o que é um relatório de progresso e como pode gerir eficazmente o seu processo de relatório de progresso à medida que os projectos se tornam maiores e mais complexos?
em ScrumGenius, uma ferramenta para facilitar e automatizar relatórios de estado e reduzir a sobrecarga de comunicação, entendemos o valor de um grande processo de relato.à medida que a sua empresa e as suas equipas crescem, os seus projectos também aumentam de âmbito e complexidade., Vários tipos de relatórios, anteriormente feitos ad-hoc, precisam ser mais sistemáticos e padronizados para serem gerenciáveis.se você é um gerente, manter o controle dos relatórios de progresso de projetos cada vez maiores através de E-mail pode rapidamente tornar-se esmagadora. Como você pode obter informações significativas de seus relatórios de progresso? Além disso, como você pode evitar atrasos na apresentação de relatórios de progresso, especialmente quando sua equipe é distribuída?,
neste artigo, você vai aprender:
- o Que é um relatório de progresso é
- Por que um relatório de progresso é importante
- as Melhores práticas na estruturação de relatórios de progresso, usando o PPP metodologia para definição de prazos
- relatório de Progresso do formato e modelo
- Por que você deve automatizar e padronizar o seu relatório de progresso do processo
Como você vai ler, automatizar seus relatórios de progresso pode reduzir drasticamente o tempo gasto em reuniões, ajudar você a obter respostas significativas, e tornar o seu processo de comunicação muito mais eficiente. o que é um relatório de progresso?,
um relatório de progresso é um documento que mostra o progresso que sua equipe está fazendo para completar um projeto.os relatórios de progresso dão uma visão geral quer a um supervisor, a um gestor, a um líder de equipa, a um colega ou a um cliente sobre:..,e outros fatores importantes que afetam a conclusão do projeto
Este relatório é, essencialmente, um projeto de mecanismo de gestão para evitar problemas antes que eles aconteçam, para assegurar que o projeto será concluído no tempo, e para manter os envolvidos informados do progresso do projeto.com que frequência deve ser apresentado o relatório de progresso (por exemplo, diário, semanal, mensal, etc.).) dependerá em grande medida do âmbito e da complexidade do projecto.
em geral, você quer que seus relatórios de progresso forneçam insights significativos., A definição de um calendário diário de relatórios para um projecto a longo prazo pode levar a relatórios de progresso com respostas a nível da superfície.
portanto, você pode querer definir um cronograma razoável e dar um modelo de relatório de progresso com perguntas padronizadas sobre o progresso do projeto e questões-chave. dar estas perguntas com antecedência irá encorajar os membros da sua equipa a reflectir melhor sobre as suas respostas antes de entregar o relatório.por que é importante um relatório de progresso?,
a importância dos relatórios de progresso está além de acompanhar e gerenciar seus diferentes projetos acontecendo simultaneamente. Os relatórios de progresso também fornecem informações valiosas sobre como sua equipe pode terminar os projetos de forma mais eficaz.para além de dar uma visão geral dos projectos em curso, um modelo de relatório de progresso bem estruturado também permite ao Gestor de projecto identificar questões-chave que afectam a produtividade da equipa e o progresso de um projecto para a sua conclusão.,
estes insights podem então ser introduzidos numa base de conhecimentos, que contém as melhores práticas sobre como gerir e executar projectos futuros.com o modelo de relatório de progresso de ScrumGenius, você pode rastrear efetivamente os bloqueadores de cada membro da equipe. Você também pode ver quantas vezes eles relatam esses bloqueadores afetando a conclusão do projeto.
De curso, um relatório de progresso também ajuda a fomentar a colaboração. Simplificando, saber sobre as tarefas uns dos outros ajuda a evitar que as pessoas façam as mesmas coisas e reduzir a redundância tarefa.,
as Melhores Práticas Sobre Como Escrever um Relatório de Progresso
Tratar de um relatório de progresso como um P&Um
Uma maneira simples de começar a aprender como escrever um relatório de progresso está tratando o andamento de formato de relatório como uma pergunta e uma folha de respostas sobre o progresso do projeto. Você precisa de respostas sobre o progresso, os bloqueadores e as próximas tarefas para fazer isso levar à conclusão do projeto. Nada mais. Nada menos.,
inclui perguntas sobre o Progresso, Planos e problemas (PPP)
PPP é uma técnica de gestão para o relatório de Estado que se concentra no progresso do projeto para a conclusão. As perguntas relacionadas ao PPP levam a respostas específicas e significativas, em vez de respostas genéricas com detalhes desnecessários. É usado por muitas pessoas no Skype e Apple para obter fatos úteis e relevantes do projeto.
