Cos’è un progress report e come puoi gestire efficacemente il tuo processo di progress reporting man mano che i progetti diventano più grandi e complessi?
A ScrumGenius, uno strumento per facilitare e automatizzare la segnalazione di stato e ridurre il sovraccarico di comunicazione, comprendiamo il valore di un grande processo di reporting.
Man mano che la tua azienda e i tuoi team crescono, i tuoi progetti aumentano anche di portata e complessità., Vari tipi di reporting, precedentemente fatti ad hoc, devono essere più sistematici e standardizzati per essere gestibili.
Se sei un manager, tenere traccia dei rapporti di avanzamento da progetti sempre più grandi tramite e-mail può rapidamente diventare schiacciante. Come puoi ottenere informazioni significative dai tuoi rapporti sui progressi? Inoltre, come si può evitare ritardi nella presentazione del rapporto di avanzamento, soprattutto quando il team è distribuito?,
In questo articolo, imparerete:
- Che una relazione è
- Perché una relazione è importante
- le Migliori pratiche sulla strutturazione dei rapporti di avanzamento, da utilizzando la metodologia PPP rispetto delle scadenze
- Progress report in formato e modello
- Perché è necessario automatizzare e standardizzare la segnalazione di avanzamento del processo
Come potete leggere, automatizzando i rapporti di avanzamento, può ridurre drasticamente il tempo speso in riunioni, aiuterà a ottenere risposte significative, e rendere il processo di reporting molto più efficiente.
Che cos’è un rapporto sullo stato di avanzamento?,
Un rapporto sullo stato di avanzamento è un documento che mostra i progressi che il tuo team sta facendo verso il completamento di un progetto.
relazioni di Avanzamento dare una panoramica di un supervisore, manager, team leader, un collega o un cliente:
- Lo stato del progetto
- I traguardi raggiunti
- le Responsabilità di ciascun dipendente o membro del team
- Le questioni affrontate dai vari membri del team
- …,e altri fattori importanti che influenzano il completamento del progetto
Questo rapporto è essenzialmente un meccanismo di gestione del progetto per prevenire i problemi prima che accadano, per garantire che il progetto sia finito in tempo e per tenere informati i partecipanti sui progressi del progetto.
Con quale frequenza deve essere presentata la relazione sullo stato di avanzamento (ad esempio giornaliera, settimanale, mensile, ecc.) dipenderà fortemente dalla portata e dalla complessità del progetto.
In generale, si desidera che i rapporti di avanzamento forniscano informazioni significative., L’impostazione di un programma di reporting giornaliero per un progetto a lungo termine può portare a rapporti sullo stato di avanzamento con risposte a livello di superficie.
Pertanto, si consiglia di impostare una pianificazione ragionevole e dare un modello di rapporto di avanzamento con domande standardizzate sullo stato di avanzamento del progetto e questioni chiave.
Dare queste domande in anticipo incoraggerà i membri del team a riflettere più a fondo sulle loro risposte prima di consegnare il rapporto.
Perché è importante un rapporto sullo stato di avanzamento?,
L’importanza dei rapporti sui progressi va oltre il tenere traccia e la gestione dei diversi progetti che avvengono contemporaneamente. I rapporti sullo stato di avanzamento forniscono anche informazioni preziose su come il tuo team può completare i progetti in modo più efficace.
Oltre a fornire una panoramica dei progetti in corso, un modello di report di avanzamento ben strutturato consente anche al project manager di identificare i problemi chiave che influenzano la produttività del team e il progresso di un progetto verso il completamento.,
Queste informazioni possono quindi essere inserite in una knowledge base, che contiene le migliori pratiche su come gestire ed eseguire progetti futuri.
Con il modello ScrumGenius progress report, è possibile monitorare efficacemente i bloccanti di ogni membro del team. Puoi anche vedere quanto spesso riportano questi bloccanti che influenzano il completamento del progetto.
