vad är en lägesrapport och hur kan du effektivt hantera din lägesrapporteringsprocess när projekten blir större och mer komplexa?
på ScrumGenius, ett verktyg för att underlätta och automatisera statusrapportering och minska kommunikation overhead, förstår vi värdet av en stor rapporteringsprocess.
När ditt företag och team växer ökar dina projekt också i omfattning och komplexitet., Olika typer av rapportering, som tidigare gjorts ad hoc, måste vara mer systematiska och standardiserade för att vara hanterbara.
om du är chef kan det snabbt bli överväldigande att hålla reda på lägesrapporter från allt större projekt via e-post. Hur kan du få meningsfull information från dina lägesrapporter? Dessutom, hur kan du förhindra förseningar i framstegsrapport inlämning, särskilt när ditt team distribueras?,
i den här artikeln får du lära dig:
- vad en lägesrapport är
- Varför en lägesrapport är viktig
- bästa praxis för att strukturera lägesrapporter, från att använda PPP-metoden för att ställa in tidsfrister
- lägesrapport format och Mall
- Varför du bör automatisera och standardisera din lägesrapporteringsprocess
När du kommer att läsa, kan automatisera dina lägesrapporter drastiskt minska den tid som spenderas i möten, hjälpa dig att få meningsfulla svar, och göra din rapporteringsprocess mycket effektivare.
Vad är en lägesrapport?,
en lägesrapport är ett dokument som visar de framsteg som ditt team gör för att slutföra ett projekt.
Lägesrapporter ger en översikt till antingen en handledare, en chef, en teamledare, en kollega eller en klient på:
- projektets status
- milstolparna uppnåddes
- ansvar för varje anställd eller teammedlem
- de problem som olika teammedlemmar står inför
- …,och andra viktiga faktorer som påverkar projektets slutförande
denna rapport är i huvudsak en projektledningsmekanism för att förhindra problem innan de inträffar, för att säkerställa att projektet kommer att slutföras i tid och för att hålla de inblandade informerade om projektets framsteg.
hur ofta lägesrapporten ska lämnas in (t.ex. dagligen, veckovis, månadsvis, etc.) kommer i hög grad att bero på projektets omfattning och komplexitet.
i allmänhet vill du att dina lägesrapporter ska ge meningsfulla insikter., Att ställa in ett dagligt rapporteringsschema för ett långsiktigt projekt kan leda till lägesrapporter med svar på ytnivå.
därför kanske du vill ange ett rimligt schema och ge en mall för lägesrapport med standardiserade frågor om projektets framsteg och nyckelfrågor.
att ge dessa frågor i förväg kommer att uppmuntra dina teammedlemmar att tänka på sina svar mer noggrant innan de lämnar in rapporten.
Varför är en lägesrapport viktig?,
vikten av lägesrapporter ligger utanför att hålla reda på och hantera dina olika projekt som händer samtidigt. Lägesrapporter ger också värdefulla insikter om hur ditt team kan avsluta projekt mer effektivt.
bortsett från att ge en översikt över de projekt som äger rum, en välstrukturerad lägesrapport mall också tillåter projektledaren att identifiera viktiga frågor som påverkar lagets produktivitet och ett projekt framsteg mot slutförande.,
dessa insikter kan sedan matas in i en kunskapsbas, som innehåller bästa praxis om hur man hanterar och utför framtida projekt.
med scrumgenius progress report-mall kan du effektivt spåra varje gruppmedlems blockerare. Du kan också se hur ofta de rapporterar dessa blockerare som påverkar projektets slutförande.
naturligtvis bidrar en lägesrapport också till att främja samarbete. Enkelt uttryckt, att veta om varandras uppgifter hjälper till att förhindra människor från att göra samma saker och minska uppgiften redundans.,
bästa praxis för hur man skriver en lägesrapport
behandla en lägesrapport som en Q&a
ett enkelt sätt att börja lära sig att skriva en lägesrapport är genom att behandla lägesrapporten som en fråga och svarsblad på projektets framsteg. Du behöver svar på framsteg, blockerare och nästa uppgifter att göra som leder till slutförandet av projektet. Inget mer. Inget mindre.,
inkludera frågor om framsteg, planer och problem (PPP)
PPP är en hanteringsteknik för statusrapportering som fokuserar på projektets framsteg mot slutförande. Frågor relaterade till PPP leder till specifika och meningsfulla svar, istället för generiska med onödiga detaljer. Det används av många människor på Skype och Apple för att få användbara och relevanta projektfakta.
som Cleve Gibbon uttrycker det, är PPP ”rik på saker, låg i fluff.,”Här är vad varje P betyder:
- framsteg – dessa inkluderar milstolpar, uppnådda mål, färdiga uppgifter och validerade objekt som bidrar till projektets slutförande.
