- W-9S i 1099s to formularze podatkowe, których przedsiębiorcy potrzebują przy współpracy z niezależnymi kontrahentami.
- formularz W-9 wypełnia i udostępnia Zamawiającemu Niezależny wykonawca.
- formularz 1099 zawiera szczegóły dotyczące wynagrodzenia, jakie pracodawca płaci niezależnemu kontrahentowi. Ten formularz jest składany w Urzędzie Skarbowym i państwowych organów podatkowych.
- ten artykuł jest przeznaczony dla pracodawców, którzy współpracują z niezależnymi kontrahentami i muszą wiedzieć o odpowiednich formularzach podatkowych do wypełnienia.,
często pracownik, który pracuje poza standardowymi godzinami pracy, aby spełnić swoją rolę, jest niezależnym wykonawcą, a nie pracownikiem zatrudnionym na pełny etat. Ta różnica w statusie pracownika nie jest tylko z nazwy – jest to istotne rozróżnienie dla wszystkich operacji podatkowych biznesowych. Zatrudniając niezależnego kontrahenta, musisz się zająć w szczególności dwoma formularzami podatkowymi: formularzem W-9 i formularzem 1099.
czym są formularze podatkowe W-9 i 1099?
rozróżnienie między formularzami podatkowymi W-9 a 1099 polega na tym, kto je dostarcza i jakie rodzaje informacji finansowych i podatkowych zawiera każdy formularz., Oto podstawy każdego z nich.
Co to jest formularz 1099?
formularz IRS 1099 informuje o dochodach, jakie firma płaci podatnikom, którzy nie są pracownikami zatrudnionymi na pełen etat. Każdy pracodawca, który płaci niezależnemu kontrahentowi,freelancerowi, osobie prowadzącej działalność na własny rachunek lub wyłącznemu właścicielowi za świadczone usługi, musi złożyć formularz 1099 w IRS dla każdego z tych odbiorców i wysłać kopię do odbiorcy. Niezależny wykonawca, który otrzymuje od pracodawcy formularz 1099 (często znany jako formularz 1099-MISC lub inny formularz dochodu), musi zgłosić ten dochód w zeznaniu podatkowym.
Co to jest W-9?,
formularz IRS W-9 podaje pracodawcy prawną nazwę, adres i numer identyfikacyjny podatnika (NIP) lub numer ubezpieczenia społecznego (SSN) niezależnego wykonawcy, freelancera, osoby prowadzącej działalność na własny rachunek lub jedynego właściciela. Pracodawca powinien poprosić o w-9 niezależnego wykonawcy na początku pracy dla niego. Alternatywnie freelancer powinien dobrowolnie dostarczyć wypełniony W-9 każdemu klientowi, z którym rozpoczyna pracę – a ponieważ informacje w formularzu w-9 rzadko różnią się w zależności od pracodawcy, wypełniony formularz jest szybki i łatwy do udostępnienia niezależnym kontrahentom.,
potrzebujesz W-9 do 1099?
technicznie, pracodawca nie potrzebuje W-9 od niezależnego wykonawcy, aby wystawić im formularz 1099-MISC. Teoretycznie każda metoda, dzięki której pracodawca uzyskuje numer identyfikacyjny podatnika lub numer ubezpieczenia społecznego niezależnego wykonawcy, jest ważna, ponieważ pracodawca potrzebuje tylko jednego z tych numerów do wystawienia formularza 1099. Pracodawcom zaleca się jednak używanie w-9 w celu uzyskania numeru NIP lub SSN wykonawcy, ponieważ składanie fałszywych informacji na W-9 jest nielegalne., Korzystanie z odpowiednich formularzy może uchronić pracodawców przed karą za nieprawdziwe informacje złożone w urzędzie skarbowym. Niezależni wykonawcy, a nie pracodawcy, ponoszą odpowiedzialność za błędne informacje podane na formularzu W-9.
kto powinien otrzymać te formularze?
