Qu’est-ce qu’un rapport d’étape et comment pouvez-vous gérer efficacement votre processus de rapport d’étape à mesure que les projets deviennent plus grands et plus complexes?
Chez ScrumGenius, un outil pour faciliter et automatiser les rapports d’état et réduire les frais généraux de communication, nous comprenons la valeur d’un excellent processus de reporting.
Au fur et à mesure que votre entreprise et vos équipes se développent, vos projets gagnent également en portée et en complexité., Divers types de rapports, qui étaient auparavant effectués ad hoc, doivent être plus systématiques et normalisés pour être gérables.
Si vous êtes un gestionnaire, le suivi des rapports d’avancement de projets de plus en plus importants par e-mail peut rapidement devenir accablant. Comment pouvez-vous obtenir des informations significatives à partir de vos rapports d’étape? De plus, comment pouvez-vous éviter les retards dans la soumission des rapports d’étape, en particulier lorsque votre équipe est distribuée?,
Dans cet article, vous apprendrez:
- Qu’est-ce qu’un rapport d’étape
- Pourquoi un rapport d’étape est important
- Meilleures pratiques pour structurer les rapports d’étape, de l’utilisation de la méthodologie PPP à la fixation des délais
- Format et modèle de rapport d’étape
- Pourquoi vous devriez automatiser et standardiser votre processus de rapport d’étape
Comme vous le lirez, l’automatisation de vos rapports vous aider à obtenir des réponses significatives et à rendre votre processus de reporting beaucoup plus efficace.
Qu’est-ce qu’un Rapport d’étape?,
Un rapport d’étape est un document qui montre les progrès réalisés par votre équipe dans la réalisation d’un projet.
les rapports d’Avancement de donner un aperçu à un superviseur, un manager, un chef d’équipe, un collègue ou un client sur:
- L’état d’avancement du projet
- L’atteinte de jalons
- les Responsabilités de chaque employé ou d’un membre de l’équipe
- Les problèmes rencontrés par les différents membres de l’équipe
- …,et d’autres facteurs importants qui influent sur l’achèvement du projet
Ce rapport est essentiellement un mécanisme de gestion de projet pour prévenir les problèmes avant qu’ils ne se produisent, pour s’assurer que le projet sera terminé à temps et pour tenir les personnes impliquées au courant de l’avancement du projet.
À quelle fréquence le rapport d’étape doit-il être soumis (p. ex., tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, etc.) dépendra fortement de la portée et de la complexité du projet.
En général, vous souhaitez que vos rapports d’avancement fournissent des informations significatives., L’établissement d’un calendrier de rapports quotidiens pour un projet à long terme peut conduire à des rapports d’avancement avec des réponses au niveau de la surface.
Par conséquent, vous voudrez peut-être établir un calendrier raisonnable et donner un modèle de rapport d’étape avec des questions normalisées sur l’avancement du projet et les questions clés.
Donner ces questions à l’avance encouragera les membres de votre équipe à réfléchir à leurs réponses plus en profondeur avant de remettre le rapport.
Pourquoi un Rapport d’étape est-il important?,
L’importance des rapports d’étape va au-delà du suivi et de la gestion simultanée de vos différents projets. Les rapports d’étape fournissent également des informations précieuses sur la façon dont votre équipe peut terminer les projets plus efficacement.
En plus de donner un aperçu des projets en cours, un modèle de rapport d’étape bien structuré permet également au gestionnaire de projet d’identifier les principaux problèmes affectant la productivité de l’équipe et la progression d’un projet vers l’achèvement.,
Ces informations peuvent ensuite être introduites dans une base de connaissances, qui contient les meilleures pratiques sur la gestion et l’exécution de futurs projets.
Avec le modèle de rapport d’avancement ScrumGenius, vous pouvez suivre efficacement les bloqueurs de chaque membre de l’équipe. Vous pouvez également voir à quelle fréquence ils signalent ces bloqueurs affectant l’achèvement du projet.
bien sûr, un rapport d’avancement contribue également à favoriser la collaboration. En termes simples, connaître les tâches de chacun aide à empêcher les gens de faire les mêmes choses et à réduire la redondance des tâches.,
Meilleures pratiques Pour Rédiger un Rapport d’étape
Traiter un rapport d’étape comme un Q&A
Une façon simple de commencer à apprendre à rédiger un rapport d’étape consiste à traiter le format du rapport d’étape comme une feuille de questions et réponses sur l’avancement du projet. Vous avez besoin de réponses sur la progression, les bloqueurs et les prochaines tâches pour mener à l’achèvement du projet. Rien de plus. Rien de moins.,
Inclure des questions sur les progrès, les plans et les problèmes (PPP)
Le PPP est une technique de gestion pour les rapports d’étape qui met l’accent sur les progrès du projet vers l’achèvement. Les questions liées au PPP mènent à des réponses spécifiques et significatives, au lieu de réponses génériques avec des détails inutiles. Il est utilisé par de nombreuses personnes chez Skype et Apple pour obtenir des faits de projet utiles et pertinents.