- planer – dessa inkluderar saker att göra, kort – och långsiktiga mål och andra planer som påverkar projektets slutförande.
- problem – det här är blockerare och problem som påverkar projektets slutförande.
varje P ska ha svar med 3-5 objekt. Om ditt team har svårt att fylla i lägesrapporterna eftersom de är för frekventa, kanske du vill ändra frekvensen de skickas in.,
tillåta meningsfullt slutförande av lägesrapporten
en ofta försummad aspekt av lägesrapporteringsprocessen är att se till att den information som förvärvats är av hög kvalitet. Två saker bidrar till att uppnå detta: att ställa in rätt schema och uppmuntra specifika svar.
det är viktigt att fastställa lämpliga tidsfrister. Människor som gör långsiktiga projekt som varar i ett år eller mer kanske inte vill lämna in dagliga lägesrapporter. Ett felaktigt schema kan leda till otillfredsställande svar. Med det sagt, se till att du anger faktiska datum för inlämning., Annars kan människor alltid sätta dem som en sista prioriterad uppgift.
dessutom bör du uppmuntra formulera specifika svar. Till exempel kan detta betona för svar att inkludera relevanta mätvärden, istället för vaga beskrivningar. Detta hjälper dig att spåra framsteg mer meningsfullt.
använd avsnitt rubriker för att göra läsning och skrivning enklare
Lägg till avsnitt rubriker i din lägesrapport format för att göra processen att skriva och läsa rapporten mycket enklare., När du lär dig att skriva en lägesrapport, avsnitt rubriker hjälper dig att fokusera på att ge värdefull information om framsteg, i sig.
syftet med en lägesrapport är att ge klarhet om hur ett projekt fortskrider, inte att beskriva varje enskild aspekt om vad som för närvarande händer i projektet.
plus, projektledaren som läser projektet kommer att ha en enklare tid att läsa och komma ihåg nyckelelement i den.,
med ScrumGenius är mallarna för lägesrapporter strukturerade på ett sådant sätt att varje lägesrapport har tydligt definierade rubriker.
använd enkelt och okomplicerat språk
att lära sig skriva lägesrapporter innebär att man använder ett lägesrapporteringsformat med ett språk som är tydligt och rakt på sak. Om inte ditt projekt kräver att du använder jargong och tekniskt språk, Håll dina meningar enkla, enkla och lätta att förstå., PPP
med hjälp av PPP bör en lägesrapporteringsformatstruktur ha följande avsnitt:
- Inledning – Detta hjälper till att förstå vilket projekt den här rapporten handlar om. Fråga bara vad de arbetar med för att starta lägesrapporten.
- PPP avsnitt – detta är huvuddelen av lägesrapporten, och det bör ge tillräckligt med information om den övergripande statusen för projektet., Som du kommer att läsa i nästa avsnitt, ScrumGenius kan du få en översikt över de mål och blockerare som rapporterats i statusrapporteringsprocessen att härleda viktiga insikter från.
- något annat att lägga till? – Det här avsnittet kan också ge mer holistiska kommentarer om hur detta projekt görs.
hur du underlättar din Framstegsrapportering genom automatisering och standardisering
När dina projekt blir större i omfattning och komplexitet behöver du ett statusrapporteringsverktyg som ScrumGenius för att spåra och hantera din framstegsrapporteringsprocess.,
att förlita sig på standardkommunikationsverktyg som e-post och manuellt skicka dina teammedlemmar uppföljning kan snabbt bli ohanterligt. Inte bara det, manuellt siktning genom Lägesrapporter kan ta tid från att få mer meningsfullt arbete gjort.
Standardisera och iterera på din progress rapportmall för att få meningsfulla insikter
för att identifiera mönster som påverkar projektkomplettering och andra viktiga projekthanteringsinsikter måste du standardisera avsnitten/frågorna i dina lägesrapporter., Detta innebär att skicka ut samma lägesrapport frågor om ett projekt för dina gruppmedlemmar att svara.
att ha lägesrapporteringsmallar innebär att ditt team alltid kan ge svar inom ramen för PPP. Det låter dig också identifiera avvikande svar som påverkar projektets framsteg. Med ScrumGenius kan du skapa egna lägesrapporter eller välja mellan olika mallar.
vissa gruppmedlemmar kan ha stött på blockerare som du snabbt måste ta itu med., Eller någon kanske har hittat ett sätt att mer effektivt avsluta sina uppgifter. Hur som helst, dessa kan vara viktiga Projektledning insikter för framtida referens.
