Hva er en framdriftsrapport og hvordan kan du effektivt håndtere din fremgang rapportering prosess som prosjektene blir større og mer komplisert?
På ScrumGenius, et verktøy for å forenkle og automatisere status rapportering og redusere kommunikasjon overhead, vi forstår verdien av en god rapportering prosessen.
Som ditt firma og lag vokse, prosjekter også øke i omfang og kompleksitet., Ulike former for rapporteringer, tidligere gjort ad-hoc, trenger å bli mer systematisk og standardisert til å være overkommelig.
Hvis du er en leder, holde styr på fremgangen rapporter fra stadig større prosjekter via e-post kan fort bli overveldende. Hvordan kan du få meningsfull informasjon fra din fremgang rapporter? Dessuten, hvordan kan du forhindre forsinkelser i fremdriften rapport innsending, spesielt når laget er distribuert?,
I denne artikkelen, vil du lære:
- Hva en fremgang rapport
- Hvorfor en framdriftsrapport er viktig
- Beste praksis på strukturering fremdriftsrapporter, fra å bruke PPP-metodologi for å sette tidsfrister
- framdriftsrapport format og mal
- Hvorfor bør du automatisere og standardisere din fremgang rapportering process
Som du vil lese, kan automatisere din fremgang rapporter kan drastisk redusere tid brukt på møter, hjelpe deg å få meningsfulle svar, og gjør ditt rapportering prosessen mye mer effektiv.
Hva Er en framdriftsrapport?,
En fremgang rapporten er et dokument som viser fremdriften for at laget ditt er å gjøre mot å fullføre et prosjekt.
fremdriftsrapporter gi en oversikt over enten en veileder, en leder, en teamleder, en kollega eller en klient på:
- status for prosjektet
- oppnådde milepæler
- Ansvar for hver ansatt eller medlem av teamet,
- De problemstillinger ved ulike team medlemmer
- …,og andre viktige faktorer som påvirker prosjektgjennomføring
Denne rapporten er i hovedsak en prosjektledelse mekanisme for å forhindre problemer før de oppstår, for å sikre at prosjektet blir ferdig til avtalt tid, og til å holde de som er involvert informert om prosjektets fremdrift.
Hvor ofte fremdriftsrapport skal leveres (for eksempel daglig, ukentlig, månedlig osv.) vil sterkt avhenge av prosjektets omfang og kompleksitet.
generelt, du vil fremgangen din rapporter for å gi meningsfull innsikt., Angi en daglig rapportering tidsplan for et langsiktig prosjekt kan føre til fremdriftsrapporter med surface-nivå svar.
Derfor, ønsker du kanskje å sette en rimelig planlegge og gi en statusrapport mal med standardisert spørsmål om prosjektenes fremdrift og viktige spørsmål.
å Gi disse spørsmålene på forhånd vil oppfordre medlemmer til å tenke over tiltak som er mer grundig før innlevering av rapporten.
Hvorfor Er en framdriftsrapport Viktig?,
viktigheten av fremdriftsrapporter ligger utover å holde oversikt og administrere ulike prosjekter skjer samtidig. Fremdriftsrapporter også gi verdifull innsikt på hvordan laget kan fullføre prosjekter mer effektivt.
Bortsett fra å gi en oversikt over prosjekter som finner sted, en godt strukturert framdriftsrapport malen gjør også prosjektleder for å identifisere viktige problemstillinger som påvirker teamets produktivitet og en fremdrift mot ferdigstillelse.,
denne innsikten kan da bli matet inn i et knowledge base, som inneholder beste praksis på hvordan du kan administrere og utføre fremtidige prosjekter.
Med ScrumGenius framdriftsrapport mal, kan du effektivt spore hvert medlem er blockers. Du kan også se hvor ofte de rapporterer disse blockers som påvirker prosjektet er avsluttet.
selvfølgelig, en framdriftsrapport også bidrar til å fremme samarbeid. Enkelt sagt, å vite om hverandres oppgaver bidrar til å hindre folk fra å gjøre de samme tingene og redusere oppgave redundans.,
Beste Praksis På Hvordan Å Skrive en statusrapport
Behandle en framdriftsrapport som en Q&A
En enkel måte å begynne å lære hvordan å skrive en statusrapport er ved å behandle framdriftsrapport-format som en spørsmål og svar-ark på prosjektets fremdrift. Du trenger svar på fremgang, blokkere og neste oppgaver å gjøre som fører til at prosjektet er avsluttet. Ingenting mer. Ikke noe mindre.,
Omfatte spørsmål om fremdrift, planer og problemer (PPP)
PPP er en ledelse teknikk for status rapportering som fokuserer på prosjektet frem mot ferdigstillelse. Spørsmål knyttet til PPP føre til konkrete og meningsfulle svar, i stedet for generiske seg med unødvendige detaljer. Det brukes av mange mennesker på Skype og Apple for å få nyttig og relevant prosjekt fakta.
