Unvorhergesehene Probleme können in jedem Team oder Prozess auftreten. Probleme sind jedoch nur Symptome tieferer Probleme. Das schnelle Beheben eines Problems kann eine bequeme Lösung sein, schützt Ihren Arbeitsprozess jedoch nicht vor wiederkehrenden Fehlern. Aus diesem Grund muss sich Ihr Team darauf konzentrieren, die Ursache zu finden und richtig anzugehen.
Die 5 Whys-Technik ist eines der effektivsten Werkzeuge zur Ursachenanalyse im Lean Management Arsenal. Jedes Team steht in seiner täglichen Arbeit vor Straßensperren., Die Verwendung der 5 Whys hilft Ihnen jedoch dabei, die Ursache eines Problems zu finden und den Prozess vor wiederkehrenden Fehlern und Fehlern zu schützen.
Ursprung von 5 Whys
Die 5 Whys-Methode ist Teil des Toyota-Produktionssystems. Die von Sakichi Toyoda, einem japanischen Erfinder und Industriellen, entwickelte Technik wurde zu einem integralen Bestandteil der Lean-Philosophie.
“ Die Grundlage des wissenschaftlichen Ansatzes von Toyota ist die Frage, warum fünfmal, wenn wir ein Problem finden … Indem wir fünfmal wiederholen, wird die Art des Problems sowie seine Lösung klar.,“Taiichi Ohno
Einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung der Technik ist eine fundierte Entscheidung. Dies bedeutet, dass der Entscheidungsprozess auf einem aufschlussreichen Verständnis dessen basieren sollte, was tatsächlich auf der Arbeitsfläche passiert.
Mit anderen Worten, der Ursachenanalyseprozess sollte Personen mit praktischer Erfahrung umfassen. Logischerweise können sie Ihnen die wertvollsten Informationen zu Problemen geben, die in ihrem Fachgebiet auftreten.,
5 Whys-Analyse in Aktion
Wenn Sie die 5 Whys-Technik anwenden, möchten Sie zur Essenz des Problems gelangen und es dann beheben. Tatsächlich kann das 5-Warum Ihnen zeigen, dass die Ursache des Problems ziemlich unerwartet ist.
Oft erweisen sich Probleme, die als technisches Problem angesehen werden, als menschliche und prozessbedingte Probleme.
Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ursache zu finden und zu beseitigen, wenn Sie die Iteration von Fehlern vermeiden möchten.
Hier ist ein Beispiel für die Anwendung der 5 Warums.,
Problem – Wir haben den Newsletter für die neuesten Software-Updates nicht rechtzeitig verschickt.
- Warum haben wir den Newsletter nicht rechtzeitig verschickt? Updates wurden erst nach Ablauf der Frist implementiert.
- Warum wurden die Updates nicht rechtzeitig implementiert? Weil die Entwickler noch an den neuen Funktionen arbeiteten.
- Warum haben die Entwickler noch an den neuen Features gearbeitet? Einer der neuen Entwickler kannte die Verfahren nicht.
- Warum war der neue Entwickler mit allen Verfahren nicht vertraut? Er wurde nicht richtig ausgebildet.
- Warum wurde er nicht richtig trainiert?, Weil CTO glaubt, dass neue Mitarbeiter keine gründliche Schulung benötigen und sie während der Arbeit lernen sollten.
Sie können feststellen, dass die Ursache des anfänglichen Problems etwas völlig anderes als die meisten Erwartungen war.
Darüber hinaus ist es offensichtlich, dass es sich nicht um technologische, sondern um ein Prozessproblem handelt. Dies ist typisch, weil wir uns oft auf den Produktteil des Problems konzentrieren, da wir den menschlichen Faktor vernachlässigen.
Daher zielt die 5-Warum-Analyse darauf ab, ein bestimmtes Problem eingehend zu untersuchen, bis Ihnen die wahre Ursache angezeigt wird.,
Denken Sie daran, dass “ 5 “ nur eine Zahl ist. Fragen Sie“ Warum “ so oft, wie Sie den Prozess abschließen und geeignete Maßnahmen ergreifen müssen.
