mi az előrehaladási jelentés, és hogyan lehet hatékonyan kezelni az előrehaladási jelentési folyamatot, mivel a projektek egyre összetettebbé válnak?
A ScrumGenius, egy eszköz, amely megkönnyíti és automatizálja állapotjelentés és csökkenti a kommunikációs overhead, megértjük az értéke egy nagy jelentési folyamat.
ahogy a vállalat és a csapatok növekednek, a projektek terjedelme és összetettsége is növekszik., A korábban ad hoc módon végzett jelentéstétel különböző típusainak szisztematikusabbnak és egységesebbnek kell lenniük ahhoz, hogy kezelhetők legyenek.
ha menedzser vagy, az egyre nagyobb projektek előrehaladási jelentéseinek nyomon követése e-mailben gyorsan elsöprővé válhat. Hogyan lehet értelmes információkat szerezni az előrehaladási jelentésekből? Ezenkívül hogyan lehet megakadályozni a haladásjelentés benyújtásának késedelmeit, különösen akkor, ha a csapatot elosztják?,
ebben A cikkben megtudhatja:
- Mi előrehaladási jelentés
- Miért előrehaladási jelentés fontos
- a Legjobb gyakorlatok strukturálása, előrehaladási jelentések, használja a PPP-módszertan beállítás határidők
- Előrehaladási jelentés formátum sablon
- Miért kell automatizálni, majd egységesíteni a haladás beszámolási folyamat
Mint azt fogja olvasni, hogy automatizálja az előrehaladási jelentések drasztikusan csökkenti azt az időt, találkozók, segítséget kap érdemi választ, hogy a jelentési folyamat sokkal hatékonyabb.
mi az előrehaladási jelentés?,
Az előrehaladási jelentés olyan dokumentum, amely megmutatja a csapat előrehaladását egy projekt befejezése felé.
jelentéseket ad áttekintést, vagy felettes, a menedzser, a csapat vezetője, egy kolléga vagy egy ügyfél:
- A projekt
- A mérföldkövek elért
- Felelősségét minden munkavállaló vagy a csapat tagja
- A kérdések, melyekkel a különböző csapat tagjai
- …,és egyéb fontos tényezők, amelyek befolyásolják a projekt befejezését
Ez a jelentés lényegében egy projektmenedzsment mechanizmus, amely megakadályozza a problémákat, mielőtt azok megtörténnének, annak biztosítása érdekében, hogy a projekt időben befejeződjön, és hogy az érintetteket tájékoztassák a projekt előrehaladásáról.
milyen gyakran kell benyújtani az előrehaladási jelentést (pl. naponta, hetente, havonta stb.).) nagymértékben függ a projekt hatókörétől és összetettségétől.
általában azt szeretné, hogy az előrehaladási jelentések értelmes betekintést nyújtsanak., Egy hosszú távú projekt napi jelentéstételi ütemtervének beállítása előrehaladási Jelentésekhez vezethet felszíni szintű válaszokkal.
ezért érdemes lehet beállítani egy ésszerű ütemtervet, és adjon egy előrehaladási jelentés sablont szabványosított kérdésekkel a projekt előrehaladásáról és a legfontosabb kérdésekről.
ezeknek a kérdéseknek az előzetes megadása arra ösztönzi a csapattagokat, hogy alaposabban gondolkodjanak válaszaikról, mielőtt átadnák a jelentést.
miért fontos az előrehaladási jelentés?,
Az előrehaladási jelentések fontossága túlmutat a különböző projektek egyidejű nyomon követésén és kezelésén. Az előrehaladási jelentések értékes betekintést nyújtanak arra is, hogy csapata hogyan tudja hatékonyabban befejezni a projekteket.
amellett, hogy áttekintést ad a folyamatban lévő projektekről, egy jól strukturált előrehaladási jelentéssablon lehetővé teszi a projektmenedzser számára, hogy azonosítsa a csapat termelékenységét érintő kulcsfontosságú kérdéseket, valamint a projekt előrehaladását a befejezés felé.,
ezeket a betekintést ezután egy tudásbázisba lehet illeszteni, amely a jövőbeli projektek kezelésének és végrehajtásának legjobb gyakorlatait tartalmazza.