Niezależny wykonawca powinien złożyć u pracodawcy formularz W-9. Jednak formularz W-9 nie musi być złożony w urzędzie skarbowym. Niezależny wykonawca przygotowanie podatkowe wymaga freelancerów, aby uzyskać kopie ich formularza 1099 od wszystkich swoich klientów., Oprócz tego, że pracodawcy przekazują kopie formularza 1099 swoim freelancerom i niezależnym kontrahentom, muszą złożyć je w Urzędzie Skarbowym i państwowym organie podatkowym.
istnieje wyjątek od tego wymogu.,
większość pracodawców zapłaci niezależnym kontrahentom wyłącznie dochody niebędące pracownikami za świadczone usługi, chociaż inne wymienione kategorie kwalifikują się jako dochód 1099, jeśli są wypłacone.,
najważniejsze: W-9S i 1099s to formularze podatkowe, które są wymagane przy współpracy z niezależnym kontrahentem. Formularz W-9 jest wypełniany przez niezależnego wykonawcę i zawiera szczegółowe informacje o tym, kim są. Formularz 1099 wypełniany jest przez zleceniodawcę i wyszczególnia wynagrodzenie wypłacane zleceniodawcy.
czym jest niezależny wykonawca?
najbardziej podstawową definicją niezależnego wykonawcy jest każda osoba, która wykonuje usługi dla Twojej firmy, nie będąc zobowiązana do tych samych wymagań, co Twoi pracownicy pełnoetatowi., Na przykład, jeśli prowadzisz punkt medialny i zatrudniasz dziennikarza, który nie jest w Twoim pełnym wymiarze czasu pracy, aby pisać historie do Twojej publikacji, dziennikarz ten byłby niezależnym wykonawcą.
są szanse, że płacisz dziennikarzowi z góry określoną stawkę za każdą historię, którą napiszą. Dziennikarz wystawi Ci fakturę, gdy złoży artykuł, a Ty wypełnisz fakturę bez potrącania pieniędzy z płatności., Ta praktyka płatnicza ma kluczowe znaczenie dla różnicy między niezależnym wykonawcą a pracownikiem zatrudnionym na pełen etat: podczas gdy będziesz korzystać z w-2 pracownika, aby określić, ile pieniędzy można odliczyć od ich czeków płacowych jako podatek u źródła i podatek od wynagrodzeń (często w tym podatek dochodowy), nie jesteś zobowiązany do odliczenia podatku od wynagrodzeń lub rozliczania się z podatku u źródła, płacąc kontrahentowi 1099. Podobnie, kiedy zatrudniasz niezależnych wykonawców, nie jesteś zobowiązany do przestrzegania przepisów stanowych i federalnych dotyczących świadczeń pracowniczych.,
rozróżnienie między pracownikiem W-2 a wykonawcą 1099 oznacza, że niezależny wykonawca musi odłożyć część płatności swoich klientów na podatek dochodowy, niezależnie od tego, czy podatki kwartalne czy roczne (lub oba). Ta różnica w statusie pracownika oznacza również, że niezależny wykonawca jest odpowiedzialny za własne ubezpieczenie zdrowotne, konto emerytalne i inne plany, które zwykle mogą być objęte pełnoetatowymi świadczeniami pracowniczymi.,
kluczowe: Niezależny wykonawca to osoba, która wykonuje pracę w Twojej firmie, ale nie spełnia tych samych wymagań co pracownik na pełen etat.
jak inaczej odróżnić niezależnego wykonawcę od pracownika zatrudnionego na pełen etat?
jako właściciel firmy powinieneś określić, czy osoba świadcząca usługi na rzecz Twojej firmy powinna być zatrudniona na pełny etat lub utrzymywana jako niezależny wykonawca (wykonawcy, którzy konsekwentnie pracują dla określonego pracodawcy przez dłuższy czas, są czasami znani jako „permalancy”)., Jeśli dana osoba spełnia którekolwiek z tych kryteriów, prawdopodobnie powinna zostać sklasyfikowana jako niezależny wykonawca:
- ustala własne godziny pracy. W przeciwieństwie do pracowników pełnoetatowych, którzy często są związani z określonymi godzinami pracy i wymaganiami dotyczącymi obecności w biurze, Niezależny wykonawca może pracować, kiedy tylko chce i przychodzi i odchodzi z biura, jak chcą.
- używają własnych narzędzi. Aby najlepiej zrozumieć ten punkt, rozważ przykład niezależnego dziennikarza ponownie., Podczas gdy pisarze pracowników prawdopodobnie przygotowują artykuły w systemie zarządzania treścią publikacji, freelancerzy często nie mają dostępu do CMS i będą używać oddzielnego procesora tekstu do pisania i składania szkiców.
