Co to jest raport postępów i jak skutecznie zarządzać procesem raportowania postępów w miarę jak projekty stają się większe i bardziej złożone?
w ScrumGenius, narzędziu ułatwiającym i automatyzującym raportowanie statusu i zmniejszającym koszty komunikacji, rozumiemy wartość doskonałego procesu raportowania.
wraz z rozwojem Twojej firmy i zespołów, Twoje projekty również zwiększają zakres i złożoność., Różne rodzaje sprawozdawczości, wcześniej sporządzane ad hoc, muszą być bardziej systematyczne i ustandaryzowane, aby można było nimi zarządzać.
Jeśli jesteś menedżerem, śledzenie raportów o postępach z coraz większych projektów za pośrednictwem poczty e-mail może szybko stać się przytłaczające. W jaki sposób można uzyskać znaczące informacje z raportów o postępach? Co więcej, jak można zapobiec opóźnieniom w przesyłaniu raportów z postępów, zwłaszcza gdy twój zespół jest rozproszony?,
w tym artykule dowiesz się:
- co to jest raport z postępów
- dlaczego raport z postępów jest ważny
- najlepsze praktyki dotyczące strukturyzowania raportów z postępów
- format i szablon raportu z postępów
- dlaczego powinieneś zautomatyzować i ustandaryzować proces raportowania postępów
jak przeczytasz, automatyzacja raportów z postępów może drastycznie zredukować czas spędzany w trakcie procesu raportowania.spotkania, pomagają uzyskać sensowne odpowiedzi i znacznie usprawniają proces raportowania.
Co To jest sprawozdanie z postępu prac?,
raport z postępów jest dokumentem, który pokazuje postępy Twojego zespołu w realizacji projektu.
raporty z postępów dają przegląd przełożonemu, menedżerowi, kierownikowi zespołu, koledze lub klientowi na temat:
- status projektu
- osiągnięte kamienie milowe
- obowiązki każdego pracownika lub członka zespołu
- problemy napotykane przez różnych członków zespołu
- …,i inne ważne czynniki, które wpływają na ukończenie projektu
niniejszy raport jest zasadniczo mechanizmem zarządzania projektem, aby zapobiec problemom, zanim się pojawią, aby zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas i aby osoby zaangażowane informowały o postępach projektu.
jak często należy składać sprawozdanie z postępu prac (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne itp.) będzie w dużym stopniu zależeć od zakresu i złożoności projektu.
ogólnie rzecz biorąc, chcesz, aby Twoje raporty z postępów dostarczały miarodajnych informacji., Ustalenie dziennego harmonogramu raportowania dla długoterminowego projektu może prowadzić do Raportów z postępów z odpowiedziami powierzchniowymi.
dlatego możesz ustawić rozsądny harmonogram i podać szablon raportu postępu ze znormalizowanymi pytaniami dotyczącymi postępów w projekcie i kluczowych kwestii.
podanie tych pytań z wyprzedzeniem zachęci członków Twojego zespołu do dokładniejszego przemyślenia swoich odpowiedzi przed przekazaniem raportu.
dlaczego sprawozdanie z postępów jest ważne?,
znaczenie raportów z postępów nie polega na śledzeniu i zarządzaniu różnymi projektami odbywającymi się jednocześnie. Raporty z postępów dostarczają również cennych informacji na temat tego, w jaki sposób twój zespół może skuteczniej realizować projekty.
oprócz przeglądu realizowanych projektów, dobrze zorganizowany szablon raportu postępu pozwala również kierownikowi projektu zidentyfikować kluczowe kwestie wpływające na produktywność zespołu i postęp projektu w kierunku realizacji.,
te spostrzeżenia mogą być następnie przekazane do bazy wiedzy, która zawiera najlepsze praktyki dotyczące zarządzania i realizacji przyszłych projektów.
dzięki szablonowi raportu postępów w ScrumGenius możesz skutecznie śledzić blokery każdego członka zespołu. Możesz również zobaczyć, jak często zgłaszają te blokery wpływające na zakończenie projektu.
