L’attention portée aux déductions de dépenses peut ne pas jouer un rôle important dans le processus de planification financière des petites entreprises et des entreprises en démarrage—et cela peut leur coûter cher. Bien sûr, vous vous concentrez sur le service à la clientèle et l’amélioration de vos produits et services. Mais certains mouvements faciles pourraient considérablement réduire votre facture d’impôt.
Par exemple, supposons que vous mettiez 250 miles par semaine sur votre véhicule privé pour distribuer des produits aux clients., Il peut sembler fastidieux de tenir un journal séparant l’utilisation professionnelle et personnelle, mais vous perdez près de 600 deductions en déductions. Ou peut-être avez-vous fermé votre bureau et commencé à gérer votre entreprise à partir d’une pièce de rechange. Tant que l’espace est exclusivement utilisé pour les affaires, vous pouvez déduire de 5 $pour chaque pied carré, jusqu’à 1500$.
les frais professionnels sont les coûts de fonctionnement d’une entreprise et générer des ventes. Compte tenu de ce vaste mandat, l’IRS ne fournit pas de liste principale des déductions admissibles pour les petites entreprises et les entreprises en démarrage., Tant qu’une dépense est « ordinaire et nécessaire” pour gérer une entreprise dans votre secteur, elle est déductible. Cela vaut bien le temps d’organiser vos dépenses afin que votre entreprise prenne toutes les radiations légitimes, crée un plan financier efficace, paie le montant approprié en impôts trimestriels—et n’a pas besoin de transpirer un audit.
Qu’est-ce qu’une Dépense d’Entreprise Déductible d’Impôt?
Les dépenses qui peuvent être radiées varient selon la nature de votre entreprise., Commencez par examiner la publication 535 de l’Internal Revenue Service, qui traite de la déductibilité des dépenses commerciales courantes et des règles générales de déclaration de vos impôts.
Ces dépenses « ordinaires et nécessaires” doivent être engagées dans une organisation motivée par le profit. Même si votre petite entreprise fait face à des problèmes financiers et ne génère pas de profit, l’intention doit être là. Sinon, l’IRS peut déterminer que votre entreprise est un passe-temps et interdire les dépenses.,
L’IRS suggère également de distinguer les dépenses commerciales habituelles des catégories qui relèvent du coût des biens vendus (COGs) et des dépenses en capital pour assurer l’exactitude, car certaines dépenses commerciales ne peuvent pas être déduites dans l’année où elles sont engagées.
Quelles sont les catégories de dépenses d’entreprise?
En développant des catégories de dépenses adaptées à votre entreprise et en enregistrant et en organisant les dépenses au fur et à mesure, vous aurez plus de facilité à obtenir toutes les déductions que vous devez.
Vous épargnerez également des maux de tête importants à votre comptable ou à votre préparateur fiscal., En parlant de, il vaut la peine de passer du temps avec un conseiller financier pour comprendre les types de dépenses que vous pouvez et ne pouvez pas inclure dans une catégorie spécifique.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste des catégories de dépenses des petites entreprises qui s’applique à la plupart des entreprises, décrivant ce qui est inclus et comment vous pouvez être admissible à une déduction. Ajoutez à cela des catégories propres à l’industrie, telles que R&D Coûts ou dépenses pour obtenir du financement de CR.,
36 Catégories de dépenses d’entreprise pour les Petites entreprises et les Startups
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Publicité: Cela couvre le coût des articles et des services pour promouvoir ou commercialiser directement votre entreprise. Par exemple, les frais payés à des entreprises de publicité ou de marketing pour produire du matériel promotionnel, des panneaux d’affichage, des brochures, des affiches, des sites Web et des images de médias sociaux. Vous pouvez même déduire les dépenses d’une campagne de relations publiques.
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Formation continue: Cela peut inclure des cours de formation continue ou des séminaires pour rester au courant des tendances de l’industrie., Les documents pertinents, les livres et les frais d’inscription pour vous et vos employés sont déductibles d’impôt. Vous pouvez également déduire les paiements versés aux employés pour leur rembourser les frais d’études pertinents.
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Frais de crédit et de recouvrement: Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice, où les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, même si aucun argent ne change de mains à ce moment-là, peuvent déduire les factures impayées comme créances irrécouvrables. Tous les frais dépensés pour essayer de recouvrer la dette, tels que l’embauche d’une entreprise extérieure pour recouvrer ce qui est dû, comptent également., Un meilleur pari: minimiser les créances irrécouvrables et augmenter les flux de trésorerie en optimisant vos processus de facturation.
