Was ist ein Sachstandsbericht und wie können Sie effektiv verwalten Sie Ihre Fortschritte reporting-Prozess, als die Projekte immer größer und komplexer?
Bei ScrumGenius, einem Tool zur Erleichterung und Automatisierung der Statusberichterstattung und Reduzierung des Kommunikationsaufwands, verstehen wir den Wert eines großartigen Berichtsprozesses.
Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Teams wachsen, nehmen auch Ihre Projekte an Umfang und Komplexität zu., Verschiedene Arten der Berichterstattung, die zuvor ad hoc durchgeführt wurden, müssen systematischer und standardisierter sein, um überschaubar zu sein.
Wenn Sie Manager sind, kann die Verfolgung von Fortschrittsberichten aus immer größeren Projekten per E-Mail schnell überwältigend werden. Wie erhalten Sie aussagekräftige Informationen aus Ihren Fortschrittsberichten? Wie können Sie außerdem Verzögerungen bei der Einreichung von Fortschrittsberichten verhindern, insbesondere wenn Ihr Team verteilt wird?,
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was ein Fortschrittsbericht ist
- Warum ein Fortschrittsbericht wichtig ist
- Best Practices zur Strukturierung von Fortschrittsberichten, von der Verwendung der PPP-Methodik bis zur Festlegung von Fristen
- Fortschrittsberichtsformat und-vorlage
- Warum Sie Ihren Fortschrittsberichtungsprozess automatisieren und standardisieren sollten
Wie Sie lesen, kann die Automatisierung Ihrer Fortschrittsberichte den Zeitaufwand drastisch reduzieren helfen Sie in Meetings dabei, aussagekräftige Antworten zu erhalten und Ihren Berichtsprozess effizienter zu gestalten.
Was Ist ein Fortschrittsbericht?,
Ein Fortschrittsbericht ist ein Dokument, das den Fortschritt Ihres Teams beim Abschluss eines Projekts anzeigt.
Fortschrittsberichte geben entweder einem Vorgesetzten, einem Manager, einem Teamleiter, einem Kollegen oder einem Kunden einen Überblick über:
- Den Status des Projekts
- Die erreichten Meilensteine
- Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters oder Teammitglieds
- Die Probleme verschiedener Teammitglieder
- …,und andere wichtige Faktoren, die den Projektabschluss beeinflussen
Dieser Bericht ist im Wesentlichen ein Projektmanagementmechanismus, um Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird, und um die Beteiligten über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
Wie oft der Fortschrittsbericht eingereicht werden soll (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich usw.) hängt stark vom Umfang und der Komplexität des Projekts ab.
Im Allgemeinen möchten Sie, dass Ihre Fortschrittsberichte aussagekräftige Erkenntnisse liefern., Das Festlegen eines täglichen Berichtszeitplans für ein langfristiges Projekt kann zu Fortschrittsberichten mit Antworten auf Oberflächenebene führen.
Daher möchten Sie möglicherweise einen angemessenen Zeitplan festlegen und eine Fortschrittsberichtsvorlage mit standardisierten Fragen zum Projektfortschritt und zu Schlüsselthemen erstellen.
Wenn Sie diese Fragen im Voraus stellen, werden Ihre Teammitglieder ermutigt, vor der Übermittlung des Berichts gründlicher über ihre Antworten nachzudenken.
Warum ist ein Fortschrittsbericht wichtig?,
Die Bedeutung von Fortschrittsberichten liegt über die Verfolgung und Verwaltung Ihrer verschiedenen Projekte gleichzeitig geschieht. Fortschrittsberichte liefern auch wertvolle Einblicke, wie Ihr Team Projekte effektiver abschließen kann.
Eine gut strukturierte Vorlage für den Fortschrittsbericht gibt dem Projektmanager nicht nur einen Überblick über die laufenden Projekte, sondern ermöglicht es ihm auch, wichtige Probleme zu identifizieren, die sich auf die Produktivität des Teams und den Fortschritt eines Projekts in Richtung Abschluss auswirken.,
Diese Erkenntnisse können dann in eine Wissensdatenbank eingespeist werden, die Best Practices zum Verwalten und Ausführen zukünftiger Projekte enthält.
