Wat is een voortgangsrapportage en hoe kunt u uw voortgangsrapportageproces effectief beheren als projecten groter en complexer worden?
bij ScrumGenius, een tool om Statusrapportage te vergemakkelijken en te automatiseren en communicatie overhead te verminderen, begrijpen we de waarde van een geweldig rapportageproces.
naarmate uw bedrijf en teams groeien, nemen uw projecten ook toe in omvang en complexiteit., Verschillende vormen van rapportage, die voorheen ad hoc werden gedaan, moeten systematischer en gestandaardiseerd zijn om beheersbaar te zijn.
Als u een manager bent, kan het bijhouden van voortgangsrapporten van steeds grotere projecten via e-mail snel overweldigend worden. Hoe krijg je zinvolle informatie uit je voortgangsrapporten? Hoe kunt u bovendien vertragingen bij het indienen van voortgangsverslagen voorkomen, vooral wanneer uw team wordt verspreid?,
In dit artikel leert u:
- Wat een voortgangsrapport is
- waarom een voortgangsrapport belangrijk is
- beste praktijken voor het structureren van voortgangsrapporten, van het gebruik van de PPP-methodologie tot het instellen van deadlines
- Voortgangsrapportformaat en sjabloon
- waarom u uw voortgangsrapportageproces moet automatiseren en standaardiseren
zoals u zult lezen, kan het automatiseren van uw voortgangsrapporten de tijd drastisch verminderen besteed aan vergaderingen, helpen u zinvolle antwoorden te krijgen, en maak uw rapportageproces veel efficiënter.
Wat Is een voortgangsverslag?,
een voortgangsrapport is een document dat de voortgang laat zien die uw team maakt bij het voltooien van een project.
voortgangsrapporten geven een overzicht aan een supervisor, een manager, een teamleider, een collega of een klant over:
- de status van het project
- de mijlpalen bereikt
- verantwoordelijkheden van elke werknemer of teamlid
- de problemen waarmee verschillende teamleden
- worden geconfronteerd…,en andere belangrijke factoren die van invloed zijn op de voltooiing van het project
Dit verslag is in wezen een projectbeheermechanisme om problemen te voorkomen voordat deze zich voordoen, om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid en om de betrokkenen op de hoogte te houden van de voortgang van het project.
hoe vaak het voortgangsverslag moet worden ingediend (bv. Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, enz.) zal sterk afhangen van de omvang en complexiteit van het project.
in het algemeen wilt u dat uw voortgangsrapporten zinvolle inzichten bieden., Het instellen van een dagelijks rapportageschema voor een langetermijnproject kan leiden tot voortgangsrapporten met antwoorden op oppervlakteniveau.
daarom kunt u een redelijk schema instellen en een voortgangsrapport sjabloon geven met gestandaardiseerde vragen over projectvoortgang en belangrijke kwesties.
het vooraf geven van deze vragen zal uw teamleden aanmoedigen om grondiger na te denken over hun antwoorden alvorens het rapport in te dienen.
Waarom is een voortgangsverslag belangrijk?,
het belang van voortgangsrapporten ligt verder dan het bijhouden en beheren van uw verschillende projecten die gelijktijdig plaatsvinden. Voortgangsverslagen bieden ook waardevolle inzichten over hoe uw team projecten effectiever kan afronden.
naast het geven van een overzicht van de projecten die plaatsvinden, stelt een goed gestructureerd voortgangsverslag sjabloon de projectmanager ook in staat belangrijke kwesties te identificeren die van invloed zijn op de productiviteit van het team en de voortgang van een project naar voltooiing.,
deze inzichten kunnen dan worden ingevoerd in een kennisbank, die best practices bevat over hoe toekomstige projecten te beheren en uit te voeren.
met het scrumgenius voortgangsrapport sjabloon kunt u effectief de blokkers van elk teamlid volgen. U kunt ook zien hoe vaak ze deze blokkers melden die van invloed zijn op de voltooiing van het project.