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Frais bancaires: Les intérêts payés sur les prêts aux entreprises, les lignes de crédit en cours et les cartes de crédit aux entreprises sont des dépenses déductibles d’impôt. Les frais bancaires, tels que les frais mensuels d’entretien ou de découvert, comptent également.
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Cotisations et abonnements: Les abonnements à des magazines industriels ou à des revues liées à votre entreprise peuvent être déduits de vos impôts. Les frais d’adhésion comprennent ceux payés aux associations professionnelles ou commerciales qui peuvent aider à promouvoir votre entreprise et même à votre Chambre de commerce locale.,
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Programmes d’avantages sociaux des employés: Les paiements versés à des prestations telles que l’assurance-invalidité, l’assurance-vie, l’aide aux personnes à charge, les régimes de santé pour vous et vos employés et l’aide à l’adoption sont déductibles d’impôt. Notez que c’est un domaine, avec l’assurance des accidents du travail, où les entreprises ont tendance à dépenser plus qu’elles n’en ont besoin.
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Assurance: Outre cette assurance contre les accidents du travail, vous pouvez déduire des primes pour l’assurance liée aux entreprises, y compris pour la responsabilité, les fautes professionnelles et les biens immobiliers., Les primes d’assurance automobile sur un véhicule personnel sont un peu plus compliquées: si vous déduisez un taux de kilométrage fixe, vous ne pouvez pas détailler et devez utiliser la méthode des dépenses réelles, où vous déterminez ce qu’il en coûte réellement pour utiliser la voiture pour la partie de l’utilisation globale de la voiture qui est une utilisation commerciale.
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Entretien et réparations: Les entreprises qui utilisent des véhicules de flotte dans le cadre de leurs activités peuvent déduire la partie utilisée pour les affaires. Les frais déductibles comprennent les frais de stationnement et d’essence. Sinon, vous pouvez choisir d’utiliser la norme kilométrage taux., De plus, la réparation et l’entretien d’autres types d’équipements et de machines utilisés dans votre entreprise peuvent également compter.
Dans le calcul des dépenses réelles pour les véhicules, vous pouvez inclure l’essence, l’huile, les réparations, les pneus, l’assurance, les frais d’immatriculation, les permis et l’amortissement (ou les paiements de location) au prorata du total des milles professionnels parcourus.
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Frais juridiques et professionnels: Ceux-ci peuvent inclure les honoraires versés aux comptables publics agréés (CPA), aux planificateurs financiers, aux avocats ou à d’autres types de professionnels.,
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Dépenses de bureau et fournitures: Des articles tels que des produits de nettoyage, du papier, des cahiers, de la papeterie et même des collations et des boissons pour les employés peuvent être déduits en tant que fournitures. La catégorie dépenses comprend les coûts liés à l’exploitation de votre entreprise, tels que l’hébergement de site Web et les logiciels.
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Téléphone: Les frais mensuels de télécommunications dans un espace commercial peuvent être déduits, de même que les lignes téléphoniques supplémentaires dans un bureau à domicile ainsi que les contrats de téléphonie cellulaire en tant que sous-catégorie des dépenses de bureau.,
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Services publics: Pour un espace commercial, les services publics tels que l’électricité, Internet, les eaux usées et les frais de ramassage des ordures sont entièrement déductibles. Pour un bureau à domicile, vous pouvez déduire les services publics proportionnellement à la quantité de votre maison utilisée pour les affaires.
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Affranchissement et expédition: Les timbres, les frais de fret et d’affranchissement pour envoyer les articles liés aux affaires, y compris les produits aux clients et les étiquettes d’expédition de retour, comptent. Les enveloppes et les matériaux d’emballage sont inclus dans les fournitures de bureau.,
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Impression: Des articles tels que des cartouches d’encre, des imprimantes ou des paiements pour des services d’impression peuvent être inclus dans cette catégorie de dépenses d’entreprise. Notez que si vous décidez de faire du marketing par publipostage, vous pouvez déduire le coût de production des matériaux ici, mais l’affranchissement doit être répertorié séparément même si l’imprimante a géré les envois.