oczywiście raport postępów pomaga również wspierać współpracę. Mówiąc najprościej, wiedza o zadaniach innych osób pomaga zapobiegać robieniu tych samych rzeczy i zmniejszać redundancję zadań.,
najlepsze praktyki dotyczące pisania raportu z postępu prac
traktuj raport z postępu prac jak Q&A
prosty sposób na rozpoczęcie nauki pisania raportu z postępu prac polega na traktowaniu formatu raportu z postępu prac jako arkusza pytań i odpowiedzi dotyczących postępów w projekcie. Potrzebujesz odpowiedzi na temat postępów, blokerów i kolejnych zadań, które prowadzą do zakończenia projektu. Nic więcej. Nie mniej.,
zawierają pytania na temat postępu, planów i problemów (PPP)
PPP jest techniką zarządzania raportowania stanu, który koncentruje się na postępie projektu w kierunku zakończenia. Pytania związane z PPP prowadzą do konkretnych i sensownych odpowiedzi, zamiast ogólnych z niepotrzebnymi szczegółami. Jest używany przez wiele osób w Skype i Apple, aby uzyskać przydatne i istotne fakty dotyczące projektu.
Jak to ujął Cleve Gibbon, PPP jest „bogate w rzeczy, niskie w puch.,”Oto, co oznacza każde P:
- postęp – obejmują one kamienie milowe, osiągnięte cele, ukończone zadania i zatwierdzone elementy, które przyczyniają się do ukończenia projektu.
- plany-obejmują rzeczy do zrobienia, krótko – i długoterminowe cele i inne plany, które wpływają na zakończenie projektu.
- problemy – są to blokery i problemy wpływające na ukończenie projektu.
każde P powinno mieć odpowiedzi zawierające 3-5 pozycji. Jeśli twój zespół ma trudności z wypełnianiem raportów z postępów, ponieważ są one zbyt częste, możesz zmienić częstotliwość ich przesyłania.,
Umożliwienie sensownego ukończenia sprawozdania z postępów
często zaniedbywanym aspektem procesu raportowania postępów jest zapewnienie wysokiej jakości uzyskanych informacji. Pomagają w tym dwie rzeczy: ustalenie odpowiedniego harmonogramu i zachęcanie do konkretnych odpowiedzi.
ustawienie odpowiednich terminów jest kluczowe. Osoby wykonujące projekty długoterminowe, które trwają przez rok lub dłużej, mogą nie chcieć składać codziennych raportów z postępów. Niewłaściwy harmonogram może prowadzić do niezadowalających odpowiedzi. To powiedziawszy, upewnij się, że ustawiłeś rzeczywiste daty składania., W przeciwnym razie ludzie zawsze mogą umieścić je jako ostatnie zadanie priorytetowe.
ponadto zachęcamy do formułowania konkretnych odpowiedzi. Na przykład może to być podkreślenie, aby odpowiedzi zawierały odpowiednie metryki, zamiast niejasnych opisów. Pomaga to w bardziej znaczącym śledzeniu postępów.
użyj nagłówków sekcji, aby ułatwić czytanie i pisanie
Dodaj nagłówki sekcji w formacie raportu postępu, aby znacznie ułatwić proces pisania i czytania raportu., Podczas nauki pisania raportu z postępów, nagłówki sekcji pomagają skupić się na dostarczaniu cennych informacji o postępach, samo w sobie.
celem raportu z postępu prac jest wyjaśnienie postępów w projekcie, a nie opisywanie każdego aspektu tego, co obecnie dzieje się w projekcie.
Plus, kierownik projektu czytający projekt będzie miał łatwiejszy czas czytania i zapamiętywania kluczowych elementów w nim.,
w ScrumGenius szablony raportów z postępów są skonstruowane w taki sposób, że każdy raport z postępów ma jasno zdefiniowane nagłówki.
