ce este un raport de progres și cum vă puteți gestiona eficient procesul de raportare a progresului pe măsură ce proiectele devin mai mari și mai complexe?la ScrumGenius, un instrument pentru a facilita și automatiza raportarea stării și pentru a reduce cheltuielile de comunicare, înțelegem valoarea unui proces de raportare excelent.pe măsură ce compania și echipele dvs. cresc, proiectele dvs. cresc, de asemenea, ca domeniu de aplicare și complexitate., Diferitele tipuri de raportare, efectuate anterior ad-hoc, trebuie să fie mai sistematice și standardizate pentru a fi gestionabile.dacă sunteți manager, urmărirea rapoartelor de progres de la proiecte din ce în ce mai mari prin e-mail poate deveni rapid copleșitoare. Cum puteți obține informații semnificative din rapoartele de progres? Mai mult, cum puteți preveni întârzierile în trimiterea rapoartelor de progres, în special atunci când echipa dvs. este distribuită?,
În acest articol, veți învăța:
- Ce este un raport de progres este
- de Ce un raport de progres este important
- cele mai Bune practici privind structurarea rapoartelor de progres, la utilizarea PPP metodologia pentru stabilirea termenelor
- raport de Progres format și template
- de Ce ar trebui să automatizeze și să standardizeze progresul procesului de raportare
după Cum veți citi, automatizarea rapoartelor de progres poate reduce drastic timpul petrecut în ședințe, a vă ajuta să obțineți răspunsuri semnificative, și de a face procesul de raportare mult mai eficient.
ce este un raport de progres?,
un raport de progres este un document care arată progresul pe care echipa dvs. îl face către finalizarea unui proiect.
rapoartele de progres oferă o imagine de ansamblu unui supervizor, unui manager, unui lider de echipă, unui coleg sau unui client cu privire la:
- starea proiectului
- reperele realizate
- responsabilitățile fiecărui angajat sau membru al echipei
- problemele cu care se confruntă diverși membri ai echipei
- …,acest raport este în esență un mecanism de management de proiect pentru a preveni problemele înainte ca acestea să se întâmple, pentru a se asigura că proiectul va fi terminat la timp și pentru a-i informa pe cei implicați despre progresul proiectului.
cât de des trebuie prezentat raportul de progres (de exemplu, zilnic, săptămânal, lunar etc.)) va depinde în mare măsură de domeniul de aplicare și complexitatea proiectului.în general, doriți ca rapoartele dvs. de progres să ofere informații semnificative., Stabilirea unui program zilnic de raportare pentru un proiect pe termen lung poate duce la rapoarte de progres cu răspunsuri la nivel de suprafață.prin urmare, poate doriți să setați un program rezonabil și să oferiți un șablon de raport de progres cu întrebări standardizate privind progresul proiectului și problemele cheie.
oferirea acestor întrebări în avans va încuraja membrii echipei să se gândească mai bine la răspunsurile lor înainte de a preda raportul.de ce este Important un raport de progres?,
importanța rapoartelor de progres se află dincolo de urmărirea și gestionarea diferitelor proiecte care se întâmplă simultan. Rapoartele de progres oferă, de asemenea, informații valoroase despre modul în care echipa dvs. poate finaliza mai eficient proiectele.în afară de a oferi o imagine de ansamblu a proiectelor care au loc, un șablon de raport de progres bine structurat permite, de asemenea, managerului de proiect să identifice problemele cheie care afectează productivitatea echipei și progresul unui proiect spre finalizare.,aceste informații pot fi apoi introduse într-o bază de cunoștințe, care conține cele mai bune practici privind gestionarea și executarea proiectelor viitoare.cu șablonul de raport de progres ScrumGenius, puteți urmări eficient blocanții fiecărui membru al echipei. De asemenea, puteți vedea cât de des raportează aceste blocante care afectează finalizarea proiectului.
