la date et l’heure de la réunion,qui l’a rappelée à l’ordre, qui y a assisté et, s’il y a quorum, toutes les motions faites,les conflits d’intérêts ou les abstentions, la date à laquelle la réunion s’est terminée et qui a rédigé le procès-verbal.
Le secrétaire du conseil prend habituellement des procès-verbaux pendant les réunions.Des procès-verbaux sont distribués aux membres du conseil avant chaque réunion pour l’examen des membres. Le procès-verbal de la réunion précédente devrait êtrevisé immédiatement lors de la prochaine réunion., Toute modification devrait être ajoutée au procès-verbal et à une nouvelle version soumise avant la prochaine réunion où la nouvelle version est examinée pour être acceptée.Les procès-verbaux doivent être conservés dans un manuel et partagés avec tous les membres du conseil.
Exemple de Procès-verbaux de réunion du Conseil
Nom de l’organisation
(Procès-verbaux de réunion du Conseil: Mois,jour, Année)
(heure et lieu)
Membres du Conseil:
Présents: Bhata Bhatacharia, Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin et Leslie Zevon
Absents: Melissa Johnson
Quorum présent? Oui
Autres présents:
Exec., Directrice: Sheila Swanson
Autre: Susan Johns, comptable-conseil
Compte rendu:
· La réunion est ouverte à 19 h par la présidente, Elizabeth Drucker
· Le procès – verbal de la réunion (du mois dernier) a été modifié et approuvé
* Le Rapport de la directrice générale:
– Recommande que si nous ne sommes pas en mesure de trouver une nouvelle installation d’ici la fin du mois, l’organisation devrait rester là où elle se trouve actuellement pendant l’hiver. Après une brève discussion, le Conseil a accepté.,
– Un membre du personnel, Jackson Browne, et Swanson ont assisté à la réunion du National Practitioner’s Network à Atlanta le mois dernier et ont fait une brève présentation extemporanée. Les deux sont invités à revenir l’année prochaine pour donner une présentation plus longue sur notre organisation. Après une brève discussion, le Conseil a félicité Swanson et lui a demandé de transmettre leurs félicitations à Browne.
– Drucker affirme que notre organisation doit s’assurer que son nom est associé à tout matériel distribué lors de la réunion de ce praticien l’année prochaine., L’organisation devrait également générer des revenus lorsque cela est possible à partir des matériaux.
– Swanson a mentionné que membre du personnel, le mari de Sheila Anderson est malade et à l’hôpital. MOTION pour envoyer un cadeau au mari d’Anderson, exprimant la sympathie et le soutien de l’organisation; appuyé et adopté.
· Rapport du Comité des Finances fourni par la présidente, Elizabeth Drucker:
– Drucker explique que la consultante, Susan Johns, a examiné les procédures de tenue de livres de l’organisation et les a jugées satisfaisantes, en prévision de la prochaine vérification financière annuelle., Funds recommande à notre société de s’assurer que l’auditeur fournit une lettre de gestion avec le rapport financier d’audit.
· – Drucker a passé en revue les faits saillants, les tendances et les problèmes du bilan, du compte de résultat et du tableau des flux de trésorerie. Les problèmes incluent que les comptes débiteurs élevés nécessitent l’attention du Comité des Finances sur les politiques et les procédures pour s’assurer que notre organisation reçoit plus de paiements à temps. Après une brève discussion des questions et des suggestions sur la façon de s’assurer de recevoir les paiements à temps, MOTION d’acceptation des états financiers; appuyée et adoptée.,
· Rapport du Comité de développement du Conseil fourni par le président, Douglas Carver:
– Carver a rappelé au Conseil la retraite prévue dans trois mois, et a fourni un calendrier de retraite rédigé pour l’examen du conseil. MOTION d’acceptation de l’ordre du jour de la retraite; appuyée et adoptée.
– Carver a présenté aux membres une ébauche du paragraphe reformulé des règlements administratifs qui permettrait aux membres de mener des actions par courrier électronique. Carver a suggéré un examen et une résolution pour modifier les règlements administratifs en conséquence., Kyumoto a suggéré que Swanson cherche d’abord un conseiller juridique pour vérifier si le changement proposé est conforme à la loi de l’État. Swanson a accepté d’accepter cette mesure et d’en informer les membres lors de la prochaine réunion du Conseil.
· Autres questions:
– Porter a fait remarquer qu’il travaillait avec un membre du personnel, Jacob Smith, pour l’aider à élaborer un plan de systèmes de gestion de l’information, et qu’il (Porter) avait envoyé par la poste, il y a deux semaines, trois curriculum vitae de consultants aux membres pour les aider à élaborer le plan. Dans l’envoi, Porter a demandé aux membres leurs opinions pour les aider à choisir un consultant., Porter a demandé aux membres leurs opinions. (NOTE: Mme Zevon a fait remarquer qu’elle était également consultante en informatique et qu’elle était préoccupée par les conflits d’intérêts dans son rôle au sein du Conseil relativement à cette sélection, et elle a demandé à s’ABSTENIR de cette sélection. Les membres ont convenu.) La majorité des membres se sont entendus sur la location ou l’achat de consultants. MOTION visant à faire appel à des consultants de location ou d’achat; appuyée et adoptée.
– Swanson a annoncé qu’elle avait récemment embauché une nouvelle secrétaire, Karla Writewell.,
· Évaluation de la réunion:
– Kyumoto a noté que les trois dernières réunions ont dépassé d’une demi-heure le créneau prévu de deux heures. Il a demandé aux membres d’être plus attentifs et plus concentrés lors des discussions, et a suggéré que le président du Conseil d’administration prenne des mesures pour trouver des solutions à cette question. Président du, Sculpteur, d’accord.
· La séance est levée à 21 h 30
* Procès-verbal présenté par la secrétaire, Bhata Bhatacharia.
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