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Loyer: Tout paiement de location effectué pour occuper un entrepôt pour l’inventaire ou un espace de bureau pour faire des affaires est déductible d’impôt., Votre structure d’entreprise – C corporation (C-corp) ou S corporation (S-corp)—dicte si vous pouvez payer un montant raisonnable pour louer un bien auprès des actionnaires.
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Salaires et autres rémunérations: Les salaires des employés, les salaires bruts, les commissions, les primes et autres types de rémunérations comptent comme des dépenses déductibles d’impôt. La rémunération peut même s’étendre aux salaires versés aux enfants et aux conjoints, à condition que les paiements aient été effectués par le biais de la paie et que ces personnes aient rendu des services pour votre entreprise. Le montant payé doit être considéré comme raisonnable.,
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Voyages: Les frais de voyage liés aux affaires comprennent les vols, les hôtels et les repas-mais notez que seulement 50% du coût des repas pour les employés et les clients est déductible. Les coûts pour les candidats qui se déplacent pour une entrevue sont déductibles. Par exemple, les frais de stationnement et les vols.
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Services publics: Les coûts comprennent le téléphone cellulaire, l’électricité, Internet, les eaux usées et les frais de ramassage des ordures (pour les espaces commerciaux).
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Repas d’affaires: Vous pouvez déduire 50% des achats admissibles de nourriture et de boissons., Il doit être lié à l’entreprise, comme les conférences de travail et les repas lors de voyages d’affaires. En tant que petite entreprise, vous pouvez déduire 50% des achats d’aliments et de boissons admissibles.
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Utilisation professionnelle de votre voiture: Vous pourrez peut-être amortir les coûts d’entretien et d’exploitation de votre véhicule s’il est strictement destiné à un usage professionnel. Cependant, s’il est mixte, vous pouvez réclamer le kilométrage lié à l’utilisation professionnelle.
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les frais de Déménagement: Pour des frais de déménagement, vous pouvez être en mesure de déduire 100% des coûts liés à votre déménagement., Vous devrez passer le test de distance, tel que votre nouvel emplacement de travail étant au moins 50 miles de votre ancien emplacement.
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Amortissement: Ce sont les coûts pour les gros articles comme les machines ou un véhicule sur sa durée de vie, au lieu de cela sur une seule année d’imposition.
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Contributions de bienfaisance: Vous pouvez déduire les contributions de bienfaisance faites à des organismes admissibles—vous devrez peut-être détailler ces déductions.,
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Garde d’enfants et / ou de personnes à charge: Les coûts admissibles associés à la garde d’enfants ou de personnes à charge peuvent être radiés, mais vous devrez répondre aux exigences de l’IRS.
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Frais de démarrage: Les entreprises qui ont lancé une nouvelle entreprise peuvent être en mesure de déduire jusqu’à 5 000 $en frais de démarrage avant votre lancement. Les coûts de marketing et de formation des employés en sont des exemples.
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Intérêts hypothécaires: Si vous achetez un immeuble ou contractez un prêt pour construire ou améliorer votre maison à des fins commerciales, vous pourriez être en mesure de déduire les intérêts encourus.,
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Logiciels: Ceux, tels que les logiciels de comptabilité ou les abonnements récurrents avec des sociétés SaaS, utilisés à des fins commerciales peuvent être entièrement déductibles d’impôt.
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Abonnements aux livres et aux magazines: Les magazines, les livres et les revues spécialisés et directement destinés à votre entreprise peuvent être déductibles d’impôt. Par exemple, les journaux peuvent ne pas l’être, mais les magazines spécifiques à l’industrie le seraient.
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Revenu étranger gagné: Si vous avez une entreprise établie à l’étranger, vous pourriez être en mesure d’exclure tout revenu étranger gagné de votre déclaration de revenus, connu sous le nom d’exclusion du revenu étranger gagné., Vous devrez répondre à certaines exigences telles que le fait d’être sous un certain seuil de revenu.
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Frais médicaux: Les travailleurs indépendants, qui paient eux-mêmes leurs frais de soins médicaux ou leurs primes d’assurance, peuvent déduire ces frais sur leur déclaration de revenus. Les exemples incluent les honoraires du médecin et les médicaments sur ordonnance.