Comme le dit Cleve Gibbon, le PPP est « riche en trucs, faible en peluches., »Voici ce que chaque P signifie:
- Progrès-Il s’agit notamment des jalons, des objectifs atteints, des tâches terminées et des éléments validés qui contribuent à l’achèvement du projet.
- Plans – Ceux-ci comprennent les choses à faire, les objectifs à court et à long terme, et d’autres plans qui affectent l’achèvement du projet.
- Problèmes – Ce sont des bloqueurs et des problèmes qui affectent l’achèvement du projet.
Chaque P devrait avoir des réponses avec 3-5 éléments. Si votre équipe a du mal à remplir les rapports d’avancement parce qu’ils sont trop fréquents, vous pouvez modifier la fréquence de leur soumission.,
Permettre l’achèvement significatif du rapport d’étape
Un aspect souvent négligé du processus de rapport d’étape est de s’assurer que l’information acquise est de haute qualité. Deux choses aident à y parvenir: établir le bon calendrier et encourager des réponses spécifiques.
Il est essentiel de fixer des délais appropriés. Les personnes qui font des projets à long terme qui durent un an ou plus peuvent ne pas vouloir soumettre de rapports d’étape quotidiens. Un mauvais calendrier peut conduire à des réponses insatisfaisantes. Cela dit, assurez-vous que vous définissez des dates réelles pour la soumission., Sinon, les gens peuvent toujours les mettre comme dernière tâche prioritaire.
De plus, vous devriez encourager la formulation de réponses spécifiques. Par exemple, cela peut mettre l’accent sur les réponses pour inclure des mesures pertinentes, au lieu de descriptions vagues. Cela vous aide à suivre les progrès de manière plus significative.
Utilisez les en-têtes de section pour simplifier la lecture et l’écriture
Ajoutez des en-têtes de section dans votre format de rapport d’étape pour faciliter le processus d’écriture et de lecture du rapport., Lorsque vous apprenez à rédiger un rapport d’étape, les en-têtes de section vous aident à vous concentrer sur la fourniture d’informations précieuses sur les progrès, en soi.
Le but d’un rapport d’étape est de donner de la clarté sur l’avancement d’un projet, pas de décrire tous les aspects de ce qui se passe actuellement dans le projet.
De plus, le chef de projet qui lit le projet aura plus de facilité à lire et à mémoriser les éléments clés.,
Avec ScrumGenius, les modèles de rapport d’étape sont structurés de manière à ce que chaque rapport d’étape ait des en-têtes clairement définis.
Utiliser un langage simple et direct
Apprendre à rédiger des rapports d’avancement signifie utiliser un format de rapport d’avancement avec un langage clair et direct. À moins que votre projet ne vous oblige à utiliser du jargon et un langage technique, gardez vos phrases simples, directes et faciles à comprendre.,
Exemple de modèle de format de rapport d’étape À l’aide de PPP
À l’aide de PPP, une structure de format de rapport d’étape doit comporter les sections suivantes:
- Introduction – Cela aide à comprendre le projet sur lequel porte ce rapport. Demandez simplement sur quoi ils travaillent pour commencer le rapport d’étape.
- Section PPP-C’est le corps principal du rapport d’étape, et il devrait donner suffisamment d’informations sur l’état général du projet., Comme vous le lirez dans la section suivante, ScrumGenius vous permet d’avoir un aperçu des objectifs et des bloqueurs signalés dans le processus de rapport d’état pour en tirer des informations importantes.
- autre Chose à ajouter? – Cette section peut également fournir des commentaires plus holistiques sur la façon dont ce projet est réalisé.
Comment faciliter Votre Processus de reporting d’avancement Grâce à l’automatisation et à la normalisation
Au fur et à mesure que vos projets gagnent en portée et en complexité, vous aurez besoin d’un outil de reporting d’état comme ScrumGenius pour suivre et gérer votre processus de reporting d’avancement.,
S’appuyer sur des outils de communication standard comme le courrier électronique et envoyer manuellement le suivi des membres de votre équipe peut rapidement devenir ingérable. Non seulement cela, passer au crible manuellement les rapports d’étape peut prendre du temps avant d’obtenir un travail plus significatif.
Normaliser et itérer sur votre modèle de rapport d’étape pour obtenir des informations significatives
Pour identifier les modèles affectant l’achèvement du projet et d’autres informations importantes sur la gestion de projet, vous devrez normaliser les sections / questions dans vos rapports d’étape., Cela signifie envoyer les mêmes questions de rapport d’avancement sur un projet pour les membres de votre équipe à répondre.
