© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD
Description
the following sample agenda represents typical format and content of a board meeting minutes report. Esta amostra deve ser personalizada para a cultura particular e propósito da organização. Note que as actas das reuniões do conselho são muito importantes., As atas são consideradas documentos legais pelos auditores, IRS e Tribunais, e representam as ações do Conselho de administração. Muitos afirmam que se não estiver na acta, não aconteceu.
não existe um nível Padronizado de Conteúdo e formato para boardminutes. Nos tribunais, por mais importante que tenha feito, era razoável quando o fez. Por conseguinte, devem ser incluídas informações suficientes para descrever de que forma os membros do Conselho de administração podem razoavelmente tomar decisões razoáveis.,
incluem o nome da organização, data e hora da reunião,quem chamou a ordem, quem participou e se houver quórum, todas as moções feitas, quaisquer conflitos de interesse ou abstinência da votação,quando a reunião terminou e quem desenvolveu a ata.o secretário do Conselho de administração costuma reunir-se durante as reuniões.A acta é distribuída aos membros do Conselho de administração antes de cada reunião de revisão dos Deputados. A acta da reunião anterior deverá ser imediatamente analisada na próxima reunião., Quaisquer alterações devem ser anexadas à acta e uma nova versão apresentada antes da reunião seguinte, em que a nova versão é revista para ser aceite.Os minutos devem ser mantidos em um manual e compartilhados com todos os membros da boardmembers.(hora e local)
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embros do Conselho:
presente: Bhata Bhatacharia,Jon White Bear, Douglas Carver, Elizabeth Drucker, Pat Kyumoto, Jack Porter, Mary Rifkin e Leslie Zevon
ausente: Melissa Johnson
Quorum present? Yes
Others Present:
Exec., Diretor: Sheila Swanson
Outras: Paula Johns, Consultoria Contador
Processo de:
· Reunião convocada às 7:00 p.m. pelo Presidente, Elizabeth Drucker
· (mês Passado) de atas de reunião foi alterado e aprovado
· Chefe do Executivo Relatório:
– Recomenda-se que se nós não é capaz de encontrar uma nova instalação até o final deste mês, a organização deve ficar onde no local atual durante o inverno. Depois de uma breve discussão, o Conselho concordou.,
– membro da equipe, Jackson Browne, e Swanson participaram da reunião da Rede Nacional de praticantes em Atlanta no mês passado e deu uma breve apresentação extemporânea. Ambos são convidados de volta no próximo ano para dar uma apresentação mais longa sobre a nossa organização. Depois de uma breve discussão, Board parabenizou Swanson e pediu-lhe para passar suas felicitações para Browne também.
– Drucker afirma que nossa organização deve garantir que seu nome está associado com quaisquer materiais que são distribuídos na reunião do praticante no próximo ano., A organização deve gerar receitas, sempre que possível, a partir dos materiais, também.Swanson mencionou que o membro da equipe, o marido de Sheila Anderson está doente e no hospital. Moção para enviar um presente para o marido de Anderson, expressando a simpatia e apoio da organização; apoiada e aprovada.
· relatório do Comitê de Finanças fornecido pela Presidente, Elizabeth Drucker:
– Drucker explicou que a consultora, Susan Johns, revisou os procedimentos de contabilidade da organização e considerou-os satisfatórios, em preparação para a próxima auditoria financeira anual., A Funds recomenda que a nossa empresa assegure que o auditor forneça uma carta de gestão juntamente com o relatório financeiro de auditoria.
· – Drucker reviewed highlights, trends and issues from the balance sheet, income statement and cash flow statement. As questões incluem que contas altas a receber requerem atenção da Comissão de finanças às políticas e procedimentos para garantir que a nossa organização recebe mais pagamentos a tempo. Após breve discussão das questões e sugestões sobre como garantir a recepção de pagamentos em tempo, movimento para aceitar demonstrações financeiras; destacado e aprovado.,
· Board Development Committe’s report provided by Chair, Douglas Carver:
– Carver reminded the Board of the scheduled retreat coming up in three months, and provided a drafted retreat schedule for board review. Moção para aceitar a ordem de retirada; aprovada.
– Carver apresentou aos Membros um projeto do parágrafo reformulado que permitiria que os membros realizassem ações por correio eletrônico. Carver sugeriu uma revisão e uma resolução para alterar os Estatutos em conformidade., Kyumoto sugeriu que Swanson primeiro procurar um advogado para verificar se a alteração proposta é consistente com o estatuto do estado. Swanson concordou em aceitar esta ação e notificar os membros do resultado na próxima reunião do Conselho.
· Outros negócios:
– Porter observou que ele estava trabalhando com o membro da equipe, Jacob Smith, para ajudar a desenvolver um sistema de gestão de informação plano, e que, duas semanas atrás, ele (Porter) tinha enviado os membros de três currículos de consultores para ajudar com o plano. No correio, Porter pediu aos Membros suas opiniões para ajudar a selecionar um consultor., Porter pediu a opinião dos membros. (Nota: Zevon observou que ela também era uma consultora de computadores e estava preocupada com o conflito de interesses em seu papel no Conselho de Administração em relação a essa seleção, e pediu para se abster desta seleção. Os membros concordaram.) A maioria dos membros concordou em contratar consultores. Moção para usar consultores de Lease-or-Buy; destacado e aprovado.Swanson anunciou que tinha contratado recentemente uma nova secretária, Karla Writewell.,
· avaliação da reunião:
– Kyumoto observou que as três últimas reuniões têm corrido sobre o horário previsto de duas horas por meia hora. Ele pediu aos membros para serem mais conscientes e focados durante as discussões, e sugeriu que o Presidente do Conselho de desenvolvimento tomasse uma ação para identificar soluções para esta questão. Cadeira, Carver, concordo.sessão encerrada às 21h30 minutos submetida pelo Secretário Bhata Bhatacharia.Return to Board Meeting Minutes