Plus, med hjälp av en mall sparar du och ditt team tidigare spenderat på att formulera en struktur för dessa rapporter.
automatisera inlämning av framstegsrapportering
manuell kontroll och uppföljning via e-post eller chatt är inte bara besvärligt, men det är inte heller hållbart på lång sikt när dina lag blir större och dina projekt mer komplexa.
Ställ in lagarbete på autopilot., Med ScrumGenius kan du automatisera hela din framstegsrapporteringsprocess genom att ställa in automatiska regelbundna tidsfrister för inlämning av framstegsrapporter.
ScrumGenius är integrerat med alla stora chattplattformar, inklusive Slack, Microsoft-lag och Cisco Webex-lag. Beroende på schemat du har angett dem, en bot kommer automatiskt att skicka dem dessa frågor för människor att svara inom ett tidsfönster.
Du kan också ställa in check-in rapporteringsfönstret för att tillgodose olika tidszoner. Läs mer om detta här., Detta är särskilt viktigt för globalt distribuerade lag.
har en översikt för att se lagets övergripande framsteg på olika projekt
genom att ha en översikt över lägesrapporterna kan du identifiera olika mönster som påverkar projektets slutförande. ScrumGenius har en instrumentpanel som låter dig se:
- deltagande – hur många avslutade lägesrapporten.
- mål – hur många deltagare rapporterade sina mål och framsteg.,
- blockerare – hur många deltagare upplever blockerare.
den här översikten kan hjälpa dig att härleda viktiga insikter om de ovannämnda mätvärdena. Du kan till exempel se vad deltagarräntorna är för de olika inlämningsfönstren och agera i enlighet med detta.
spendera mindre tid i möten med hjälp av lägesrapporter
vissa studier tyder på att Chefer spenderar upp till 23 timmar per vecka i möten., Med ScrumGenius har våra kunder rapporterat en minskning av mötestider med upp till 300% (läs fallstudien här).
våra statusrapporter har gett värdefull information som har hjälpt möten att bli mer effektiva och fokuserade.
skapa en kunskapsbas för dina projektledare, team och nya anställningar
slutligen kan dessa projektledningsinsikter bidra till att bygga en kunskapsbas. Detta är ett utmärkt sätt att skapa bästa praxis om hur man hanterar och genomför framtida projekt mer effektivt.,
det kommer också att vara en stor resurs för nya hyr för att räkna ut de bästa processerna för ditt företag och hur man uppnår viktiga mätvärden som de ska träffa (baserat på tidigare framgångar).
ta din Lägesrapporteringsprocess till nästa nivå med ScrumGenius
med en lägesrapport kan du få viktig information om slutförandet av projektet. ScrumGenius är ett enkelt, men ändå kraftfullt verktyg som kan förbättra din framstegsrapporteringsprocess genom att automatisera och standardisera dessa rapporter.,
När ScrumGenius bot har aktiverats skickar den påminnelser till ditt team vid en viss tidpunkt varje dag för att fylla i sina lägesrapporter.
om du vill göra din framstegsrapporteringsprocess mer effektiv, prova ScrumGenius idag.
den här översikten kan hjälpa dig att härleda viktiga insikter om de ovan nämnda mätvärdena. Du kan till exempel se vad deltagarräntorna är för de olika inlämningsfönstren och agera i enlighet med detta.
spendera mindre tid i möten med hjälp av lägesrapporter
vissa studier tyder på att Chefer spenderar upp till 23 timmar per vecka i möten., Med ScrumGenius har våra kunder rapporterat en minskning av mötestider med upp till 300% (läs fallstudien här).
våra statusrapporter har gett värdefull information som har hjälpt möten att bli mer effektiva och fokuserade.
skapa en kunskapsbas för dina projektledare, team och nya anställningar
slutligen kan dessa projektledningsinsikter bidra till att bygga en kunskapsbas. Detta är ett utmärkt sätt att skapa bästa praxis om hur man hanterar och genomför framtida projekt mer effektivt.,
det kommer också att vara en stor resurs för nya hyr för att räkna ut de bästa processerna för ditt företag och hur man uppnår viktiga mätvärden som de ska träffa (baserat på tidigare framgångar).
ta din Lägesrapporteringsprocess till nästa nivå med ScrumGenius
med en lägesrapport kan du få viktig information om slutförandet av projektet. ScrumGenius är ett enkelt, men ändå kraftfullt verktyg som kan förbättra din framstegsrapporteringsprocess genom att automatisera och standardisera dessa rapporter.,
När ScrumGenius bot har aktiverats skickar den påminnelser till ditt team vid en viss tidpunkt varje dag för att fylla i sina lägesrapporter.
om du vill göra din framstegsrapporteringsprocess mer effektiv, prova ScrumGenius idag.