Mit der ScrumGenius-Fortschrittsberichtsvorlage können Sie die Blocker jedes Teammitglieds effektiv verfolgen. Sie können auch sehen,wie oft diese Blocker den Projektabschluss beeinflussen.
Natürlich hilft auch ein Fortschrittsbericht, die Zusammenarbeit zu fördern. Einfach gesagt, das Wissen über die Aufgaben des anderen hilft, Menschen daran zu hindern, die gleichen Dinge zu tun, und die Redundanz der Aufgaben zu reduzieren.,
Best Practices zum Schreiben eines Fortschrittsberichts
Behandeln Sie einen Fortschrittsbericht wie ein Q&A
Eine einfache Möglichkeit, mit dem Schreiben eines Fortschrittsberichts zu beginnen, besteht darin, das Fortschrittsberichtsformat als Frage-und Antwortblatt zum Fortschritt des Projekts zu behandeln. Sie benötigen Antworten auf den Fortschritt, die Blocker und die nächsten Aufgaben, die zum Projektabschluss führen. Nichts mehr. Nichts weniger.,
Fragen über die Fortschritte, Pläne und Probleme (PPP)
PPP ist eine management-Technik, die für die status-reporting, das sich auf die Projekt-Fortschritte in Richtung Abschluss. Fragen im Zusammenhang mit PPP führen zu spezifischen und aussagekräftigen Antworten anstelle von generischen mit unnötigen Details. Es wird von vielen Leuten bei Skype und Apple verwendet, um nützliche und relevante Projektdaten zu erhalten.
Wie Cleve Gibbon es ausdrückt, ist PPP “ reich an Sachen, wenig Flaum.,“Hier ist, was jedes P bedeutet:
- Fortschritt-Dazu gehören Meilensteine, erreichte Ziele, abgeschlossene Aufgaben und validierte Elemente, die zum Projektabschluss beitragen.
- Pläne-Dazu gehören Dinge zu tun, kurz – und langfristige Ziele und andere Pläne, die den Projektabschluss beeinflussen.
- Probleme – Dies sind Blocker und Probleme, die sich auf den Projektabschluss auswirken.
Jedes P sollte Antworten mit 3-5 Elementen haben. Wenn es Ihrem Team schwer fällt, die Fortschrittsberichte auszufüllen, weil sie zu häufig sind, möchten Sie möglicherweise die Häufigkeit ändern, mit der sie gesendet werden.,
Erlauben Sie einen aussagekräftigen Abschluss des Fortschrittsberichts
Ein oft vernachlässigter Aspekt des Fortschrittsberichtungsprozesses besteht darin, sicherzustellen, dass die erworbenen Informationen von hoher Qualität sind. Zwei Dinge helfen dabei: den richtigen Zeitplan festlegen und spezifische Antworten ermutigen.
Die Festlegung geeigneter Fristen ist der Schlüssel. Personen, die langfristige Projekte durchführen, die ein Jahr oder länger dauern, möchten möglicherweise keine täglichen Fortschrittsberichte einreichen. Ein falscher Zeitplan kann zu unbefriedigenden Antworten führen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie tatsächliche Daten für die Einreichung festlegen., Andernfalls können die Leute sie immer als letzte vorrangige Aufgabe setzen.
Darüber hinaus sollten Sie die Formulierung spezifischer Antworten fördern. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Antworten relevante Metriken anstelle vager Beschreibungen enthalten. Dies hilft Ihnen, den Fortschritt sinnvoller zu verfolgen.
Verwenden Sie Abschnittsüberschriften, um das Lesen und Schreiben zu vereinfachen
Fügen Sie Abschnittsüberschriften in Ihrem Fortschrittsberichtsformat hinzu, um das Schreiben und Lesen des Berichts erheblich zu vereinfachen., Wenn Sie lernen, wie Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, helfen Ihnen die Abschnittsüberschriften dabei, sich auf die Bereitstellung wertvoller Informationen über den Fortschritt an sich zu konzentrieren.