Som Cleve Gibbon sier det, PPP er «rik på ting, lav i lo.,»Her er hva hver P betyr følgende:
- Fremgang – Disse inkluderer milepæler, mål oppnådd, ferdig med oppgaver og godkjente elementer som bidrar til at prosjektet er avsluttet.
- Planer – Disse inkluderer ting å gjøre, kort – og langsiktige mål, og andre planer som kan påvirke prosjektet er avsluttet.
- Problemer – Dette er blockers og forhold som kan påvirke prosjektet er avsluttet.
Hver Side bør ha svar med 3-5 elementer. Hvis laget ditt er å ha en hard tid å fylle ut fremdriftsrapporter fordi de er altfor hyppig, du ønsker kanskje å endre frekvensen de er sendt inn.,
Tillat meningsfylt ferdigstillelse av framdriftsrapport
En ofte oversett aspekt av fremdriftsrapportering prosessen er å sikre at informasjon som erverves er på en høy kvalitet. To ting hjelpe til med å oppnå dette: angi høyre planlegge og å oppmuntre konkrete svar.
Innstilling aktuelle tidsfrister er viktige. Folk gjør langsiktige prosjekter som kan vare i et år eller mer ønsker ikke å sende daglige fremdriftsrapporter. En feil planen kan føre til utilfredsstillende svar. Når det er sagt, må du kontrollere at du har angitt faktiske datoer for innlevering., Ellers, folk kan alltid sette dem som en siste prioritert oppgave.
Videre, du bør oppmuntre til å formulere konkrete svar. Dette kan For eksempel være å vektlegge for svar å inkludere relevante beregninger, i stedet for vage beskrivelser. Dette hjelper deg med å spore fremgang på en mer meningsfylt måte.
Bruk kapitteloverskriftene for å gjøre lesing og skriving enklere
Legg til avsnitt overskrifter i din fremgang rapport format for å gjøre prosessen med å skrive og å lese rapporten mye enklere., Når lære å skrive en statusrapport, kapitteloverskriftene hjelpe deg å fokusere på å gi verdifull informasjon om fremdriften i seg selv.
formålet med en fremgang rapporten er å gi klarhet om fremdriften av et prosjekt, for ikke å beskrive hvert enkelt aspekt om hva som for tiden skjer i prosjektet.
Pluss, prosjektleder lesing prosjektet vil ha en enklere tid på å lese og huske viktige elementer i det.,
Med ScrumGenius, framdriftsrapport maler er strukturert på en slik måte at hver framdriftsrapport har tydelig definert overskrifter.
Bruk enkel og grei språk
Lære å skrive fremdriftsrapporter betyr at du bruker en framdriftsrapport-format med et språk som er klart og rett til poenget. Dersom prosjektet krever at du bruker sjargong og tekniske språk, holde setninger enkel, grei og lett å forstå.,
framdriftsrapport Format Mal for Eksempel ved Hjelp av PPP –
– >
ved Hjelp av PPP, en framdriftsrapport format struktur bør ha følgende seksjoner:
- Innledning – Dette bidrar til å forstå hva prosjektet denne rapporten handler om. Bare spør om hva de jobber med å starte framdriftsrapport.
- PPP-delen – Dette er hoveddelen av fremdriftsrapport, og det bør gi nok informasjon om samlet status for prosjektet., Som du vil lese om i neste avsnitt, ScrumGenius kan du få en oversikt over de mål og blockers rapportert i status-rapportering prosessen til å få viktig innsikt fra.
- Noe annet å legge til? – I denne delen kan også gi mer helhetlig kommentarer på hvordan dette prosjektet blir gjort.
Hvordan å legge til Rette for fremdriftsrapportering Prosessen Gjennom Automatisering og Standardisering
Som prosjektene blir større i omfang og kompleksitet, vil du trenge en status rapportering verktøy som ScrumGenius til å spore og administrere din fremgang rapportering prosessen.,
å Stole på standard kommunikasjon verktøy som e-post og manuelt sende ditt team medlemmer følger opp kan fort bli uhåndterlig. Ikke bare det, manuelt sifting gjennom fremdriftsrapporter kan ta tid fra å få en mer meningsfylt arbeid som er gjort.
Standardisere og reagere på din fremgang rapport mal for å få meningsfull innsikt
for Å identifisere mønstre som påvirker prosjektet er avsluttet og andre viktige prosjektledelse innsikt, du er nødt til å standardisere seksjoner/spørsmål i din fremgang rapporter., Dette betyr å sende ut den samme framdriftsrapport spørsmål på et prosjekt for teamet til å svare.
etter å Ha fremgang rapport maler betyr at laget ditt kan alltid produsere svar innen PPP-rammeverket. Den lar deg også til å identifisere outlier tiltak som påvirker prosjektet pågår. Med ScrumGenius, kan du opprette egendefinerte fremdriftsrapporter eller velge mellom forskjellige maler.
Noen av medlemmene i teamet kan ha kjørt inn i blokkeringer som du trenger å raskt adresse., Eller noen kan ha funnet en måte å mer effektivt fullføre sine oppgaver. Uansett, disse kan være viktig prosjektledelse innsikt for fremtidig referanse.