Como Cleve Gibbon coloca, PPP é ” rico em coisas, baixo em fluff.,”Aqui está o que cada P significa:
- progresso-estes incluem Marcos, metas alcançadas, tarefas acabadas e itens validados que contribuem para a conclusão do projeto. planos-estes incluem coisas a fazer, objetivos de curto e longo prazo, e outros planos que afetam a conclusão do projeto. problemas-estes são bloqueadores e questões que afectam a conclusão do projecto.
cada P deve ter respostas com 3-5 itens. Se a sua equipa está a ter dificuldade em preencher os relatórios de progresso porque são muito frequentes, talvez queira alterar a frequência que são apresentados.,
permitir a conclusão significativa do relatório de progresso
um aspecto frequentemente negligenciado do processo de relatório de progresso é garantir que a informação adquirida é de alta qualidade. Duas coisas ajudam a conseguir isso: definir o calendário certo e incentivar respostas específicas.é fundamental estabelecer prazos adequados. Pessoas que fazem projetos de longo prazo que duram por um ano ou mais podem não querer apresentar relatórios de progresso diários. Um calendário errado pode levar a respostas insatisfatórias. Dito isto, certifique-se de que você define as datas reais para a submissão., Caso contrário, as pessoas podem sempre colocá-los como uma última tarefa prioritária.além disso, deve encorajar a formulação de respostas específicas. Por exemplo, isso pode ser enfatizado para que as respostas incluam métricas relevantes, em vez de descrições Vagas. Isto ajuda-o a acompanhar o progresso de forma mais significativa.
Use os cabeçalhos de secção para tornar a leitura e a escrita mais simples
adicione os cabeçalhos de secção no seu formato de relatório de progresso para tornar o processo de escrita e leitura do relatório muito mais fácil., Ao aprender a escrever um relatório de progresso, os títulos de seção ajudam você a se concentrar em fornecer informações valiosas sobre o progresso, por si só.
a finalidade de um relatório de progresso é dar clareza sobre o progresso de um projeto, não para descrever todos os aspectos sobre o que está acontecendo atualmente no projeto.
Mais, o Gestor de projecto que ler o projecto terá um tempo mais fácil de ler e de recordar os elementos-chave nele.,
Com ScrumGenius, o relatório de progresso modelos são estruturados de tal forma que cada relatório de progresso tem claramente definidos títulos.
usar uma linguagem simples e simples
aprender a escrever relatórios de progresso significa usar um formato de relatório de progresso com uma linguagem clara e direta ao ponto. A menos que o seu projecto exija que use jargão e linguagem técnica, mantenha as suas frases simples, directas e fáceis de compreender.,
modelo de relatório de progresso exemplo usando PPP
Usando PPP, uma estrutura de formato de relatório de progresso deve ter as seguintes secções:
- Introdução – Isto ajuda a compreender o projecto que este relatório é sobre. Basta perguntar no que estão a trabalhar para começar o relatório de progresso. secção PPP-este é o principal corpo do relatório de progresso, e deve dar informações suficientes sobre o estado geral do projecto., Como você vai ler na próxima seção, ScrumGenius permite que você tenha uma visão geral dos objetivos e bloqueadores relatados no processo de relatórios de status para derivar insights importantes. mais alguma coisa a acrescentar? – Esta seção também pode fornecer comentários mais holísticos sobre como este projeto está sendo feito.
como facilitar o seu processo de relatórios de progresso através da automação e padronização
À medida que os seus projetos se tornam maiores em âmbito e complexidade, você precisará de uma ferramenta de relatórios de Estado como ScrumGenius para acompanhar e gerenciar o seu processo de relatórios de progresso.,confiar em ferramentas de comunicação padrão como e-mail e enviar manualmente o seguimento dos membros da sua equipa pode tornar-se rapidamente impossível de gerir. Não só isso, a peneiração manual através de relatórios de progresso pode levar tempo de obter um trabalho mais significativo feito.
padronize e iterate no seu modelo de relatório de progresso para obter insights significativos
para identificar padrões que afetam a conclusão do projeto e outros insights importantes de gestão do projeto, você terá que padronizar as seções/questões em seus relatórios de progresso., Isto significa enviar o mesmo relatório de progresso perguntas sobre um projeto para os membros da sua equipe para responder.
ter modelos de relatórios de progresso significa que sua equipe pode invariavelmente produzir respostas dentro do framework PPP. Também lhe permite identificar respostas estranhas que afetam o progresso do projeto. Com ScrumGenius, você pode criar relatórios de progresso personalizados ou escolher entre vários modelos.
Alguns membros da equipe pode ter de executar bloqueadores de que você precisa urgentemente de endereço., Ou alguém pode ter encontrado uma maneira de terminar as suas tarefas de forma mais eficiente. De qualquer forma, estes podem ser insights importantes de gerenciamento de projetos para referência futura.