Der Zweck eines Fortschrittsberichts besteht darin, Klarheit über den Fortschritt eines Projekts zu geben und nicht jeden einzelnen Aspekt des aktuellen Projektgeschehens zu beschreiben.
Außerdem wird es dem Projektmanager, der das Projekt liest, leichter fallen, Schlüsselelemente darin zu lesen und sich daran zu erinnern.,
Mit ScrumGenius sind die Fortschrittsberichtsvorlagen so strukturiert, dass jeder Fortschrittsbericht klar definierte Überschriften aufweist.
Verwenden Sie eine einfache und unkomplizierte Sprache
Das Schreiben von Fortschrittsberichten zu lernen bedeutet, ein Fortschrittsberichtsformat mit einer Sprache zu verwenden, die klar und direkt auf den Punkt ist. Es sei denn, Ihr Projekt erfordert, dass Sie Jargon und technische Sprache verwenden, halten Sie Ihre Sätze einfach, unkompliziert und leicht zu verstehen.,
Vorlage für das Fortschrittsberichtsformat Beispiel für die Verwendung von PPP
Mit PPP sollte eine Struktur für das Fortschrittsberichtsformat die folgenden Abschnitte haben:
- Einführung – Dies hilft zu verstehen, um welches Projekt es sich in diesem Bericht handelt. Fragen Sie einfach, woran sie arbeiten, um den Fortschrittsbericht zu starten.
- PPP-Abschnitt-Dies ist der Hauptteil des Fortschrittsberichts und sollte genügend Informationen zum Gesamtstatus des Projekts enthalten., Wie Sie im nächsten Abschnitt lesen werden, können Sie mit ScrumGenius einen Überblick über die im Statusberichtsprozess gemeldeten Ziele und Blocker erhalten, aus denen wichtige Erkenntnisse abgeleitet werden können.
- Noch etwas hinzufügen? – Dieser Abschnitt kann auch ganzheitlichere Kommentare zur Durchführung dieses Projekts enthalten.
So erleichtern Sie Ihren Fortschrittsberichtsprozess durch Automatisierung und Standardisierung
Da Ihre Projekte umfangreicher und komplexer werden, benötigen Sie ein Statusberichtstool wie ScrumGenius, um Ihren Fortschrittsberichtsprozess zu verfolgen und zu verwalten.,
Es kann schnell unüberschaubar werden, sich auf Standardkommunikationstools wie E-Mail zu verlassen und Ihren Teammitgliedern manuell Follow-up zu senden. Nicht nur das, das manuelle Durchsuchen von Fortschrittsberichten kann Zeit in Anspruch nehmen, um aussagekräftigere Arbeiten zu erledigen.
Standardisieren und iterieren Sie Ihre Fortschrittsberichtsvorlage, um aussagekräftige Einblicke zu erhalten
Um Muster zu identifizieren, die sich auf den Projektabschluss und andere wichtige Erkenntnisse zum Projektmanagement auswirken, müssen Sie die Abschnitte/Fragen in Ihren Fortschrittsberichten standardisieren., Dies bedeutet, dass Sie dieselben Fortschrittsberichtsfragen zu einem Projekt senden, die Ihre Teammitglieder beantworten müssen.
Mit Fortschrittsberichtsvorlagen kann Ihr Team immer Antworten innerhalb des PPP-Frameworks erstellen. Außerdem können Sie Ausreißerreaktionen identifizieren, die sich auf den Projektfortschritt auswirken. Mit ScrumGenius können Sie benutzerdefinierte Fortschrittsberichte erstellen oder aus verschiedenen Vorlagen auswählen.
Einige Teammitglieder sind möglicherweise auf Blocker gestoßen, die Sie dringend adressieren müssen., Oder jemand hat vielleicht einen Weg gefunden, seine Aufgaben effizienter zu erledigen. In jedem Fall können dies wichtige Erkenntnisse aus dem Projektmanagement für die zukünftige Referenz sein.
Die Verwendung einer Vorlage erspart Ihnen und Ihrem Team außerdem, zuvor eine Struktur für diese Berichte zu formulieren.
