mikä on edistymisraportti ja miten voit tehokkaasti hallita edistymisraportointiprosessiasi hankkeiden laajentuessa ja monimutkaistuessa?
Scrumgeniuksessa, joka on työkalu tilaraportoinnin helpottamiseksi ja automatisoimiseksi ja viestintäyhteyksien vähentämiseksi, ymmärrämme suuren raportointiprosessin arvon.
Kun yrityksesi ja tiimisi kasvavat, myös projektisi laajenevat ja monimutkaistuvat., Eri raportointityyppien, jotka on aiemmin tehty tapauskohtaisesti, on oltava järjestelmällisempiä ja standardoituja, jotta ne olisivat hallittavissa.
Jos olet manageri, yhä suurempien projektien edistymisraporttien seuraaminen sähköpostin välityksellä voi nopeasti tulla ylivoimaiseksi. Miten voit saada mielekästä tietoa edistymisraporteistasi? Lisäksi, miten voit estää viivästyksiä edistymistä raportin jättämisen, varsinkin kun tiimisi jaetaan?,
tässä artikkelissa, opit:
- Mitä väliraportti on
- Miksi kertomus on tärkeää
- Parhaiden käytäntöjen jäsentäminen edistymiskertomukset, käyttää PPP-menetelmän määräaikojen asettaminen
- väliraportti muoto ja malli
- Miksi sinun pitäisi automatisoida ja standardoida oman edistymisen raportointi prosessi
Kuten voit lukea, automatisoimalla kertomukset voi merkittävästi vähentää aikaa kuluu kokouksissa, auttaa sinua saamaan merkityksellisiä vastauksia, ja tehdä raportoinnin prosessi paljon tehokkaampaa.
mikä on Tilanneselvitys?,
edistymisraportti on asiakirja, joka osoittaa, miten tiimisi edistyy hankkeen toteuttamisessa.
Progress raportit antavat yleiskuvan joko ohjaaja, manageri, joukkueen johtaja, kollega tai asiakas:
- tila-hanke
- virstanpylväitä saavuttaa
- Vastuut jokaisen työntekijän tai tiimin jäsen
- kysymyksiä kohtaamat eri tiimin jäsenet
- …,ja muita tärkeitä tekijöitä, jotka vaikuttavat projektin loppuun
Tämä raportti on pääosin projektin hallinta mekanismi estää ongelmia ennen kuin ne tapahtuvat, jotta varmistetaan, että projekti valmistuu ajallaan, ja pitää ne mukana ajan tasalla hankkeen etenemisestä.
kuinka usein edistymisraportti on toimitettava (esim.päivittäin, viikoittain, kuukausittain jne.) riippuu suuresti hankkeen laajuudesta ja monimutkaisuudesta.
yleensä haluat, että edistymisraporttisi tarjoavat mielekkäitä oivalluksia., Asetus päivittäinen aikataulu pitkän aikavälin hanke voi johtaa kertomukset pinta-tason vastauksia.
siksi saatat haluta asettaa kohtuullisen aikataulun ja antaa edistymisraporttimallin, jossa on standardoituja kysymyksiä hankkeen etenemisestä ja keskeisistä kysymyksistä.
näiden kysymysten esittäminen etukäteen kannustaa tiimisi jäseniä miettimään vastauksiaan perusteellisemmin ennen raportin luovuttamista.
miksi edistymisraportti on tärkeä?,
merkitystä edistymisestä puolen pitää seurata ja hallita eri projekteja samanaikaisesti. Edistymisraportit tarjoavat myös arvokasta tietoa siitä, miten tiimisi voi viimeistellä projekteja tehokkaammin.
Syrjään antaa yleiskuvan hankkeiden tapahtuu, hyvin jäsennelty raportti edistymisestä malli mahdollistaa myös projektipäällikkö tunnistaa keskeisiä kysymyksiä, jotka vaikuttavat joukkueen tuottavuutta ja hankkeen edistymistä kohti valmiiksi.,
nämä oivallukset voidaan sitten syöttää tietopohjaan, joka sisältää parhaita käytäntöjä tulevien hankkeiden hallinnoinnista ja toteuttamisesta.
ScrumGenius progress report-mallilla voit seurata tehokkaasti jokaisen joukkueen jäsenen estäjiä. Voit myös nähdä, kuinka usein he raportoivat näistä estäjistä, jotka vaikuttavat projektin loppuunsaattamiseen.
tietenkin, väliraportti auttaa myös edistää yhteistyötä. Yksinkertaisesti sanottuna tieto toistensa tehtävistä estää ihmisiä tekemästä samoja asioita ja vähentää tehtävien irtisanomista.,
Parhaita Käytäntöjä Siitä, Miten Kirjoittaa edistymiskertomus
Hoitoon tilanneselvityksen kuin Q&A
yksinkertainen tapa aloittaa oppimisen miten kirjoittaa kertomus on käsittelemällä seurantaraportti muodossa kysymys ja vastaus arkki-hankkeen etenemisestä. Tarvitset vastauksia edistymisestä, estäjistä ja seuraavista tehtävistä, jotka johtavat projektin loppuunsaattamiseen. Ei muuta. Ei vähempää.,
Ovat kysymyksiä, edistymistä, suunnitelmia ja ongelmia (PPP)
PPP on hallinnan tekniikka tilan raportointi, joka keskittyy projektin edistymistä kohti valmiiksi. Kysymyksiä, jotka liittyvät PPP johtaa erityisiä ja merkityksellisiä vastauksia, sen sijaan, että geneeristen itse kanssa tarpeettomia yksityiskohtia. Sitä käyttävät monet ihmiset Skype ja Apple saada hyödyllisiä ja merkityksellisiä projektin faktoja.
