onvoorspelbare problemen kunnen optreden in elk team of proces. Echter, problemen zijn slechts symptomen van diepere problemen. Het snel oplossen van een probleem kan een handige oplossing zijn, maar het beschermt uw werkproces niet tegen terugkerende fouten. Dit is de reden waarom uw team moet zich richten op het vinden van de oorzaak en het goed aan te pakken.
De 5 Whys-techniek is een van de meest effectieve instrumenten voor de analyse van de onderliggende oorzaken in het arsenaal van Lean management. Elk team wordt geconfronteerd met wegversperringen in zijn dagelijkse werk., Echter, met behulp van de 5 Whys zal u helpen de oorzaak van een probleem te vinden en het proces te beschermen tegen terugkerende fouten en mislukkingen.
oorsprong van 5 Whys
De 5 Whys-methode maakt deel uit van het Toyota-productiesysteem. Ontwikkeld door Sakichi Toyoda, een Japanse uitvinder en industrieel, werd de techniek een integraal onderdeel van de Lean-filosofie.”de basis van Toyota’ s wetenschappelijke benadering is om vijf keer te vragen waarom wanneer we een probleem vinden … door vijf keer te herhalen waarom, wordt zowel de aard van het probleem als de oplossing ervan duidelijk.,”Taiichi Ohno
een van de belangrijkste factoren voor een succesvolle implementatie van de techniek is om een geïnformeerde beslissing te nemen. Dit betekent dat het besluitvormingsproces gebaseerd moet zijn op een inzichtelijk inzicht in wat er daadwerkelijk op de werkvloer gebeurt.
met andere woorden, het proces voor de analyse van de onderliggende oorzaken moet mensen met praktische ervaring omvatten. Logischerwijs kunnen zij u de meest waardevolle informatie geven over elk probleem dat zich voordoet in hun vakgebied.,
5 Whys analyse in Actie
bij het toepassen van de 5 Whys techniek, wilt u de essentie van het probleem te krijgen en vervolgens te repareren. Eigenlijk kunnen de 5 Whys je laten zien dat de bron van het probleem nogal onverwacht is.
vaak blijken problemen die als een technisch probleem worden beschouwd eigenlijk menselijke en procesproblemen te zijn.
daarom is het vinden en elimineren van de hoofdoorzaak cruciaal als u herhaling van fouten wilt voorkomen.
Hier is een voorbeeld van het toepassen van de 5 Whys.,
probleem – we hebben de nieuwsbrief niet op tijd verzonden voor de laatste software-updates.
- Waarom hebben we de nieuwsbrief niet op tijd verzonden? De actualiseringen werden pas binnen de gestelde termijn uitgevoerd.
- Waarom zijn de updates niet op tijd geïmplementeerd? Omdat de ontwikkelaars nog steeds bezig waren met de nieuwe functies.
- waarom werkten de ontwikkelaars nog aan de nieuwe functies? Een van de nieuwe ontwikkelaars kende de procedures niet.
- Waarom was de nieuwe ontwikkelaar niet bekend met alle procedures? Hij was niet goed getraind.
- Waarom was hij niet goed opgeleid?, Omdat CTO van mening is dat nieuwe medewerkers geen grondige training nodig hebben en ze moeten leren tijdens het werken.
U kunt zien dat de hoofdoorzaak van het initiële probleem iets totaal anders bleek te zijn dan de meeste verwachtingen.
bovendien is het duidelijk dat het geen technisch probleem is, maar een procesprobleem. Dit is typisch omdat we vaak richten op het product deel van het probleem als we verwaarlozen de menselijke factor.
daarom is de 5 Whys analyse bedoeld om een bepaald probleem grondig te inspecteren totdat het je de werkelijke oorzaak toont.,
onthoud dat “5” slechts een getal is. Vraag “waarom” zo vaak als je nodig hebt om het proces te voltooien en passende acties te ondernemen.
aan de slag met 5 Whys
De 5 Whys techniek kan u helpen om continue verbetering te bereiken op elk niveau van uw organisatie. Hier zijn enkele basisstappen die u moet volgen.
vorm een team
probeer een team samen te stellen van mensen uit verschillende afdelingen. Elke vertegenwoordiger moet bekend zijn met het proces dat zal worden onderzocht.
door een multifunctioneel team te vormen, krijgt u unieke gezichtspunten.,
dit zal u helpen genoeg informatie te verzamelen om een weloverwogen beslissing te nemen. Wees ervan bewust dat dit geen individuele taak is, en het moet worden uitgevoerd door het team.
Definieer het probleem
bespreek het probleem met het team en maak een duidelijke probleemverklaring. Het zal u helpen bij het definiëren van de omvang van het probleem dat u gaat onderzoeken.
Dit is belangrijk omdat het onderzoeken van een grootschalig probleem een tijdrovende oefening kan zijn met vage grenzen. Probeer zo gefocust mogelijk te zijn om uiteindelijk een effectieve oplossing te vinden.,
vraag waarom
één persoon in staat stelt het hele proces te faciliteren. Deze teamleider zal de vragen stellen en proberen het team gefocust te houden. De antwoorden moeten gebaseerd zijn op feiten en echte gegevens, in plaats van op emotionele meningen.
de facilitator zou zo vaak als nodig “Waarom” moeten vragen totdat het team de oorzaak van het initiële probleem kan identificeren.
Advies 1. Vraag niet te veel waarom. Als je blijft gaan, je kan uiteindelijk het ontvangen van Ton onredelijke suggesties en klachten, dat is niet het doel. Focus op het vinden van de oorzaak.
Advies 2., Soms kan er meer dan één oorzaak zijn. In deze gevallen zal de 5 Whys analyse meer lijken op een matrix met verschillende takken. Dit kan u zelfs helpen bij het detecteren en elimineren van organisatorische problemen die permanente negatieve effecten hebben op de algehele prestaties.
actie ondernemen
nadat het team de oorzaak(n) ontdekt, is het tijd om corrigerende maatregelen te nemen. Alle leden moeten worden betrokken bij een discussie om de beste oplossing te vinden en toe te passen die uw proces zal beschermen tegen terugkerende problemen.,
wanneer de beslissing wordt genomen, moet een van de teamleden verantwoordelijk zijn voor het toepassen van de juiste acties en het observeren van het hele proces.
na een bepaalde periode moet het team elkaar opnieuw ontmoeten en controleren of hun acties daadwerkelijk een positief effect hebben gehad. Zo niet, dan moet het proces worden herhaald.
uiteindelijk moet de case worden gedocumenteerd en door de organisatie worden verzonden. Het delen van deze informatie zal een inzichtelijk overzicht geven van de verschillende soorten problemen waarmee een team kan worden geconfronteerd en hoe die problemen kunnen worden geëlimineerd.,
in het kort
De 5 Whys-techniek is een eenvoudig en effectief hulpmiddel voor het oplossen van problemen. Het primaire doel is om de exacte reden te vinden die een bepaald probleem veroorzaakt door een reeks “waarom” vragen te stellen.
- De Methode 5 Whys helpt uw team zich te concentreren op het vinden van de oorzaak van elk probleem.
- het moedigt elk teamlid aan om ideeën te delen voor continue verbetering, in plaats van anderen de schuld te geven.
- het geeft uw team het vertrouwen dat het elk probleem kan elimineren en het proces van terugkerende storingen kan voorkomen.