Übermittlung von Fortschrittsberichten automatisieren
Manuelle Check-ins und Follow-ups per E-Mail oder Chat sind nicht nur umständlich, sondern auch langfristig nicht nachhaltig, da Ihre Teams größer und Ihre Projekte komplexer werden.
Setzen Sie Teamarbeit auf Autopilot., Mit ScrumGenius können Sie Ihren gesamten Fortschrittsberichtsprozess automatisieren, indem Sie automatische reguläre Fristen für die Übermittlung von Fortschrittsberichten festlegen.
ScrumGenius ist in alle wichtigen Chat-Plattformen integriert, einschließlich Slack, Microsoft Teams und Cisco Webex Teams. Abhängig von dem Zeitplan, den Sie festgelegt haben, sendet ihnen ein Bot automatisch diese Fragen, die er innerhalb eines Zeitfensters beantworten kann.
Sie können auch die check-in reporting fenster, um verschiedene zeitzonen. Lesen Sie hier mehr darüber., Dies ist besonders wichtig für Global verteilte teams.
Haben Sie einen Überblick, um den Gesamtfortschritt Ihres Teams bei verschiedenen Projekten zu sehen
Wenn Sie einen Überblick über die Fortschrittsberichte haben, können Sie verschiedene Muster identifizieren, die sich auf den Projektabschluss auswirken. ScrumGenius verfügt über ein Dashboard, mit dem Sie sehen können:
- Teilnahme-Wie viele haben den Fortschrittsbericht abgeschlossen?
- Ziele-Wie viele Teilnehmer berichteten über ihre Ziele und Fortschritte.,
- – Blocker – Wie viele Teilnehmer erleben Blocker.
Mit dieser Übersicht können Sie wichtige Erkenntnisse zu den oben genannten Metriken ableiten. Sie können beispielsweise sehen, wie hoch die Teilnahmequoten für die verschiedenen Einreichungsfenster sind, und entsprechend handeln.
Verbringen Sie weniger Zeit in Meetings mit Fortschrittsberichten
Einige Studien legen nahe, dass Führungskräfte bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen., Mit ScrumGenius haben unsere Kunden eine Reduzierung der Besprechungszeiten um bis zu 300% gemeldet (lesen Sie hier die Fallstudie).
Unsere Statusberichte haben wertvolle Informationen geliefert, die Meetings effizienter und fokussierter gemacht haben.
Erstellen Sie eine Wissensbasis für Ihre Projektmanager, Teams und Neueinstellungen
Schließlich können diese Projektmanagement-Erkenntnisse zum Aufbau einer Wissensbasis beitragen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Best Practices für die effektivere Verwaltung und Ausführung zukünftiger Projekte festzulegen.,
Es wird auch eine großartige Ressource für Neueinstellungen sein, um die besten Prozesse für Ihr Unternehmen herauszufinden und wichtige Metriken zu erreichen, die sie erreichen sollen (basierend auf früheren Erfolgen).
Bringen Sie Ihren Fortschrittsbericht auf die nächste Stufe Mit ScrumGenius
Mit einem Fortschrittsbericht erhalten Sie wichtige Informationen zum Projektabschluss. ScrumGenius ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Ihren Fortschrittsberichtsprozess durch Automatisierung und Standardisierung dieser Berichte verbessern können.,
Nach der Aktivierung sendet der ScrumGenius Bot jeden Tag zu einer bestimmten Zeit Erinnerungen an Ihr Team, um deren Fortschrittsberichte auszufüllen.
Wenn Sie Ihren Fortschrittsberichtsprozess effizienter gestalten möchten, probieren Sie ScrumGenius noch heute aus.
Diese Übersicht kann Ihnen helfen, wichtige Erkenntnisse zu den oben genannten Metriken abzuleiten. Sie können beispielsweise sehen, wie hoch die Teilnahmequoten für die verschiedenen Einreichungsfenster sind, und entsprechend handeln.
Verbringen Sie weniger Zeit in Meetings mit Fortschrittsberichten
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