natuurlijk helpt een voortgangsverslag ook de samenwerking te bevorderen. Simpel gezegd, weten over elkaars taken helpt voorkomen dat mensen van het doen van dezelfde dingen en het verminderen van taak redundantie.,
Best Practices On How to Write a Progress Report
Behandel een voortgangsrapport als een Q&A
een eenvoudige manier om te leren hoe een voortgangsrapport te schrijven is door het voortgangsverslagformaat te behandelen als een vraag-en antwoordblad over de voortgang van het project. U moet antwoorden op de voortgang, de blokkers en de volgende taken te doen die leiden tot voltooiing van het project. Niets meer. Niets minder.,
Include questions on progress, plans and problems (PPP)
PPP is een managementtechniek voor Statusrapportage die zich richt op de voortgang van het project naar voltooiing. Vragen met betrekking tot PPP leiden tot specifieke en betekenisvolle antwoorden, in plaats van generieke antwoorden met onnodige details. Het wordt door veel mensen bij Skype en Apple gebruikt om nuttige en relevante projectfeiten te krijgen.
zoals Cleve Gibbon het uitdrukt, is PPP ” rijk aan spul, laag in pluis.,”Dit is wat elke P betekent:
- vooruitgang-Deze omvatten mijlpalen, bereikte doelen, voltooide taken en gevalideerde items die bijdragen aan de voltooiing van het project.
- plannen – Deze omvatten dingen te doen, korte-en langetermijndoelstellingen en andere plannen die van invloed zijn op de voltooiing van het project.
- problemen – dit zijn blokkers en problemen die de voltooiing van het project beïnvloeden.
elke P moet antwoorden hebben met 3-5 items. Als uw team het moeilijk heeft om de voortgangsrapporten in te vullen omdat ze te frequent zijn, wilt u misschien de frequentie wijzigen die ze worden ingediend.,
zinvolle voltooiing van het voortgangsverslag
een vaak verwaarloosd aspect van het voortgangsrapportageproces is ervoor te zorgen dat de verkregen informatie van hoge kwaliteit is. Twee dingen helpen dit te bereiken: het vaststellen van het juiste tijdschema en het stimuleren van specifieke antwoorden.
het vaststellen van passende termijnen is van cruciaal belang. Mensen die langetermijnprojecten doen die een jaar of langer duren, willen misschien niet dagelijks voortgangsverslagen indienen. Een verkeerd schema kan leiden tot onbevredigende antwoorden. Dat gezegd hebbende, zorg ervoor dat u werkelijke data voor indiening., Anders kunnen mensen ze altijd als een laatste prioritaire taak plaatsen.
bovendien moet u het formuleren van specifieke antwoorden aanmoedigen. Dit kan bijvoorbeeld worden benadrukt voor antwoorden om relevante statistieken op te nemen, in plaats van vage beschrijvingen. Dit helpt u de voortgang zinvoller te volgen.
gebruik sectiekoppen om lezen en schrijven eenvoudiger te maken
voeg sectiekoppen toe in uw voortgangsrapportformaat om het schrijven en lezen van het rapport Een stuk eenvoudiger te maken., Bij het leren hoe je een voortgangsrapport te schrijven, sectie koppen helpen u zich te concentreren op het verstrekken van waardevolle informatie over de voortgang, op zich.
Het doel van een voortgangsverslag is duidelijkheid te verschaffen over de voortgang van een project, niet om elk aspect te beschrijven van wat er momenteel in het project gebeurt.
Plus, de projectmanager die het project leest, zal gemakkelijker de belangrijkste elementen erin kunnen lezen en onthouden.,
met ScrumGenius zijn de sjablonen voor het voortgangsverslag zodanig gestructureerd dat elk voortgangsverslag duidelijk gedefinieerde koppen heeft.
gebruik eenvoudige en rechttoe rechtaan taal
leren hoe voortgangsrapporten te schrijven betekent een voortgangsrapportformaat gebruiken met een taal die duidelijk en direct ter zake is. Tenzij uw project vereist dat u jargon en technische taal te gebruiken, houd uw zinnen eenvoudig, eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen.,
Progress Report Format Template Example Using PPP
met behulp van PPP moet een voortgangsrapportformaatstructuur de volgende secties hebben:
- Inleiding – Dit helpt begrijpen over welk project dit rapport gaat. Vraag gewoon waar ze aan werken om het voortgangsrapport te starten.