Erste Schritte mit 5 Whys
Die 5 Whys-Technik kann Ihnen dabei helfen, auf jeder Ebene Ihres Unternehmens kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Hier sind einige grundlegende Schritte, die Sie befolgen müssen.
Ein Team bilden
Versuchen Sie, ein Team von Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzustellen. Jeder Vertreter muss mit dem zu untersuchenden Prozess vertraut sein.
Durch die Bildung eines funktionsübergreifenden Teams erhalten Sie einzigartige Sichtweisen.,
Dies hilft Ihnen, genügend Informationen zu sammeln, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Beachten Sie, dass dies keine individuelle Aufgabe ist und vom Team ausgeführt werden muss.
Definieren Sie das Problem
Besprechen Sie das Problem mit dem Team und geben Sie eine klare Problemaussage ab. Es wird Ihnen helfen, den Umfang des Problems zu definieren, das Sie untersuchen werden.
Dies ist wichtig, da die Untersuchung eines Problems mit großem Umfang eine zeitaufwändige Übung mit unscharfen Grenzen sein kann. Versuchen Sie, so konzentriert wie möglich zu sein, um am Ende eine effektive Lösung zu finden.,
Fragen Sie, warum
Eine Person befähigen, den gesamten Prozess zu erleichtern. Dieser Teamleiter wird die Fragen stellen und versuchen, das Team konzentriert zu halten. Die Antworten sollten auf Fakten und realen Daten basieren und nicht auf emotionalen Meinungen.
Der Moderator sollte so oft wie nötig „Warum“ fragen, bis das Team die Ursache des anfänglichen Problems identifizieren kann.
Beratung (1. Fragen Sie nicht zu viele Warum. Wenn Sie weitermachen, erhalten Sie möglicherweise Tonnen von unangemessenen Vorschlägen und Beschwerden, was nicht der Zweck ist. Konzentriere dich darauf, die Ursache zu finden.
Beratung 2., Manchmal kann es mehr als eine Ursache geben. In diesen Fällen sieht die 5-Warum-Analyse eher wie eine Matrix mit verschiedenen Zweigen aus. Dies kann Ihnen sogar dabei helfen, organisatorische Probleme zu erkennen und zu beseitigen, die sich dauerhaft negativ auf die Gesamtleistung auswirken.
Maßnahmen ergreifen
Nachdem das Team die Ursache(n) erkannt hat, ist es Zeit, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Alle Mitglieder sollten an einer Diskussion teilnehmen, um die beste Lösung zu finden und anzuwenden, die Ihren Prozess vor wiederkehrenden Problemen schützt.,
Wenn die Entscheidung getroffen wird, sollte eines der Teammitglieder für die Anwendung der richtigen Maßnahmen und die Beobachtung des gesamten Prozesses verantwortlich sein.
Nach einer gewissen Zeit muss sich das Team wieder treffen und prüfen, ob sich ihre Handlungen tatsächlich positiv ausgewirkt haben. Wenn nicht, sollte der Vorgang wiederholt werden.
Am Ende sollte der Fall dokumentiert und in der gesamten Organisation gesendet werden. Der Austausch dieser Informationen gibt einen aufschlussreichen Überblick über verschiedene Arten von Problemen, mit denen ein Team konfrontiert sein kann und wie diese Probleme beseitigt werden können.,
Zusammenfassung
Die 5-Warums-Technik ist eine einfache und effektive Werkzeug für die Lösung der Probleme. Sein primäres Ziel ist es, den genauen Grund zu finden, der ein bestimmtes Problem verursacht, indem eine Folge von „Warum“ Fragen gestellt wird.
- Die 5 Whys-Methode hilft Ihrem Team, sich darauf zu konzentrieren, die Ursache eines Problems zu finden.
- Es ermutigt jedes Teammitglied, Ideen für kontinuierliche Verbesserungen auszutauschen, anstatt andere zu beschuldigen.
- Es gibt Ihrem Team das Vertrauen, dass es jedes Problem beseitigen und den Prozess vor wiederkehrenden Fehlern verhindern kann.