a ScrumGenius progress report sablon segítségével hatékonyan nyomon követheti az egyes csapattagok blokkolóit. Azt is láthatja, hogy milyen gyakran jelentik ezeket a blokkolókat, amelyek befolyásolják a projekt befejezését.
természetesen az előrehaladási jelentés elősegíti az együttműködést. Egyszerűen fogalmazva: az egymás feladatainak ismerete segít megakadályozni az embereket abban, hogy ugyanazokat a dolgokat tegyék, és csökkentse a feladat redundanciáját.,
az előrehaladási jelentés írásának legjobb gyakorlatai
kezelje az előrehaladási jelentést úgy, mint egy Q& a
Az előrehaladási jelentés megírásának egyszerű módja az, ha az előrehaladási jelentés formátumát kérdésként és válaszlapként kezeli a projekt előrehaladásáról. Válaszokra van szükség az előrehaladásról, a blokkolókról és a következő feladatokról, amelyek a projekt befejezéséhez vezetnek. Semmi több. Nem kevesebb.,
A progress, plans and problems (PPP)
PPP az állapotjelentés menedzsment technikája, amely a projekt előrehaladására összpontosít a befejezés felé. A PPP-vel kapcsolatos kérdések a felesleges részletekkel rendelkező Generikus kérdések helyett konkrét és értelmes válaszokat eredményeznek. Sokan használják a Skype-on és az Apple-en, hogy hasznos és releváns projekt tényeket kapjanak.
ahogy Cleve Gibbon fogalmaz, PPP ” gazdag cucc, alacsony pihe.,”Itt van, amit minden P jelenti:
- haladás – ezek közé tartoznak a mérföldkövek, az elért célok, a befejezett feladatok és a validált elemek, amelyek hozzájárulnak a projekt befejezéséhez.
- tervek-ezek közé tartoznak a tennivalók, a rövid és hosszú távú célkitűzések, valamint a projekt befejezését befolyásoló egyéb tervek.
- problémák-ezek blokkolók és a projekt befejezését befolyásoló problémák.
minden P-nek 3-5 tételre kell válaszolnia. Ha a csapata nehezen tölti ki az előrehaladási jelentéseket, mert túl gyakoriak, érdemes megváltoztatni a benyújtott gyakoriságot.,
lehetővé teszi az előrehaladási jelentés értelmes befejezését
Az előrehaladási jelentési folyamat gyakran elhanyagolt aspektusa annak biztosítása, hogy a megszerzett információk kiváló minőségűek legyenek. Két dolog segít ennek elérésében: a megfelelő ütemterv meghatározása és a konkrét válaszok ösztönzése.
a megfelelő határidők beállítása kulcsfontosságú. Azok az emberek, akik hosszú távú projekteket végeznek, amelyek legalább egy évig tartanak, nem akarnak napi előrehaladási jelentéseket benyújtani. A rossz ütemterv elégtelen válaszokhoz vezethet. Hogy az említett, győződjön meg arról, hogy a tényleges dátumokat benyújtása., Ellenkező esetben az emberek mindig az utolsó prioritási feladatnak tekinthetik őket.
ezenkívül ösztönöznie kell a konkrét válaszok megfogalmazását. Ez például hangsúlyozhatja, hogy a válaszok a homályos leírások helyett releváns mutatókat tartalmazzanak. Ez segít nyomon követni a haladást értelmesebben.
A szakaszfejlécek használatával egyszerűbbé teheti az olvasást és az írást
szakaszfejlécek hozzáadása az előrehaladási jelentés formátumába, hogy a jelentés írásának és olvasásának folyamata sokkal könnyebb legyen., Amikor megtanulod, hogyan kell írni egy előrehaladási jelentést, a szakaszfejlécek segítenek abban, hogy értékes információkat nyújtson az előrehaladásról, önmagában.
Az előrehaladási jelentés célja a projekt előrehaladásának egyértelműsége, nem pedig minden egyes szempont leírása arról, hogy mi történik a projektben.
plusz, a projektet olvasó projektmenedzsernek könnyebb lesz elolvasni és emlékezni a legfontosabb elemekre.,
a ScrumGenius segítségével az előrehaladási jelentés sablonjai oly módon vannak felépítve, hogy minden előrehaladási jelentés egyértelműen meghatározott címsorokkal rendelkezik.
egyszerű és egyszerű nyelv használata
Az előrehaladási jelentések írásának megtanulása azt jelenti, hogy egy előrehaladási jelentés formátumát olyan nyelvvel használjuk, amely egyértelmű és egyenesen a pontig. Hacsak a projekt megköveteli, hogy használja a zsargon és a technikai nyelv, tartsa a mondatokat egyszerű, egyszerű és könnyen érthető.,
Progress Report Format template Example Using PPP
a PPP használatával a progress report format struktúrának a következő szakaszokkal kell rendelkeznie:
- Bevezetés – Ez segít megérteni, hogy milyen projektről szól ez a jelentés. Csak kérdezd meg, min dolgoznak, hogy elindítsák az előrehaladási jelentést.