Plus, usando um modelo irá salvá-lo a si e à sua equipa, que foram anteriormente usados na formulação de uma estrutura para estes relatórios.
automatizar o envio de relatórios de progresso
manualmente fazer check-ins e follow-ups via email ou chat não é apenas complicado, mas também não é sustentável a longo prazo, à medida que as suas equipas crescem e os seus projectos são mais complexos.
definir o trabalho de equipa em piloto automático., Com ScrumGenius, você pode automatizar todo o seu processo de relatórios de progresso, definindo automaticamente prazos regulares para a apresentação de relatórios de progresso.
ScrumGenius está integrado com todas as principais plataformas de chat, incluindo Slack, Microsoft Teams e Cisco Webex Teams. Dependendo da programação que você definiu, um bot irá automaticamente enviar-lhes estas perguntas para as pessoas responderem dentro de uma janela de tempo.
Pode também definir a janela de verificação para atender a diferentes fusos horários. Leia mais sobre isso aqui., Isto é especialmente importante para as equipas distribuídas globalmente.
Ter uma visão geral para ver o seu time do progresso geral em vários projectos
Tendo uma visão geral de relatórios de progresso ajuda a identificar vários padrões que afetam a conclusão do projeto. ScrumGenius tem um painel que lhe permite ver:
- participação-quantos completaram o relatório de progresso. objectivos-quantos participantes comunicaram os seus objectivos e progressos., Bloqueadores-quantos participantes têm bloqueadores.
Esta visão pode ajudar você a deduzir informações importantes sobre o referido métricas. Por exemplo, você pode ver quais são as taxas de participação para as várias janelas de submissão e agir em conformidade. alguns estudos sugerem que os executivos passam até 23 horas por semana em reuniões., Com ScrumGenius, nossos clientes relataram uma redução de até 300% no tempo de reunião (leia o estudo de caso aqui).os nossos relatórios de Estado forneceram informações valiosas que ajudaram as reuniões a tornarem-se mais eficientes e focadas.
crie uma base de conhecimentos para os seus gestores de projectos, equipas e novas contratações
finalmente, estes conhecimentos de gestão de projectos podem contribuir para a construção de uma base de conhecimentos. Esta é uma ótima maneira de configurar as melhores práticas sobre como gerir e executar projetos futuros de forma mais eficaz.,
também será um grande recurso para novas contratações para descobrir os melhores processos para a sua empresa e como alcançar métricas chave que eles devem atingir (com base em sucessos passados).
leve o seu processo de relatórios de progresso para o próximo nível com ScrumGenius
um relatório de progresso permite-lhe obter informações importantes sobre a conclusão do projecto. ScrumGenius é uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode melhorar o seu processo de relatórios de progresso através da automatização e padronização desses relatórios.,uma vez activado, o Robot ScrumGenius envia chamadas de atenção para a sua equipa a uma hora específica todos os dias para preencher os seus relatórios de progresso.se quiser tornar o seu processo de relatórios de progresso mais eficiente, Experimente o ScrumGenius hoje.
esta visão geral pode ajudá-lo a deduzir insights importantes sobre as métricas acima mencionadas. Por exemplo, você pode ver quais são as taxas de participação para as várias janelas de submissão e agir em conformidade. alguns estudos sugerem que os executivos passam até 23 horas por semana em reuniões., Com ScrumGenius, nossos clientes relataram uma redução de até 300% no tempo de reunião (leia o estudo de caso aqui).os nossos relatórios de Estado forneceram informações valiosas que ajudaram as reuniões a tornarem-se mais eficientes e focadas.
crie uma base de conhecimentos para os seus gestores de projectos, equipas e novas contratações
finalmente, estes conhecimentos de gestão de projectos podem contribuir para a construção de uma base de conhecimentos. Esta é uma ótima maneira de configurar as melhores práticas sobre como gerir e executar projetos futuros de forma mais eficaz.,
também será um grande recurso para novas contratações para descobrir os melhores processos para a sua empresa e como alcançar métricas chave que eles devem atingir (com base em sucessos passados).
leve o seu processo de relatórios de progresso para o próximo nível com ScrumGenius
um relatório de progresso permite-lhe obter informações importantes sobre a conclusão do projecto. ScrumGenius é uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode melhorar o seu processo de relatórios de progresso através da automatização e padronização desses relatórios.,uma vez activado, o Robot ScrumGenius envia chamadas de atenção para a sua equipa a uma hora específica todos os dias para preencher os seus relatórios de progresso.se quiser tornar o seu processo de relatórios de progresso mais eficiente, Experimente o ScrumGenius hoje.