Naturalmente, un rapporto sullo stato di avanzamento aiuta anche a promuovere la collaborazione. In poche parole, conoscere le rispettive attività aiuta a impedire alle persone di fare le stesse cose e ridurre la ridondanza delle attività.,
Best practice su come scrivere un rapporto di avanzamento
Trattare un rapporto di avanzamento come un Q&A
Un modo semplice per iniziare a imparare a scrivere un rapporto di avanzamento è trattando il formato del rapporto di avanzamento come un foglio di domande e risposte sui progressi del progetto. Hai bisogno di risposte sui progressi, i bloccanti e le attività successive per farlo portano al completamento del progetto. Niente di più. Niente di meno.,
Include domande su progressi, piani e problemi (PPP)
PPP è una tecnica di gestione per la segnalazione dello stato che si concentra sui progressi del progetto verso il completamento. Le domande relative al PPP portano a risposte specifiche e significative, invece di quelle generiche con dettagli inutili. È utilizzato da molte persone su Skype e Apple per ottenere fatti di progetto utili e pertinenti.
Come dice Cleve Gibbon, il PPP è “ricco di roba, basso di lanugine.,”Ecco cosa significa ogni P:
- Progress-Questi includono pietre miliari, obiettivi raggiunti, attività finite e elementi convalidati che contribuiscono al completamento del progetto.
- Piani-Questi includono cose da fare, obiettivi a breve e lungo termine e altri piani che influenzano il completamento del progetto.
- Problemi-Questi sono bloccanti e problemi che influenzano il completamento del progetto.
Ogni P dovrebbe avere risposte con 3-5 elementi. Se il tuo team ha difficoltà a compilare i rapporti sullo stato di avanzamento perché sono troppo frequenti, potresti voler modificare la frequenza in cui vengono inviati.,
Consentire il completamento significativo della relazione sui progressi
Un aspetto spesso trascurato del processo di rendicontazione dei progressi è garantire che le informazioni acquisite siano di alta qualità. Due cose aiutano a raggiungere questo obiettivo: impostare il programma giusto e incoraggiare risposte specifiche.
L’impostazione di scadenze appropriate è fondamentale. Le persone che fanno progetti a lungo termine che durano per un anno o più potrebbero non voler presentare relazioni quotidiane sui progressi. Un programma sbagliato potrebbe portare a risposte insoddisfacenti. Detto questo, assicurati di impostare le date effettive per la presentazione., In caso contrario, le persone possono sempre metterli come ultimo compito prioritario.
Inoltre, dovresti incoraggiare a formulare risposte specifiche. Ad esempio, questo può essere enfatizzato per le risposte per includere metriche pertinenti, invece di descrizioni vaghe. Questo ti aiuta a tenere traccia dei progressi in modo più significativo.
Utilizza le intestazioni di sezione per semplificare la lettura e la scrittura
Aggiungi le intestazioni di sezione nel formato del rapporto di avanzamento per semplificare molto il processo di scrittura e lettura del rapporto., Quando si impara a scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento, le intestazioni delle sezioni aiutano a concentrarsi sulla fornitura di preziose informazioni sui progressi, di per sé.
Lo scopo di un rapporto sullo stato di avanzamento è quello di dare chiarezza sullo stato di avanzamento di un progetto, non di descrivere ogni singolo aspetto su ciò che sta accadendo attualmente nel progetto.
Inoltre, il project manager che legge il progetto avrà un tempo più facile da leggere e ricordare gli elementi chiave in esso contenuti.,
Con ScrumGenius, i modelli del rapporto di avanzamento sono strutturati in modo tale che ogni rapporto di avanzamento abbia intestazioni chiaramente definite.