desigur, un raport de progres, de asemenea, ajută la promovarea colaborare. Mai simplu spus, cunoașterea sarcinilor celuilalt ajută la împiedicarea oamenilor să facă aceleași lucruri și să reducă redundanța sarcinilor.,
cele mai Bune Practici Despre Cum Să Scrie un Raport de Progres
Trata un raport de progres ca un Q&Un
Un mod simplu de a începe a învăța cum să scrie un raport de progres este acela de a trata raportul de progres format ca o pagină de întrebări și răspunsuri privind progresul proiectului. Aveți nevoie de răspunsuri cu privire la progres, blocante și următoarele sarcini pentru a face acest lucru duce la finalizarea proiectului. Nimic mai mult. Nimic mai puțin.,
Include întrebări despre progres, planuri și probleme (PPP)
PPP este o tehnică de management pentru raportarea stării care se concentrează pe progresul proiectului spre finalizare. Întrebările legate de PPP conduc la răspunsuri specifice și semnificative, în loc de cele generice, cu detalii inutile. Este folosit de mulți oameni de la Skype și Apple pentru a obține fapte utile și relevante ale proiectului.după cum spune Cleve Gibbon, PPP este ” bogat în lucruri, scăzut în puf.,”Iată ce înseamnă fiecare P:
- progres-acestea includ repere, obiective atinse, sarcini finalizate și elemente validate care contribuie la finalizarea proiectului.
- planuri-acestea includ lucruri de făcut, obiective pe termen scurt și lung și alte planuri care afectează finalizarea proiectului.
- probleme-acestea sunt blocante și probleme care afectează finalizarea proiectului. fiecare P ar trebui să aibă răspunsuri cu 3-5 elemente. Dacă echipa dvs. are dificultăți în completarea rapoartelor de progres, deoarece acestea sunt prea frecvente, este posibil să doriți să modificați frecvența la care sunt trimise.,
permite finalizarea semnificativă a raportului de progres
un aspect adesea neglijat al procesului de raportare a progresului este asigurarea faptului că informațiile obținute sunt la o calitate înaltă. Două lucruri ajută la realizarea acestui lucru: stabilirea programului potrivit și încurajarea răspunsurilor specifice.
setarea termenelor corespunzătoare este esențială. Este posibil ca persoanele care fac proiecte pe termen lung care durează un an sau mai mult să nu dorească să prezinte rapoarte zilnice de progres. Un program greșit ar putea duce la răspunsuri nesatisfăcătoare. Acestea fiind spuse, asigurați-vă că setați datele reale pentru depunere., În caz contrar, oamenii le pot pune întotdeauna ca o ultimă sarcină prioritară.mai mult decât atât, ar trebui să încurajeze formularea de răspunsuri specifice. De exemplu, acest lucru poate fi subliniat pentru ca răspunsurile să includă valori relevante, în loc de descrieri vagi. Acest lucru vă ajută să urmăriți progresul mai semnificativ.
utilizați titlurile secțiunilor pentru a simplifica citirea și scrierea
adăugați titlurile secțiunilor în formatul raportului de progres pentru a facilita procesul de scriere și citire a raportului., Când învățați cum să scrieți un raport de progres, rubricile secțiunilor vă ajută să vă concentrați pe furnizarea de informații valoroase despre progres, în sine.
scopul unui raport de progres este de a oferi claritate cu privire la progresul unui proiect, nu de a descrie fiecare aspect despre ceea ce se întâmplă în prezent în proiect.în plus, managerul de proiect care citește proiectul va avea un timp mai ușor să citească și să-și amintească elementele cheie din acesta.,
Cu ScrumGenius, raportul de progres template-uri sunt structurate în așa fel încât fiecare raport de progres are clar definite pozițiile.