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Licences et permis: Toutes les licences et les permis peuvent être déductibles d’impôt. Les exemples incluent les permis de construire et les licences pour pratiquer le droit dans votre État.,
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Fabrication ou matières premières: Celles-ci sont directement liées au coût des marchandises vendues ou des articles et du stockage payés pour vendre vos produits.
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Cotisations de retraite: Contribuer à un compte fiscalement avantageux, comme un IRA ou 401k, peut réduire votre revenu imposable-un excellent moyen pour ceux qui sont indépendants d’économiser sur les impôts.
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Impôts immobiliers: Si vous avez un bureau à domicile et que vous détaillez vos impôts, vous pourrez peut-être déduire une partie des impôts que vous payez.
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Cadeaux pour les clients: Les cadeaux pour les employés, les clients ou les fournisseurs peuvent être entièrement déductibles d’impôt., Par exemple, vous offrez des paniers-cadeaux à vos employés pendant la période des Fêtes ou envoyez des cartes-cadeaux à des fournisseurs.
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Prêts aux employés: Si vous payez une avance à un employé et que vous vous attendez à ce qu’il vous rembourse (comme dans, ils n’ont pas fait de travail supplémentaire pour gagner ce revenu « supplémentaire”), vous pouvez déduire ce montant. Toutefois, tout intérêt payé peut être considéré comme un revenu d’entreprise.
Passez le Golf?,
Fête ou barbecue pour les employés
100%
Repas remboursables pour les employés
50%
Repas avec des clients ou des prospects
50%
Autres divertissements pour les clients ou les prospects, tels qu’un événement sportif ou une partie de golf
0%
Si vous avez des employés qui voyagent fréquemment pour affaires, assurez-vous de suivre les meilleures pratiques de gestion des dépenses des petites entreprises, comme faciliter le téléchargement des reçus requis par l’IRS.,
3 étapes pour classer les dépenses de votre Petite entreprise ou de votre démarrage
Une mauvaise conformité fiscale et des flux de trésorerie incohérents font partie des 10 principaux défis financiers pour les petites entreprises. Vous pouvez briser ce moule en étant cohérent dans la catégorisation des dépenses. Cela vous permet de voir où et combien vous dépensez pour exploiter votre entreprise tout en étant prêt à venir le temps de l’impôt.
Vous recueillerez également des informations qui vous permettront de créer un état financier qui ajoute de la visibilité sur la rentabilité et les flux de trésorerie., Ces déclarations sont requises pour les audits et sont souvent demandées par les investisseurs.
Voici trois étapes pour classer les dépenses d’entreprise.
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Déterminez les catégories correctes pour votre entreprise spécifique. Le choix des bonnes catégories dépendra de votre industrie. Par exemple, une entreprise de cartes de voeux peut avoir des catégories dédiées à l’expédition et à la location de stockage, tandis que les entreprises de logiciels en tant que service (SaaS) peuvent avoir des catégories pour les services numériques.,
Commencez par identifier les catégories de dépenses que votre entreprise utilise le plus—cet état financier vous aidera ici—et celles dont vous aurez besoin pour croître. Reportez-vous à la liste ci-dessus pour commencer.
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Réconcilier et de révision des comptes régulièrement. L’examen des comptes financiers est une bonne habitude qui vous encouragera à rester au courant de vos dépenses. Le rapprochement des relevés bancaires peut être facilement effectué à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Si vous rencontrez des difficultés, une carte de crédit réservée aux entreprises est une des meilleures pratiques en matière de gestion des dépenses.,
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Affecter une catégorie à toutes les transactions. À l’aide de la liste des catégories que vous avez proposées, examinez les détails de vos dépenses et attribuez tout ce qui est déductible. Portez une attention particulière à l’endroit où les reçus sont requis. Notez que le fait de séparer les finances professionnelles et personnelles est un conseil financier de premier plan pour les petites entreprises et vous protège de la responsabilité, afin que vous attribuez une dépense, assurez-vous qu’elle est liée à l’entreprise.
Que puis-je Déduire les Frais professionnels?,
Comme nous l’avons mentionné, votre maison peut générer de nombreuses possibilités de déduction, en fonction du pourcentage d’espace occupé par votre bureau—mais vous devrez détailler les intérêts hypothécaires, les services publics, les assurances et les impôts fonciers. Ou, vous pouvez demander la déduction standardisée, qui est de 5 per par pied carré jusqu’à 200 pieds carrés.,
Voici quelques autres éléments que vous n’avez peut-être pas pris en compte:
Le Crédit d’impôt pour les possibilités d’emploi (CTO) est un crédit d’impôt fédéral offert aux employeurs pour l’embauche de personnes appartenant à certains groupes, y compris certains vétérans et personnes handicapées, qui font face à des obstacles importants à l’emploi.