Usa un linguaggio semplice e diretto
Imparare a scrivere rapporti sullo stato di avanzamento significa utilizzare un formato di rapporto sullo stato di avanzamento con un linguaggio chiaro e diretto al punto. A meno che il tuo progetto non richieda l’uso di gergo e linguaggio tecnico, mantieni le tue frasi semplici, dirette e facili da capire.,
Esempio di modello di formato del rapporto di avanzamento Usando PPP
Usando PPP, una struttura del formato del rapporto di avanzamento dovrebbe avere le seguenti sezioni:
- Introduzione – Questo aiuta a capire di che progetto tratta questo rapporto. Basta chiedere a cosa stanno lavorando per avviare il rapporto sui progressi.
- Sezione PPP-Questo è il corpo principale della relazione sullo stato di avanzamento e dovrebbe fornire informazioni sufficienti sullo stato generale del progetto., Come leggerai nella prossima sezione, ScrumGenius ti consente di avere una panoramica degli obiettivi e dei bloccanti riportati nel processo di reporting dello stato da cui ricavare informazioni importanti.
- Qualcos’altro da aggiungere? – Questa sezione può anche fornire commenti più olistici su come questo progetto è stato fatto.
Come facilitare il processo di reporting dei progressi attraverso l’automazione e la standardizzazione
Man mano che i tuoi progetti diventano più grandi in termini di portata e complessità, avrai bisogno di uno strumento di reporting di stato come ScrumGenius per monitorare e gestire il tuo processo di reporting dei progressi.,
Affidarsi a strumenti di comunicazione standard come la posta elettronica e inviare manualmente il follow-up dei membri del team può diventare rapidamente ingestibile. Non solo, spulciando manualmente i rapporti di avanzamento può richiedere tempo per ottenere un lavoro più significativo.
Standardizza ed esegui l’iterazione sul tuo modello di rapporto di avanzamento per ottenere informazioni significative
Per identificare i modelli che influenzano il completamento del progetto e altre importanti informazioni sulla gestione del progetto, dovrai standardizzare le sezioni / domande nei tuoi rapporti di avanzamento., Ciò significa inviare le stesse domande sul rapporto di avanzamento di un progetto a cui i membri del team possono rispondere.
Avere modelli di report di avanzamento significa che il tuo team può invariabilmente produrre risposte all’interno del framework PPP. Consente inoltre di identificare le risposte anomale che influenzano lo stato di avanzamento del progetto. Con ScrumGenius, è possibile creare rapporti di avanzamento personalizzati o scegliere tra vari modelli.
Alcuni membri del team potrebbero essersi imbattuti in bloccanti che è necessario affrontare con urgenza., O qualcuno potrebbe aver trovato un modo per finire in modo più efficiente i loro compiti. In entrambi i casi, questi possono essere importanti intuizioni di gestione del progetto per riferimento futuro.
Inoltre, l’utilizzo di un modello salverà te e il tuo team precedentemente spesi per formulare una struttura per questi report.
Automatizzare l’invio di report di avanzamento
Effettuare manualmente check-in e follow-up via e-mail o chat non è solo ingombrante, ma non è anche sostenibile nel lungo periodo in quanto i tuoi team diventano più grandi e i tuoi progetti più complessi.
Imposta il lavoro di squadra con il pilota automatico., Con ScrumGenius, è possibile automatizzare l’intero processo di segnalazione dei progressi impostando scadenze regolari automatiche sulla presentazione dei rapporti di avanzamento.
ScrumGenius è integrato con tutte le principali piattaforme di chat tra cui Slack, Microsoft Teams e Cisco Webex Teams. A seconda della pianificazione che li hai impostati, un bot invierà automaticamente queste domande per le persone a rispondere entro una finestra di tempo.
È anche possibile impostare la finestra di reporting del check-in in modo da soddisfare diversi fusi orari. Per saperne di più su questo qui., Questo è particolarmente importante per i team distribuiti a livello globale.