utilizați un limbaj simplu și direct
învățarea modului de scriere a rapoartelor de progres înseamnă utilizarea unui format de raport de progres cu o limbă clară și directă. Cu excepția cazului în care proiectul dvs. vă cere să utilizați jargonul și limbajul tehnic, păstrați propozițiile simple, simple și ușor de înțeles.,
Raport privind Progresele înregistrate în Format Șablon de Exemplu, Folosind PPP
Utilizarea PPP, un raport privind progresele înregistrate în format structură ar trebui să aibă următoarele secțiuni:
- Introducere – Aceasta vă ajută să înțelegeți ce proiect de acest raport este de aproximativ. Pur și simplu întrebați la ce lucrează pentru a începe raportul de progres. secțiunea PPP-acesta este corpul principal al raportului de progres și ar trebui să ofere suficiente informații despre starea generală a proiectului., După cum veți citi în secțiunea următoare, ScrumGenius vă permite să aveți o imagine de ansamblu asupra obiectivelor și blocantelor raportate în procesul de raportare a stării pentru a obține informații importante.
- altceva de adăugat? – Această secțiune poate oferi, de asemenea, comentarii mai holistice cu privire la modul în care se realizează acest proiect.
Cum de a Facilita Progresul Procesului de Raportare Prin Automatizarea și Standardizarea
Ca proiectele tale devin mai mari în domeniul de aplicare și complexitatea, veți avea nevoie de un statut de instrument de raportare ca ScrumGenius de a urmări și de a gestiona progresul procesului de raportare.,
bazându-se pe Instrumente de comunicare standard, cum ar fi e-mail și trimiterea manuală membrii echipei de urmărire poate deveni rapid imposibil de gestionat. Nu numai că, cernerea manuală a rapoartelor de progres poate dura timp pentru a obține o muncă mai semnificativă.
standardizați și iterați pe șablonul raportului de progres pentru a obține informații semnificative
pentru a identifica tiparele care afectează finalizarea proiectului și alte informații importante despre managementul proiectului, va trebui să standardizați secțiunile / întrebările din rapoartele de progres., Aceasta înseamnă că trimiteți aceleași întrebări privind raportul de progres pe un proiect pentru ca membrii echipei dvs. să răspundă.
având șabloane de raport de progres înseamnă că echipa dvs. poate produce invariabil răspunsuri în cadrul PPP. De asemenea, vă permite să identificați răspunsurile anterioare care afectează progresul proiectului. Cu ScrumGenius, puteți crea rapoarte de progres personalizate sau puteți alege din diverse șabloane.
Unii membri ai echipei ar putea fi executați într-blocante, care trebuie să abordeze de urgență., Sau cineva ar fi putut găsi o modalitate de a-și termina mai eficient sarcinile. Oricum, acestea pot fi perspective importante de management de proiect pentru referințe viitoare.în plus, utilizarea unui șablon vă va salva pe dvs. și echipa dvs. cheltuite anterior pentru formularea unei structuri pentru aceste rapoarte.
automatizarea raportării progresului depunerea
efectuarea manuală a verificărilor și urmăririlor prin e-mail sau chat nu numai că este greoaie, dar nu este sustenabilă pe termen lung, deoarece echipele dvs. cresc și proiectele dvs. sunt mai complexe.
setați lucrul în echipă pe pilot automat., Cu ScrumGenius, puteți automatiza întregul proces de raportare a progresului prin setarea termenelor automate regulate la trimiterea rapoartelor de progres.ScrumGenius este integrat cu toate platformele majore de chat, inclusiv Slack, Microsoft Teams și Cisco WebEx Teams. În funcție de programul pe care l-ați setat, un bot le va trimite automat aceste întrebări pentru ca oamenii să răspundă într-o fereastră de timp.
puteți seta, de asemenea, la check-in de raportare fereastra pentru a satisface diferite zone de timp. Citiți mai multe despre acest lucru aici., Acest lucru este deosebit de important pentru echipele distribuite la nivel global.