Pluss, ved hjelp av en mal vil spare deg og ditt team tidligere brukt på å utforme en struktur for disse rapportene.
Automatisere fremdriftsrapportering innsending
Manuelt gjør innsjekking og oppfølging via e-post eller chat er ikke bare tungvint, men det er heller ikke bærekraftig i det lange løp som lag vokse seg større og mer komplekse prosjekter.
Angi teamarbeid på autopilot., Med ScrumGenius, du kan automatisere hele fremdriftsrapportering prosessen ved å sette automatisk vanlige frister for innsending av fremdriftsrapporter.
ScrumGenius er integrert med alle de store chat plattformer, inkludert Slakk, Microsoft Lag og Cisco Webex-Lag. Avhengig av den planen du har sett dem, en bot vil automatisk sende dem på disse spørsmålene for folk å svare på i et vindu i tid.
Du kan også sette sjekk-i rapportering vinduet for å imøtekomme ulike tidssoner. Les mer om dette her., Dette er spesielt viktig for globalt distribuerte team.
Har en oversikt for å se lagets samlede fremgang på ulike prosjekter
å Ha en oversikt over fremdriften rapporter hjelper deg med å identifisere ulike mønstre som påvirker prosjektet er avsluttet. ScrumGenius har en oversikt som gir deg mulighet til å se:
- Deltakelse – Hvor mange fullført framdriftsrapport.
- Mål – Hvor mange deltakere rapporterte sine mål og fremgang.,
- Blockers – Hvor mange deltakere opplever blockers.
Denne oversikten kan hjelpe deg med å utlede viktig innsikt i de nevnte beregninger. For eksempel, du kan se hva deltakelse priser er for de ulike innsending windows og handle deretter.
Bruke mindre tid på møter ved hjelp av fremdriftsrapporter
Noen studier tyder på at ledere bruker opp til 23 timer per uke i møter., Med ScrumGenius, våre kunder har rapportert en reduksjon i møte tider med opp til 300% (les case-studie her).
Vår status rapporter har gitt verdifull informasjon som har hjulpet møter til å bli mer effektiv og fokusert.
Opprette en kunnskapsbase for prosjektet ledere, team og nyansatte
til Slutt, disse prosjektledelse innsikt kan bidra til å bygge en kunnskapsbase. Dette er en flott måte å sette opp beste praksis på hvordan du kan administrere og utføre fremtidige prosjekter mer effektivt.,
Det vil også være en stor ressurs for nyansatte å finne ut den beste prosesser for din bedrift og hvordan man skal oppnå viktige beregninger som de er ment å treffe (basert på tidligere suksesser).
Ta Din Fremgang rapporteres Til Neste Nivå Med ScrumGenius
En statusrapport gir deg mulighet til å få viktig informasjon på fullføringen av prosjektet. ScrumGenius er en enkel, men kraftig verktøy som kan forbedre din fremgang rapportering prosessen gjennom å automatisere og standardisere disse rapportene.,
Når aktivert, ScrumGenius bot sender påminnelser til ditt team på en bestemt tid hver dag til å fylle ut sin fremgang rapporter.
Hvis du ønsker å gjøre din fremgang rapportering prosessen mer effektiv, kan du prøve ut ScrumGenius i dag.
Denne oversikten kan hjelpe deg med å utlede viktig innsikt i de nevnte beregninger. For eksempel, du kan se hva deltakelse priser er for de ulike innsending windows og handle deretter.
Bruke mindre tid på møter ved hjelp av fremdriftsrapporter
Noen studier tyder på at ledere bruker opp til 23 timer per uke i møter., Med ScrumGenius, våre kunder har rapportert en reduksjon i møte tider med opp til 300% (les case-studie her).
Vår status rapporter har gitt verdifull informasjon som har hjulpet møter til å bli mer effektiv og fokusert.
Opprette en kunnskapsbase for prosjektet ledere, team og nyansatte
til Slutt, disse prosjektledelse innsikt kan bidra til å bygge en kunnskapsbase. Dette er en flott måte å sette opp beste praksis på hvordan du kan administrere og utføre fremtidige prosjekter mer effektivt.,
Det vil også være en stor ressurs for nyansatte å finne ut den beste prosesser for din bedrift og hvordan man skal oppnå viktige beregninger som de er ment å treffe (basert på tidligere suksesser).
Ta Din Fremgang rapporteres Til Neste Nivå Med ScrumGenius
En statusrapport gir deg mulighet til å få viktig informasjon på fullføringen av prosjektet. ScrumGenius er en enkel, men kraftig verktøy som kan forbedre din fremgang rapportering prosessen gjennom å automatisere og standardisere disse rapportene.,
Når aktivert, ScrumGenius bot sender påminnelser til ditt team på en bestemt tid hver dag til å fylle ut sin fremgang rapporter.
Hvis du ønsker å gjøre din fremgang rapportering prosessen mer effektiv, kan du prøve ut ScrumGenius i dag.