Avere una panoramica per vedere i progressi complessivi del tuo team su vari progetti
Avere una panoramica dei rapporti di avanzamento aiuta a identificare vari modelli che influenzano il completamento del progetto. ScrumGenius ha una dashboard che ti permette di vedere:
- Partecipazione – Quanti hanno completato il rapporto sullo stato di avanzamento.
- Obiettivi-Quanti partecipanti hanno segnalato i loro obiettivi e progressi.,
- Bloccanti-Quanti partecipanti stanno vivendo bloccanti.
Questa panoramica può aiutare a dedurre importanti informazioni sulle metriche di cui sopra. Ad esempio, puoi vedere quali sono i tassi di partecipazione per le varie finestre di presentazione e agire di conseguenza.
Trascorrere meno tempo nelle riunioni utilizzando i rapporti di avanzamento
Alcuni studi suggeriscono che i dirigenti trascorrono fino a 23 ore alla settimana nelle riunioni., Con ScrumGenius, i nostri clienti hanno riportato una riduzione dei tempi di riunione fino al 300% (leggi il caso di studio qui).
I nostri rapporti sullo stato hanno fornito informazioni preziose che hanno aiutato le riunioni a diventare più efficienti e mirate.
Creare una knowledge base per i project manager, i team e i nuovi assunti
Infine, queste informazioni sulla gestione del progetto possono contribuire alla creazione di una knowledge base. Questo è un ottimo modo per impostare le migliori pratiche su come gestire ed eseguire progetti futuri in modo più efficace.,
Sarà anche una grande risorsa per i nuovi assunti per capire i migliori processi per la tua azienda e come ottenere le metriche chiave che dovrebbero colpire (in base ai successi passati).
Porta il tuo processo di segnalazione dei progressi al livello successivo con ScrumGenius
Un rapporto sui progressi consente di ottenere informazioni importanti sul completamento del progetto. ScrumGenius è uno strumento semplice ma potente in grado di migliorare il processo di reporting dei progressi attraverso l’automazione e la standardizzazione di questi report.,
Una volta attivato, il bot ScrumGenius invia promemoria al tuo team in un momento specifico ogni giorno per compilare i loro rapporti di avanzamento.
Se vuoi rendere il tuo processo di segnalazione dei progressi più efficiente, prova ScrumGenius oggi.
Questa panoramica può aiutarti a dedurre informazioni importanti sulle metriche di cui sopra. Ad esempio, puoi vedere quali sono i tassi di partecipazione per le varie finestre di presentazione e agire di conseguenza.
Trascorrere meno tempo nelle riunioni utilizzando i rapporti di avanzamento
Alcuni studi suggeriscono che i dirigenti trascorrono fino a 23 ore alla settimana nelle riunioni., Con ScrumGenius, i nostri clienti hanno riportato una riduzione dei tempi di riunione fino al 300% (leggi il caso di studio qui).
I nostri rapporti sullo stato hanno fornito informazioni preziose che hanno aiutato le riunioni a diventare più efficienti e mirate.
Creare una knowledge base per i project manager, i team e i nuovi assunti
Infine, queste informazioni sulla gestione del progetto possono contribuire alla creazione di una knowledge base. Questo è un ottimo modo per impostare le migliori pratiche su come gestire ed eseguire progetti futuri in modo più efficace.,
Sarà anche una grande risorsa per i nuovi assunti per capire i migliori processi per la tua azienda e come ottenere le metriche chiave che dovrebbero colpire (in base ai successi passati).
Porta il tuo processo di segnalazione dei progressi al livello successivo con ScrumGenius
Un rapporto sui progressi consente di ottenere informazioni importanti sul completamento del progetto. ScrumGenius è uno strumento semplice ma potente in grado di migliorare il processo di reporting dei progressi attraverso l’automazione e la standardizzazione di questi report.,
Una volta attivato, il bot ScrumGenius invia promemoria al tuo team in un momento specifico ogni giorno per compilare i loro rapporti di avanzamento.
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