- PPP szakasz-Ez az előrehaladási jelentés fő szerve, és elegendő információt kell adnia a projekt általános állapotáról., Amint azt a következő részben olvashatja, a ScrumGenius lehetővé teszi, hogy áttekintést kapjon az állapotjelentési folyamatban jelentett célokról és blokkolókról, hogy fontos betekintést nyerhessen.
- bármi mást hozzáadni? – Ez a szakasz holisztikusabb megjegyzéseket is nyújthat a projekt megvalósításáról.
hogyan lehet megkönnyíteni az előrehaladás jelentési folyamatát automatizálással és szabványosítással
mivel a projektek köre és összetettsége nagyobb lesz, szükség lesz egy állapotjelentési eszközre, mint például a ScrumGenius a folyamat nyomon követéséhez és kezeléséhez.,
az olyan szabványos kommunikációs eszközökre támaszkodva, mint az e-mail, valamint a csapattagok nyomon követésének kézi küldése, gyorsan kezelhetetlenné válhat. Nem csak az, hogy az előrehaladási jelentések kézi szitálása időt vehet igénybe, ha több értelmes munkát végez.
szabványosítsa és iterálja a progress report sablont, hogy értelmes betekintést nyerjen
a projekt befejezését és más fontos projektmenedzsment-betekintést befolyásoló minták azonosításához egységesíteni kell az előrehaladási jelentésekben szereplő szakaszokat/kérdéseket., Ez azt jelenti, hogy ugyanazt az előrehaladási jelentést kell elküldeni egy projektre vonatkozóan, amelyre a csapat tagjai válaszolhatnak.
a folyamatjelentési sablonok megléte azt jelenti, hogy csapata mindig képes választ adni a PPP keretrendszeren belül. Azt is lehetővé teszi, hogy azonosítsa a projekt előrehaladását befolyásoló kiugró válaszokat. A ScrumGenius segítségével egyéni előrehaladási jelentéseket hozhat létre, vagy különféle sablonok közül választhat.
egyes csapattagok olyan blokkolókba futhattak be, amelyeket sürgősen meg kell oldani., Vagy valaki megtalálta a módját, hogy hatékonyabban fejezzék be feladataikat. Akárhogy is, ezek fontos projektmenedzsment-betekintések lehetnek a jövőbeli referencia szempontjából.
plusz, egy sablon használatával mentheti meg Önt és csapatát, akiket korábban a jelentések struktúrájának kialakítására fordítottak.
automatizálja a folyamatjelentési benyújtást
az e-mailben vagy csevegésben történő bejelentkezés és nyomon követés kézi elvégzése nemcsak nehézkes, hanem hosszú távon sem fenntartható, mivel csapatai nagyobbak, és a projektek összetettebbek.
állítsa be a csapatmunkát az autopiloton., A ScrumGenius segítségével automatizálhatja a teljes előrehaladási jelentési folyamatot azáltal, hogy automatikus rendszeres határidőket állít be az előrehaladási jelentések benyújtására.
A ScrumGenius integrálva van minden nagyobb csevegőplatformhoz, beleértve a Slack-et, a Microsoft Teamset és a Cisco Webex teameket. Attól függően, hogy a beállított ütemezés, a bot automatikusan elküldi nekik ezeket a kérdéseket az emberek válaszolni egy ablakon belül az idő.
a bejelentkezési ablakot különböző időzónák kiszolgálására is beállíthatja. Tudjon meg többet erről itt., Ez különösen fontos a globálisan elosztott csapatok számára.
tekintse meg csapata általános előrehaladását a különböző projekteken
Az előrehaladási jelentések áttekintése segít azonosítani a projekt befejezését befolyásoló különböző mintákat. ScrumGenius van egy műszerfal, amely lehetővé teszi, hogy:
- részvétel-hány befejezte az előrehaladási jelentést.