Ai o imagine de ansamblu pentru a vedea de echipa ta progresul general pe diverse proiecte
Având o imagine de ansamblu a rapoartelor de progres vă ajută să identificați diferite modele afectează finalizarea proiectului. ScrumGenius are un tablou de bord care vă permite să vedeți:
- participare – câți au finalizat raportul de progres.
- obiective-câți participanți și-au raportat obiectivele și progresul.,
- blocante-câți participanți se confruntă cu blocante.
Acest ansamblu poate ajuta deduce informații importante privind valorile menționate mai sus. De exemplu, puteți vedea care sunt ratele de participare pentru diferitele ferestre de depunere și puteți acționa în consecință.
petreceți mai puțin timp în ședințe folosind rapoarte de progres
unele studii sugerează că directorii petrec până la 23 de ore pe săptămână în ședințe., Cu ScrumGenius, clienții noștri au raportat o reducere a timpilor de întâlnire cu până la 300% (citiți studiul de caz aici).
rapoartele noastre de stare au furnizat informații valoroase care au ajutat întâlnirile să devină mai eficiente și mai concentrate.
creați o bază de cunoștințe pentru managerii de proiect, echipele și noii angajați
În cele din urmă, aceste informații despre managementul de proiect pot contribui la construirea unei baze de cunoștințe. Aceasta este o modalitate foarte bună de a stabili cele mai bune practici cu privire la modul de a gestiona și executa proiecte viitoare mai eficient.,de asemenea, va fi o resursă excelentă pentru noii angajați să descopere cele mai bune procese pentru compania dvs. și cum să obțină valori cheie pe care ar trebui să le atingă (pe baza succeselor din trecut).
duceți procesul de raportare a progresului la nivelul următor cu ScrumGenius
un raport de progres vă permite să obțineți informații importante despre finalizarea proiectului. ScrumGenius este un instrument simplu, dar puternic, care vă poate îmbunătăți procesul de raportare a progresului prin automatizarea și standardizarea acestor rapoarte.,
odată activat, botul ScrumGenius trimite mementouri echipei tale la o anumită oră în fiecare zi pentru a completa rapoartele de progres.dacă vrei să eficientizezi procesul de raportare a progresului, încearcă ScrumGenius astăzi.
această prezentare generală vă poate ajuta să deduceți informații importante despre valorile menționate mai sus. De exemplu, puteți vedea care sunt ratele de participare pentru diferitele ferestre de depunere și puteți acționa în consecință.
petreceți mai puțin timp în întâlniri utilizând rapoarte de progres
unele studii sugerează că directorii petrec până la 23 de ore pe săptămână în întâlniri., Cu ScrumGenius, clienții noștri au raportat o reducere a timpilor de întâlnire cu până la 300% (citiți studiul de caz aici).
rapoartele noastre de stare au furnizat informații valoroase care au ajutat întâlnirile să devină mai eficiente și mai concentrate.
creați o bază de cunoștințe pentru managerii de proiect, echipele și noii angajați
În cele din urmă, aceste informații despre managementul de proiect pot contribui la construirea unei baze de cunoștințe. Aceasta este o modalitate foarte bună de a stabili cele mai bune practici cu privire la modul de a gestiona și executa proiecte viitoare mai eficient.,de asemenea, va fi o resursă excelentă pentru noii angajați să descopere cele mai bune procese pentru compania dvs. și cum să obțină valori cheie pe care ar trebui să le atingă (pe baza succeselor din trecut).
duceți procesul de raportare a progresului la nivelul următor cu ScrumGenius
un raport de progres vă permite să obțineți informații importante despre finalizarea proiectului. ScrumGenius este un instrument simplu, dar puternic, care vă poate îmbunătăți procesul de raportare a progresului prin automatizarea și standardizarea acestor rapoarte.,
odată activat, botul ScrumGenius trimite mementouri echipei tale la o anumită oră în fiecare zi pentru a completa rapoartele de progres.dacă vrei să eficientizezi procesul de raportare a progresului, încearcă ScrumGenius astăzi.