- mogą odmówić pracy. Podczas gdy pełnoetatowy pracownik musi wykonywać zadania, których od nich wymagasz, niezależni wykonawcy są ich własnymi szefami. Jeśli ich harmonogramy są zbyt pełne, ich dochody są na tyle duże, że nie chcą więcej pracy lub po prostu nie są zainteresowani oferowaną im pracą, mogą odmówić przydziału.,
- wykonują pracę na swój sposób. Pracodawcy nie kontrolują niezależnych wykonawców pod względem sposobu pracy, a jedynie pracę, którą wykonują. Według IRS ” ogólną zasadą jest, że osoba fizyczna jest niezależnym wykonawcą, jeśli płatnik ma prawo kontrolować lub kierować tylko wynikiem pracy, a nie tym, co i jak zostanie wykonane.”
Najważniejsze: pracodawcy nie mają takiej samej kontroli nad niezależnym kontrahentem, jak nad pełnoetatowym pracownikiem., Zasadniczo pracodawca może kontrolować tylko to, co wykonawca produkuje, a nie jak ją produkuje.
jakie są kary za nie złożenie 1099 i W-9?
Jeśli osoba fizyczna otrzymuje dochód, który nie pochodzi z wynagrodzenia lub wynagrodzenia, musi złożyć zeznanie podatkowe w wysokości 1099. IRS ma bardzo surowe kary za niezłożenie 1099, w tym kary za spóźnienie lub niewłaściwe złożenie. Pracodawcy grożą karami, jeśli nie dostarczą odbiorcom kopii swoich 1099.,
według firmy księgowej eFile termin składania deklaracji 1099 zależy od typu 1099. 1099-MISC ma być do 31 stycznia. Formularze 1099-S lub 1099-B należy składać do 15 lutego. Kary i opłaty różnią się. Jeśli pracodawca nie dostarczy poprawnego 1099, kara wynosi $560; grzywna jest na wykonawcę – nie jest to opłata zryczałtowana. Na przykład, jeśli masz pięciu wykonawców i nie dajesz im 1099, możesz zapłacić opłaty do $2,800.
kary za złożenie 1099 zwiększają się tym więcej czasu, który mija, gdy 1099 jest należny., Kara zaczyna się od $50, jeśli złożony w ciągu 30 dni po terminie. Wzrasta do $110, jeśli złożysz wniosek po 30 dniach, ale przed 1 sierpnia. Wszystkie 1099s złożone po 1 sierpnia podlegają karze w wysokości $280. Jest to taka sama kara nałożona, jeśli w ogóle nie złożysz wniosku o 1099.
Jeśli zatrudniasz wykonawców lub freelancerów, jesteś odpowiedzialny za pobranie od nich W-9, dzięki czemu możesz podać 1099 dla rocznych podatków. Aby uniknąć kar ze strony urzędu skarbowego, musisz wykazać, że podjęto co najmniej trzy próby uzyskania informacji W-9., Jeśli odbiorca nie dostarczy informacji W-9, podlega on opłacie karnej w wysokości 50 USD za próbę. Kary zaczynają się od $50 dla firmy, która nie zbiera W-9.
co się stanie, jeśli nie dostaniesz puszki od wykonawcy za 1099?
Jeśli Twoja firma nie otrzyma numeru identyfikacji podatkowej (TIN) od kontrahenta, możesz ponieść kary z urzędu skarbowego. Nie tylko musisz zebrać puszkę, ale musisz również wykazać, że zachowujesz prywatność danych.
puszka musi być pobrana przez firmę, jeśli płaci wykonawcy lub freelancerowi więcej niż 600 USD rocznie., Jeśli wykonawca nie dostarczył numeru NIP, ale podał numer ubezpieczenia społecznego, możesz użyć numeru ubezpieczenia społecznego, aby przetworzyć numer 1099. Jeśli jednak nie jesteś w stanie uzyskać numeru NIP lub numeru ubezpieczenia społecznego, powinieneś udokumentować swoje próby na piśmie. Urząd Skarbowy wymaga, żebyś pokazał, że złożyłeś minimum trzy oferty za cynę. Wykonawca lub freelancer podlega opłacie w wysokości 50 USD za próbę, jeśli nie zastosuje się do niej. Jeśli nie jesteś w stanie uzyskać puszki po trzech próbach, IRS wymaga wstrzymania 24% od wszystkich płatności na rzecz Wykonawcy lub freelancera.,
jak wypełnić formularz W-9 i 1099
formularz w-9 i formularz 1099 Oba te formularze są proste do wypełnienia i przedstawiają istotne informacje podatkowe w zorganizowany i zrozumiały sposób.