- célok – hány résztvevő számolt be céljairól és előrehaladásáról.,
- blokkolók-hány résztvevő tapasztal blokkolókat.
Ez az áttekintés segíthet a fent említett metrikák fontos betekintésének levonásában. Például láthatja, hogy a különböző benyújtási ablakokban milyen részvételi arányok vannak, és ennek megfelelően jár el.
Töltsön kevesebb időt az üléseken a progress reports segítségével
egyes tanulmányok azt sugallják, hogy a vezetők hetente legfeljebb 23 órát töltenek üléseken., A ScrumGenius segítségével ügyfeleink a találkozási idő akár 300% – kal történő csökkenéséről számoltak be (olvassa el az esettanulmányt itt).
állapotjelentéseink értékes információkat szolgáltattak, amelyek segítettek az ülések hatékonyabbá és koncentráltabbá tételében.
hozzon létre egy tudásbázist a projektmenedzserek, csapatok és új bérlők számára
végül ezek a projektmenedzsment-betekintések hozzájárulhatnak egy tudásbázis felépítéséhez. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy bevált gyakorlatokat állítsunk fel a jövőbeli projektek hatékonyabb kezelésére és végrehajtására vonatkozóan.,
nagyszerű forrás lesz az új bérlők számára is, hogy kitalálják a vállalat számára a legjobb folyamatokat, valamint hogyan lehet elérni azokat a kulcsfontosságú mutatókat, amelyeket meg kell találniuk (a múltbeli sikerek alapján).
vigye az előrehaladási jelentési folyamatot a következő szintre a ScrumGenius
egy előrehaladási jelentés lehetővé teszi, hogy fontos információkat kapjon a projekt befejezéséről. A ScrumGenius egy egyszerű, mégis hatékony eszköz, amely a jelentések automatizálásával és szabványosításával javíthatja az előrehaladási jelentési folyamatot.,
aktiválás után a ScrumGenius bot emlékeztetőket küld a csapatnak minden nap egy adott időpontban, hogy kitöltse az előrehaladási jelentéseket.
ha hatékonyabbá szeretné tenni az előrehaladási jelentési folyamatot, próbálja ki a ScrumGenius-t ma.
Ez az áttekintés segítségével fontos betekintést nyerhet a fent említett mutatókba. Például láthatja, hogy a különböző benyújtási ablakokban milyen részvételi arányok vannak, és ennek megfelelően jár el.
Töltsön kevesebb időt az üléseken a progress reports segítségével
egyes tanulmányok azt sugallják, hogy a vezetők hetente legfeljebb 23 órát töltenek üléseken., A ScrumGenius segítségével ügyfeleink a találkozási idő akár 300% – kal történő csökkenéséről számoltak be (olvassa el az esettanulmányt itt).
állapotjelentéseink értékes információkat szolgáltattak, amelyek segítettek az ülések hatékonyabbá és koncentráltabbá tételében.
hozzon létre egy tudásbázist a projektmenedzserek, csapatok és új bérlők számára
végül ezek a projektmenedzsment-betekintések hozzájárulhatnak egy tudásbázis felépítéséhez. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy bevált gyakorlatokat állítsunk fel a jövőbeli projektek hatékonyabb kezelésére és végrehajtására vonatkozóan.,
nagyszerű forrás lesz az új bérlők számára is, hogy kitalálják a vállalat számára a legjobb folyamatokat, valamint hogyan lehet elérni azokat a kulcsfontosságú mutatókat, amelyeket meg kell találniuk (a múltbeli sikerek alapján).
vigye az előrehaladási jelentési folyamatot a következő szintre a ScrumGenius
egy előrehaladási jelentés lehetővé teszi, hogy fontos információkat kapjon a projekt befejezéséről. A ScrumGenius egy egyszerű, mégis hatékony eszköz, amely a jelentések automatizálásával és szabványosításával javíthatja az előrehaladási jelentési folyamatot.,
aktiválás után a ScrumGenius bot emlékeztetőket küld a csapatnak minden nap egy adott időpontban, hogy kitöltse az előrehaladási jelentéseket.
ha hatékonyabbá szeretné tenni az előrehaladási jelentési folyamatot, próbálja ki a ScrumGenius-t ma.