Coûts de protection de la propriété intellectuelle créée par vous ou vos employés, comme un code logiciel, un logo pour votre entreprise ou un brevet pour un nouveau produit ou service.
Pertes dues à une catastrophe naturelle ou à un crime., Si un incendie ou une inondation détruit votre stock, ou si des articles sont volés, vous pouvez déduire les pertes non couvertes par votre assurance.
Utilisez un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses et Catégoriser les dépenses d’entreprise
L’un des moyens les plus simples pour les propriétaires d’entreprise de catégoriser les dépenses et de suivre les dépenses est d’utiliser un logiciel de comptabilité, qui a souvent des catégories d’entreprises pré-remplies. Vous pouvez modifier ou ajouter au besoin, et il compilera automatiquement les transactions.
Le logiciel de comptabilité vous aide également à utiliser les données de vos dépenses pour exécuter des rapports de profits et pertes., Cela vous montre le montant que vous dépensez dans chaque catégorie afin que vous puissiez évaluer si vous devez maîtriser vos coûts ou si vous êtes sur la bonne voie. Vous pouvez décomposer les dépenses à des intervalles de temps spécifiques pour voir comment les dépenses changent. Ces rapports simplifient le processus de déduction tout en révélant vos dépenses commerciales annuelles.
Free Business Expense Worksheet
L’un des guides les plus exhaustifs sur les exigences à respecter pour les dépenses commerciales admissibles est la publication 535 de l’IRS., Cependant, si vous voulez une ressource plus facile à parcourir, téléchargez notre guide d’aperçu gratuit. Vous pouvez consulter une liste de catégories de dépenses courantes ainsi que des éléments non déductibles.
FAQ sur les dépenses de petite entreprise et de démarrage
Qu’est-ce qui peut être radié comme dépense d’entreprise?
En règle générale, si une dépense est considérée comme ordinaire et nécessaire à la conduite d’une entreprise, vous pouvez la déduire comme une dépense d’entreprise. Il n’y a pas de liste complète parce que ce qui compte comme « ordinaire et nécessaire” dépend fortement de l’industrie.
Qu’est-ce qui ne peut pas être radié en tant que dépense d’entreprise?,
Toute dépense considérée comme une dépense personnelle ne peut être radiée. De plus, vous ne pouvez pas déduire les dépenses liées au divertissement des clients, à l’exception des repas; des amendes ou des pénalités pour violation d’une loi; des cotisations au country club; et des paiements illégaux.
Pouvez-vous déduire les frais d’emploi?
Depuis 2018, les dépenses liées à l’emploi, comme une réinstallation ou d’autres frais payés par les travailleurs mais non remboursés par les employeurs, ne sont plus admissibles. Toutefois, si une entreprise rembourse un employé, l’employeur peut déduire ce remboursement à titre de dépense.,
Puis-je amortir les coûts de démarrage de mon entreprise?
les Entreprises peuvent amortir les coûts de démarrage, selon le type de dépenses. Les déductions admissibles doivent être directement liées à la mise en service de l’entreprise et à sa nature organisationnelle, comme la formation du personnel et les frais de constitution en société. Vous pouvez déduire jusqu’à 5 000 $pour le démarrage et 5 000 additional supplémentaires pour les coûts organisationnels.
Puis-je bénéficier de la déduction forfaitaire tout en déduisant les frais professionnels?
Oui, vous pouvez déduire les dépenses liées à l’entreprise même si vous prenez la déduction forfaitaire.,
Quels sont les trois principaux types de dépenses?
Les trois principaux types sont fixes, variables et périodique.
- Les dépenses fixes sont celles qui ne changent pas dans un avenir prévisible. Ceux-ci peuvent inclure les paiements de location automatique ou le loyer.
- Les dépenses variables sont des dépenses telles que les services publics, qui peuvent changer d’un mois à l’autre.
- Les dépenses périodiques sont celles qui se produisent occasionnellement, comme les voyages d’affaires ou les réparations d’urgence de voitures.