Jak wypełnić formularz W-9
niezależni wykonawcy mogą wykonać następujące kroki, aby wypełnić formularz w-9:
- w polu 1 wpisz tę samą nazwę, której używasz w zeznaniach podatkowych, która prawdopodobnie jest Twoją nazwą prawną. O ile twoje drugie imię nie pojawi się w zeznaniach podatkowych, wyklucz swoje drugie imię.,
- w rubryce 2 Należy wpisać nazwę firmy lub nazwę podmiotu, jeśli oprócz nazwy prawnej istnieje taka nazwa. Innymi słowy, jeśli jesteś jedynym właścicielem, który prowadzi działalność pod innym nazwiskiem, wpisz to nazwisko w polu 2.
- w polu 3 Zaznacz pole odpowiadające typowi działalności: osoba fizyczna/jednoosobowa lub jednoosobowa LLC, C corporation, s corporation, Spółka Partnerska, trust / estate, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub inna., Jako niezależny wykonawca jesteś osobą fizyczną / wyłącznym właścicielem lub jednoosobową LLC, chyba że wypełniłeś obszerne dokumenty, aby zarejestrować swoją nazwę firmy jako korporacja C lub korporacja S.
- w rubryce 4 wyszczególnisz swoje zwolnienia. W prawie wszystkich przypadkach można pozostawić to pole puste. Rzadkimi wyjątkami od tej zasady są korporacje, które są zwolnione z kopii zapasowych u źródła i płatnicy, którzy są zwolnieni z sprawozdawczości zgodnie z Foreign Account Tax Compliance Act – dwie okoliczności praktycznie niespotykane wśród freelancerów.,
- w rubrykach 5 i 6 wpisz swój adres zgodnie z zaleceniami. Użyj tego samego adresu, co w zeznaniu podatkowym.
- po prawej stronie pól 5 i 6 znajduje się miejsce na podanie nazwiska i adresu osoby lub firmy, która zażądała od Ciebie w-9. Ta przestrzeń jest opcjonalna do wypełnienia, ale może być pomocna w zapamiętywaniu wszystkich klientów, którym dałeś W-9.
- Pole 7, w którym jest napisane ” podaj numer(y) konta tutaj (opcjonalnie)”, można zwykle pozostawić puste, chyba że osoba wnioskująca o w-9 poprosi Cię bezpośrednio o podanie informacji o koncie bankowym w formularzu.,
- Po wypełnieniu tych pól przejdziesz do części I. tutaj, jeśli jesteś freelancerem lub osobą jednoosobową, podasz swój numer ubezpieczenia społecznego. Jeśli prowadzisz firmę, podasz numer identyfikacyjny pracodawcy. Jeśli Twoja firma jest tak Nowa, że nie ma jeszcze EIN, ale ubiegałeś się o nią, powinieneś napisać ” applied for.”
- przejdźmy teraz do części II. przeczytaj cztery dostarczone oświadczenia i zaświadcz, że są prawdziwe. Oświadczenie drugie dotyczy wstrzymania kopii zapasowej, z której jesteś zwolniony, chyba że Urząd Skarbowy skontaktował się z Tobą, aby powiedzieć ci inaczej., Możesz również zignorować oświadczenie 4, chyba że wypełniłeś pole 4. Jeśli możesz potwierdzić, że wszystkie cztery oświadczenia są prawdziwe, podpisz i podaj datę, w przypadku gdy jest to wskazane.
- wypełnij wypełniony formularz z podmiotem, który go zażądał.
w razie potrzeby zapoznaj się z sekcją „instrukcje ogólne” poniżej części II Twojego W-9, aby uzyskać więcej pomocy.,
Jak wypełnić formularz 1099
właściciele firm mogą wykonać następujące kroki, aby wypełnić formularz 1099:
- pamiętaj, że musisz wypełnić pięć kopii formularza 1099: jeden dla IRS, jeden dla Departamentu podatków stanowych, dwa dla odbiorcy 1099 (Niezależny wykonawca) i jeden dla własnych rekordów.
- w dużym polu w lewym górnym rogu wpisz nazwę firmy, adres i numer telefonu.
- w dwóch polach pod polem adresowym wpisz swój puszek i puszek odbiorcy tam, gdzie jest to wskazane.
- poniżej blaszanych pól wpisz nazwisko i adres odbiorcy.,
- podczas dokumentowania dochodów innych niż dochody pracowników wypłacane niezależnemu kontrahentowi, pola” numer konta „i” wymóg zgłoszenia FATCA ” pod adresem odbiorcy prawie zawsze można pozostawić puste. Piąta strona formularza 1099 zawiera szczegółowe informacje o ograniczonych wyjątkach.