- PPP-sectie-Dit is het hoofdbestanddeel van het voortgangsverslag en het moet voldoende informatie geven over de algemene status van het project., Zoals u in de volgende paragraaf zult lezen, geeft ScrumGenius u een overzicht van de doelen en blokkers die in het statusrapportageproces worden gerapporteerd om belangrijke inzichten uit te halen.
- nog iets toe te voegen? – Dit hoofdstuk kan ook meer holistische opmerkingen geven over hoe dit project wordt uitgevoerd.
Hoe kunt u uw Voortgangsrapportageproces vergemakkelijken door automatisering en standaardisatie
naarmate uw projecten groter worden in omvang en complexiteit, hebt u een statusrapportagetool zoals ScrumGenius nodig om uw voortgangsrapportageproces te volgen en te beheren.,
vertrouwen op standaard communicatietools zoals e-mail en handmatig sturen van uw teamleden follow-up kan snel onbeheersbaar worden. Niet alleen dat, handmatig zeven door voortgangsrapporten kan tijd kosten van het krijgen van meer betekenisvol werk gedaan.
standaardiseren en herhalen op uw voortgangsrapport sjabloon om betekenisvolle inzichten te krijgen
om patronen te identificeren die van invloed zijn op de voltooiing van het project en andere belangrijke inzichten in projectmanagement, moet u de secties / vragen in uw voortgangsrapporten standaardiseren., Dit betekent dat je teamleden dezelfde voortgangsrapportage vragen over een project kunnen beantwoorden.
het hebben van voortgangsrapport sjablonen betekent dat uw team steevast antwoorden kan produceren binnen het PPP raamwerk. Het stelt u ook in staat om uitbijterreacties te identificeren die van invloed zijn op de voortgang van het project. Met ScrumGenius kunt u aangepaste voortgangsrapporten maken of kiezen uit verschillende sjablonen.
sommige teamleden kunnen blokkers zijn tegengekomen die u dringend moet aanpakken., Of iemand heeft een manier gevonden om zijn taken efficiënter af te maken. Hoe dan ook, deze kunnen belangrijke project management inzichten voor toekomstige referentie.
Plus, het gebruik van een sjabloon bespaart u en uw team eerder besteed aan het formuleren van een structuur voor deze rapporten.
automatiseer het indienen van voortgangsrapporten
handmatig check-ins en follow-ups doen via e-mail of chat is niet alleen omslachtig, maar het is ook niet duurzaam op de lange termijn als uw teams groter worden en uw projecten complexer worden.
stel teamwork in op de automatische piloot., Met ScrumGenius kunt u uw hele voortgangsrapportageproces automatiseren door automatische regelmatige deadlines in te stellen voor het indienen van voortgangsrapporten.
ScrumGenius is geïntegreerd met alle belangrijke chatplatforms, waaronder Slack, Microsoft Teams en Cisco Webex Teams. Afhankelijk van het schema dat je ze hebt ingesteld, stuurt een bot ze automatisch deze vragen die mensen binnen een tijdsbestek kunnen beantwoorden.
u kunt ook het incheckrapportagevenster Instellen om rekening te houden met verschillende tijdzones. Lees hier meer over., Dit is vooral belangrijk voor wereldwijd verspreide teams.
een overzicht hebben om de algemene voortgang van uw team bij verschillende projecten te zien
een overzicht van de voortgangsrapporten helpt u verschillende patronen te identificeren die van invloed zijn op de voltooiing van het project. ScrumGenius heeft een dashboard waarmee u kunt zien:
- participatie – hoeveel het voortgangsrapport hebben voltooid.