Użyj prostego i prostego języka
Nauka pisania raportów z postępów oznacza korzystanie z formatu raportu z postępów w języku, który jest jasny i prosty do rzeczy. O ile twój projekt nie wymaga użycia żargonu i języka technicznego, trzymaj swoje zdania proste, proste i łatwe do zrozumienia.,
szablon formatu raportu postępu przykład przy użyciu PPP
przy użyciu PPP struktura formatu raportu postępu powinna mieć następujące sekcje:
- wprowadzenie – pomaga to zrozumieć, o jakim projekcie chodzi ten raport. Po prostu zapytaj, nad czym pracują, aby rozpocząć raport z postępów.
- sekcja PPP – jest to główna część sprawozdania z postępu prac i powinna zawierać wystarczającą ilość informacji na temat ogólnego stanu projektu., Jak przeczytasz w następnej sekcji, ScrumGenius umożliwia przegląd celów i blokerów zgłaszanych w procesie raportowania statusu, aby uzyskać ważne informacje.
- coś jeszcze do dodania? – Ta sekcja może również zawierać bardziej całościowe komentarze na temat tego, jak ten projekt jest wykonywany.
jak ułatwić proces raportowania postępów poprzez automatyzację i standaryzację
ponieważ zakres i złożoność projektów staje się większa, będziesz potrzebować narzędzia do raportowania stanu, takiego jak ScrumGenius, aby śledzić i zarządzać procesem raportowania postępów.,
poleganie na standardowych narzędziach komunikacyjnych, takich jak e-mail i ręczne wysyłanie obserwacji członków zespołu, może szybko stać się niewykonalne. Co więcej, ręczne przeszukiwanie raportów z postępów może zająć trochę czasu od wykonania bardziej znaczącej pracy.
Standaryzuj i powtarzaj szablon raportu o postępach, aby uzyskać znaczące informacje
aby zidentyfikować wzorce wpływające na ukończenie projektu i inne ważne informacje dotyczące zarządzania projektem, musisz ujednolicić sekcje / pytania w raportach o postępach., Oznacza to wysyłanie tych samych pytań z raportu postępów w projekcie, na które członkowie Twojego zespołu mogą odpowiedzieć.
posiadanie szablonów raportów z postępów oznacza, że twój zespół może zawsze tworzyć odpowiedzi w ramach PPP. Pozwala również zidentyfikować bardziej oddalone odpowiedzi wpływające na postęp projektu. Dzięki ScrumGenius możesz tworzyć niestandardowe raporty postępu lub wybierać spośród różnych szablonów.
niektórzy członkowie zespołu mogą napotkać blokery, które musisz pilnie rozwiązać., Albo ktoś mógł znaleźć sposób, aby efektywniej wykonywać swoje zadania. Tak czy inaczej, mogą to być ważne spostrzeżenia dotyczące zarządzania projektami do wykorzystania w przyszłości.
poza tym Korzystanie z szablonu pozwoli zaoszczędzić Tobie i Twojemu zespołowi czas na formułowanie struktury dla tych raportów.
automatyzuj przesyłanie raportów o postępach
ręczne Przeprowadzanie odpraw i obserwacji za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu jest nie tylko uciążliwe, ale także nie jest trwałe w dłuższej perspektywie, ponieważ Twoje zespoły rozrastają się, a twoje projekty stają się bardziej złożone.
Ustaw pracę zespołową na autopilocie., Dzięki ScrumGenius możesz zautomatyzować cały proces raportowania postępów, ustawiając automatyczne regularne terminy przesyłania raportów z postępów.
ScrumGenius jest zintegrowany ze wszystkimi głównymi platformami czatu, w tym Slack, Microsoft Teams i Cisco Webex Teams. W zależności od ustalonego harmonogramu, bot automatycznie wyśle im te pytania, na które ludzie odpowiedzą w określonym czasie.
Możesz również ustawić okno raportowania odprawy, aby odpowiadało różnym strefom czasowym. Przeczytaj więcej na ten temat tutaj., Jest to szczególnie ważne dla zespołów rozproszonych globalnie.
masz przegląd, aby zobaczyć ogólny postęp Twojego zespołu w różnych projektach
mając przegląd raportów postępu pomaga zidentyfikować różne wzorce wpływające na zakończenie projektu. ScrumGenius ma pulpit nawigacyjny, który pozwala zobaczyć:
- udział – ile ukończyło raport postępów.