- w polu 1 Należy wpisać wszystkie pieniądze zapłacone jako czynsz, z wyjątkiem sytuacji, gdy zostały zapłacone na rzecz korporacji.
- w polu 2 Należy wpisać wszystkie pieniądze zapłacone jako opłaty licencyjne z tytułu własności intelektualnej lub własności ropy naftowej, minerałów lub gazu. Jeśli zapłaciłeś odbiorcy co najmniej 10 USD tantiem, musisz to nagrać.,
- w polu 3 wpisz wszystkie pieniądze wypłacane bezpośrednio niezależnym kontrahentom za ich usługi. W poprzednich latach podatkowych istniała osobna rubryka dla tych płatności; jednak począwszy od 2020 r.w rubryce 3 wpisywane są płatności bezpośrednie na rzecz niezależnych wykonawców. Ta ramka obejmuje również pieniądze wypłacane jako nagrody, zachęty do badań naukowych, odszkodowania za straty moralne lub cokolwiek innego, co nie zostało określone w innych polach.
- pozostawić pole 4 puste, ponieważ nie wstrzymujesz się z podatkami, gdy płacisz niezależnym kontrahentom.
- Jeśli wpłaciłeś wpływy z łodzi rybackiej, wpisz je w polu 5.,
- Ta ramka zawiera płatności, które ubezpieczyciele medyczni i zdrowotni dokonują za pośrednictwem planów ubezpieczeniowych, ale nie obejmuje płatności aptek za leki na receptę.
- zaznacz pole 7 tylko wtedy, gdy podane polecenie jest prawdziwe.
- pola 8-14 nie dotyczą większości przedsiębiorstw. IRS zapewnia dokument wyszczególniający rzadkie przypadki, kiedy mają zastosowanie i jak je wypełnić w razie potrzeby.
- rubryki 15-17 dotyczą tylko firm, które uczestniczą w połączonym federalnym/stanowym programie składania wniosków., Firmy te nie są zobowiązane do wypełniania tych pól, ale robienie tego zgodnie z instrukcjami IRS może być pomocne.
- przed sfinalizowaniem 1099 upewnij się, że korzystasz z formularza za ostatni rok podatkowy. Urząd Skarbowy zmienia formularz 1099 co roku, więc korzystanie z nieaktualnego formularza może przysporzyć ci kłopotów w sezonie podatkowym.
- po sfinalizowaniu formularza złóż odpowiednie kopie w urzędzie skarbowym, państwowym urzędzie podatkowym i odbiorcy. Bezpiecznie przechowuj kopię przeznaczoną dla Twojej firmy.,
Key takeaway: wypełniając oba formularze, idź linia po linii, aby upewnić się, że wykonujesz odpowiednie kroki.
jakie są terminy podatkowe dla formularza 1099?
formularz 1099 jest wypełniany po zakończeniu roku podatkowego. Termin złożenia 1099 formularzy z płatnościami na rzecz osób niebędących pracownikami do urzędu skarbowego i Państwowego organu podatkowego to styczeń. 31 rok po roku podatkowym. Mówiąc prościej, musisz złożyć wszystkie 1099 formularzy, które wskazują płatności dla pracowników niebędących pracownikami za rok podatkowy 2020 do stycznia. 31, 2021. W przypadku innych rodzajów zgłoszonych płatności Termin składania wniosków wynosi 1099 lutego. 28.,
klucz: musisz złożyć formularz 1099 w Urzędzie Skarbowym i urzędach skarbowych do stycznia. 31 następnego roku podatkowego.
jakie są terminy podatkowe dla formularza W-9?
formularz W-9 nie podlega obowiązkowi podatkowemu, ponieważ urząd skarbowy nie zbiera tego formularza. Jednakże, ponieważ pracodawcy muszą złożyć formularz 1099 do stycznia. 31, niezależni wykonawcy, którzy nie dostarczają W-9 po rozpoczęciu pracy z nowym klientem, powinni jak najszybciej złożyć formularz u swoich klientów. Właściciele firm mogą również poprosić o formularz W-9 od wykonawców w razie potrzeby między końcem roku a terminem zgłoszenia 1099.,
mimo braku terminów składania formularzy W-9, niezależni wykonawcy powinni być świadomi kwartalnych terminów podatkowych, które przychodzą z freelancingiem. Ucząc się o formularzu w-9, Możesz również chcieć odświeżyć podstawy rachunkowości na własny rachunek.
nie ma terminu ukończenia W-9. Należy go jednak uzyskać przed złożeniem formularza 1099.