- doelen – hoeveel deelnemers rapporteerden hun doelen en vooruitgang.,
- blokkers-hoeveel deelnemers hebben blokkers.
Dit overzicht kan u helpen belangrijke inzichten over de bovengenoemde statistieken af te leiden. U kunt bijvoorbeeld zien wat de participatiepercentages zijn voor de verschillende inzendvensters en dienovereenkomstig handelen.
Besteed minder tijd aan vergaderingen door gebruik te maken van voortgangsverslagen
sommige studies suggereren dat leidinggevenden tot 23 uur per week aan vergaderingen doorbrengen., Met ScrumGenius melden onze klanten een vermindering van de vergadertijden met wel 300% (lees de casestudy hier).
onze statusrapporten hebben waardevolle informatie opgeleverd die vergaderingen efficiënter en gerichter heeft gemaakt.
Creëer een kennisbasis voor uw projectmanagers, teams en nieuwe medewerkers
ten slotte kunnen deze inzichten in projectmanagement bijdragen aan het opbouwen van een kennisbasis. Dit is een geweldige manier om best practices op te zetten over hoe toekomstige projecten effectiever te beheren en uit te voeren.,
het zal ook een geweldige bron voor nieuwe medewerkers om erachter te komen de beste processen voor uw bedrijf en hoe de belangrijkste statistieken die ze verondersteld worden te raken bereiken (op basis van eerdere successen).
breng uw voortgangsrapportage naar een hoger niveau met ScrumGenius
met een voortgangsrapport kunt u belangrijke informatie krijgen over de voltooiing van het project. ScrumGenius is een eenvoudige, maar krachtige, tool die uw voortgang rapportage proces kan verbeteren door het automatiseren en standaardiseren van deze rapporten.,
eenmaal geactiveerd, stuurt de ScrumGenius bot elke dag op een bepaald tijdstip herinneringen naar uw team om hun voortgangsrapporten in te vullen.
Als u uw voortgangsrapportage efficiënter wilt maken, kunt u ScrumGenius vandaag nog uitproberen.
dit overzicht kan u helpen belangrijke inzichten over de bovengenoemde metrics af te leiden. U kunt bijvoorbeeld zien wat de participatiepercentages zijn voor de verschillende inzendvensters en dienovereenkomstig handelen.
Besteed minder tijd aan vergaderingen door gebruik te maken van voortgangsverslagen
sommige studies suggereren dat leidinggevenden tot 23 uur per week aan vergaderingen doorbrengen., Met ScrumGenius melden onze klanten een vermindering van de vergadertijden met wel 300% (lees de casestudy hier).
onze statusrapporten hebben waardevolle informatie opgeleverd die vergaderingen efficiënter en gerichter heeft gemaakt.
Creëer een kennisbasis voor uw projectmanagers, teams en nieuwe medewerkers
ten slotte kunnen deze inzichten in projectmanagement bijdragen aan het opbouwen van een kennisbasis. Dit is een geweldige manier om best practices op te zetten over hoe toekomstige projecten effectiever te beheren en uit te voeren.,
het zal ook een geweldige bron voor nieuwe medewerkers om erachter te komen de beste processen voor uw bedrijf en hoe de belangrijkste statistieken die ze verondersteld worden te raken bereiken (op basis van eerdere successen).
breng uw voortgangsrapportage naar een hoger niveau met ScrumGenius
met een voortgangsrapport kunt u belangrijke informatie krijgen over de voltooiing van het project. ScrumGenius is een eenvoudige, maar krachtige, tool die uw voortgang rapportage proces kan verbeteren door het automatiseren en standaardiseren van deze rapporten.,
eenmaal geactiveerd, stuurt de ScrumGenius bot elke dag op een bepaald tijdstip herinneringen naar uw team om hun voortgangsrapporten in te vullen.
Als u uw voortgangsrapportage efficiënter wilt maken, kunt u ScrumGenius vandaag nog uitproberen.