- cele – ilu uczestników zgłosiło swoje cele i postępy.,
- blokery-ilu uczestników doświadcza blokerów.
ten przegląd może pomóc wydedukować ważne spostrzeżenia na temat wyżej wymienionych wskaźników. Na przykład możesz zobaczyć, jakie są stawki uczestnictwa w różnych oknach składania wniosków i odpowiednio zareagować.
spędzaj mniej czasu na spotkaniach, korzystając z raportów z postępów
niektóre badania sugerują, że kierownictwo spędza do 23 godzin tygodniowo na spotkaniach., Dzięki ScrumGenius nasi klienci odnotowali skrócenie czasu spotkań nawet o 300% (przeczytaj studium przypadku tutaj).
nasze raporty o statusie dostarczyły cennych informacji, dzięki którym spotkania stały się bardziej wydajne i skoncentrowane.
Stwórz Bazę Wiedzy dla kierowników projektów, zespołów i nowych pracowników
wreszcie, te analizy z zakresu zarządzania projektami mogą przyczynić się do budowania bazy wiedzy. Jest to świetny sposób na stworzenie najlepszych praktyk w zakresie skuteczniejszego zarządzania i realizacji przyszłych projektów.,
będzie również doskonałym źródłem informacji dla nowych pracowników, aby dowiedzieć się, jakie procesy są najlepsze dla Twojej firmy i jak osiągnąć kluczowe wskaźniki, które mają trafić (na podstawie wcześniejszych sukcesów).
Przenieś proces raportowania postępów na wyższy poziom dzięki ScrumGenius
raport postępów pozwala uzyskać ważne informacje na temat zakończenia projektu. ScrumGenius to proste, ale potężne narzędzie, które może usprawnić proces raportowania postępów poprzez automatyzację i standaryzację tych raportów.,
Po aktywacji bot ScrumGenius wysyła każdego dnia Przypomnienia do Twojego zespołu o określonej porze, aby wypełnić raporty z postępów.
Jeśli chcesz usprawnić proces raportowania postępów, wypróbuj ScrumGenius już dziś.
ten przegląd może pomóc wydedukować ważne spostrzeżenia na temat wyżej wymienionych wskaźników. Na przykład możesz zobaczyć, jakie są stawki uczestnictwa w różnych oknach składania wniosków i odpowiednio zareagować.
spędzaj mniej czasu na spotkaniach, korzystając z raportów z postępów
niektóre badania sugerują, że kierownictwo spędza do 23 godzin tygodniowo na spotkaniach., Dzięki ScrumGenius nasi klienci odnotowali skrócenie czasu spotkań nawet o 300% (przeczytaj studium przypadku tutaj).
nasze raporty o statusie dostarczyły cennych informacji, dzięki którym spotkania stały się bardziej wydajne i skoncentrowane.
Stwórz Bazę Wiedzy dla kierowników projektów, zespołów i nowych pracowników
wreszcie, te analizy z zakresu zarządzania projektami mogą przyczynić się do budowania bazy wiedzy. Jest to świetny sposób na stworzenie najlepszych praktyk w zakresie skuteczniejszego zarządzania i realizacji przyszłych projektów.,
będzie również doskonałym źródłem informacji dla nowych pracowników, aby dowiedzieć się, jakie procesy są najlepsze dla Twojej firmy i jak osiągnąć kluczowe wskaźniki, które mają trafić (na podstawie wcześniejszych sukcesów).
Przenieś proces raportowania postępów na wyższy poziom dzięki ScrumGenius
raport postępów pozwala uzyskać ważne informacje na temat zakończenia projektu. ScrumGenius to proste, ale potężne narzędzie, które może usprawnić proces raportowania postępów poprzez automatyzację i standaryzację tych raportów.,
Po aktywacji bot ScrumGenius wysyła każdego dnia Przypomnienia do Twojego zespołu o określonej porze, aby wypełnić raporty z postępów.
Jeśli chcesz usprawnić proces raportowania postępów, wypróbuj ScrumGenius już dziś.