Avoir des modèles de rapport d’avancement signifie que votre équipe peut toujours produire des réponses dans le cadre PPP. Il vous permet également d’identifier les réponses aberrantes affectant l’avancement du projet. Avec ScrumGenius, vous pouvez créer des rapports d’avancement personnalisés ou choisir parmi différents modèles.
Certains membres de l’équipe pourrait avoir couru dans les bloqueurs que vous avez besoin afin de remédier d’urgence., Ou quelqu’un pourrait avoir trouvé un moyen de terminer plus efficacement leurs tâches. Quoi qu’il en soit, il peut s’agir d’informations importantes sur la gestion de projet pour référence future.
De plus, l’utilisation d’un modèle vous permettra, vous et votre équipe, d’économiser sur la formulation d’une structure pour ces rapports.
Automatiser la soumission des rapports d’avancement
Effectuer manuellement les check-ins et les suivis par e-mail ou par chat est non seulement fastidieux, mais il n’est pas non plus durable à long terme, car vos équipes grossissent et vos projets sont plus complexes.
Réglez teamwork sur le pilote automatique., Avec ScrumGenius, vous pouvez automatiser l’ensemble de votre processus de reporting d’avancement en fixant des délais réguliers automatiques lors de la soumission des rapports d’avancement.
ScrumGenius est intégré à toutes les principales plateformes de chat, y compris Slack, Microsoft Teams et Cisco Webex Teams. Selon le calendrier que vous avez défini, un bot leur enverra automatiquement ces questions pour que les gens répondent dans un laps de temps.
Vous pouvez également définir l’enregistrement dans la fenêtre rapport à répondre aux différents fuseaux horaires. Lire plus à ce sujet ici., Ceci est particulièrement important pour les équipes réparties à l’échelle mondiale.
Avoir une vue d’ensemble pour voir les progrès globaux de votre équipe sur divers projets
Avoir une vue d’ensemble des rapports d’avancement vous aide à identifier les différents modèles affectant ScrumGenius dispose d’un tableau de bord qui vous permet de voir:
- Participation – Combien ont terminé le rapport d’étape.
- Objectifs-Combien de participants ont déclaré leurs objectifs et leurs progrès.,
- Bloqueurs – Combien de participants éprouvent des bloqueurs.
Cet aperçu peut vous aider à en déduire des indications importantes sur lesdites mesures. Par exemple, vous pouvez voir quels sont les taux de participation pour les différentes fenêtres de soumission et agir en conséquence.
Consacrer moins de temps aux réunions en utilisant les rapports d’étape
Certaines études suggèrent que les cadres passent jusqu’à 23 heures par semaine aux réunions., Avec ScrumGenius, nos clients ont signalé une réduction des temps de réunion allant jusqu’à 300% (lire l’étude de cas ici).
Nos rapports d’étape ont fourni des informations précieuses qui ont aidé les réunions à devenir plus efficaces et ciblées.
Créez une base de connaissances pour vos chefs de projet, vos équipes et vos nouveaux employés
Enfin, ces informations sur la gestion de projet peuvent contribuer à la création d’une base de connaissances. C’est un excellent moyen de mettre en place les meilleures pratiques sur la façon de gérer et d’exécuter les futurs projets plus efficacement.,
Ce sera également une excellente ressource pour les nouveaux employés afin de déterminer les meilleurs processus pour votre entreprise et comment atteindre les indicateurs clés qu’ils sont censés atteindre (en fonction des succès passés).
Passez au Niveau Supérieur Avec ScrumGenius
Un rapport d’étape vous permet d’obtenir des informations importantes sur l’achèvement du projet. ScrumGenius est un outil simple mais puissant qui peut améliorer votre processus de reporting d’avancement en automatisant et en standardisant ces rapports.,
Une fois activé, le robot ScrumGenius envoie des rappels à votre équipe à une heure précise chaque jour pour remplir leurs rapports d’avancement.
Si vous souhaitez rendre votre processus de reporting d’avancement plus efficace, essayez ScrumGenius dès aujourd’hui.
Cet aperçu peut vous aider à déduire des informations importantes sur les mesures susmentionnées. Par exemple, vous pouvez voir quels sont les taux de participation pour les différentes fenêtres de soumission et agir en conséquence.
Consacrer moins de temps aux réunions en utilisant les rapports d’étape
Certaines études suggèrent que les cadres passent jusqu’à 23 heures par semaine aux réunions., Avec ScrumGenius, nos clients ont signalé une réduction des temps de réunion allant jusqu’à 300% (lire l’étude de cas ici).
Nos rapports d’étape ont fourni des informations précieuses qui ont aidé les réunions à devenir plus efficaces et ciblées.
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Ce sera également une excellente ressource pour les nouveaux employés afin de déterminer les meilleurs processus pour votre entreprise et comment atteindre les indicateurs clés qu’ils sont censés atteindre (en fonction des succès passés).
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