Kuten Cleve Gibbon asian ilmaisee, PPP on ”runsaasti tavaraa, vähän nukkaa.,”Tässä on, mitä kukin P tarkoittaa:
- Edistystä – Nämä ovat virstanpylväitä, tavoitteet saavutettu, valmiit tehtävät ja validoidut kohteet, jotka edistävät projektin loppuun.
- Suunnitelmat – Nämä ovat asioita, lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet, ja muita suunnitelmia, jotka vaikuttavat projektin loppuun.
- ongelmat-Nämä ovat estäjiä ja ongelmia, jotka vaikuttavat projektin loppuunsaattamiseen.
jokaisella P: llä pitäisi olla vastauksia 3-5 kappaleella. Jos joukkue on ottaa kova aika täyttämällä edistymisestä, koska ne ovat liian usein, saatat haluta muuttaa taajuutta ne ovat toimitettu.,
Salli mielekästä loppuun edistymiskertomus
usein laiminlyöty osa progress-raportoinnin prosessi on varmistaa, että saatu tieto on laadukasta. Kaksi asiaa auttaa tässä: oikean aikataulun asettaminen ja erityisten vastausten kannustaminen.
asianmukaisten määräaikojen asettaminen on avainasemassa. Ihmiset, jotka tekevät pitkän aikavälin hankkeita, jotka kestävät vähintään vuoden, eivät ehkä halua toimittaa päivittäin edistymisraportteja. Väärä aikataulu voi johtaa epätyydyttäviin vastauksiin. Se sanoi, varmista, että asetat todelliset päivämäärät jättämistä., Muuten ihmiset voivat aina asettaa ne viimeiseksi ensisijaiseksi tehtäväkseen.
lisäksi kannattaa kannustaa muotoilemaan erityisiä vastauksia. Tämä voi olla esimerkiksi korostamista siitä, että vastaukset sisältävät asiaankuuluvia mittareita epämääräisten kuvausten sijaan. Tämä auttaa seuraamaan kehitystä mielekkäämmin.
Käytä otsikoita, jotta lukeminen ja kirjoittaminen helpompaa
Lisää otsikoita edistymistä mietinnön muodossa, jotta prosessin kirjoittamisen ja raportin lukeminen paljon helpompaa., Kun opit kirjoittamaan edistymisraportin, osioiden otsakkeet auttavat sinua keskittymään arvokkaan tiedon antamiseen edistymisestä itsessään.
edistymiskertomuksen tarkoituksena on selkeyttää hankkeen edistymistä eikä kuvata jokaista näkökohtaa siitä, mitä hankkeessa parhaillaan tapahtuu.
Plus, projektipäällikkö käsittelyssä hankkeella on helpompi lukea ja muistaa keskeisiä elementtejä.,
Kanssa ScrumGenius, tilannekatsaus mallit ovat rakennettu siten, että jokainen kertomus on selkeästi määritellyt otsikot.
Käytä yksinkertaista ja suoraviivaista kieltä
Learning miten kirjoittaa edistymistä raporttien avulla saavutettua edistymistä koskevan kertomuksen muodossa, jossa on kieli, joka on selkeä ja suoraan asiaan. Ellei projektisi vaadi sinua käyttämään ammattikieltä ja teknistä kieltä, pidä lauseesi yksinkertaisina, suoraviivaisina ja helppotajuisina.,
Progress Report Format Template Esimerkiksi Käyttämällä PPP
Käyttäen PPP, tilannekatsauksen muodossa, rakenne pitäisi olla seuraavat kohdat:
- Johdanto – Tämä auttaa ymmärtää, mitä hanke tämä raportti on kyse. Kysy vain, mitä he tekevät edistymisraportin käynnistämiseksi.
- PPP-osio-tämä on edistymiskertomuksen pääelin, ja sen pitäisi antaa riittävästi tietoa hankkeen kokonaistilanteesta., Kuten voit lukea seuraavassa jaksossa, ScrumGenius avulla voit saada yleiskuvan tavoitteet ja salpaajat raportoitu tilan raportointi prosessi saada tärkeitä oivalluksia.
- Anything else to add? – Tässä osiossa voidaan myös esittää kokonaisvaltaisempia kommentteja siitä, miten tämä hanke toteutetaan.
Miten Helpottaa Oman Edistymisen Raportointi Prosessin Automatisointi ja Standardointi
Koska projekteja tulee suurempi laajuus ja monimutkaisuus, tarvitset tilan raportointi työkalu, kuten ScrumGenius seurata ja hallita oman edistymisen raportointiin.,
luottaen tavallisiin viestintävälineisiin, kuten sähköpostiin ja tiimin jäsenten seurantaan manuaalisesti, voi tulla nopeasti hallitsemattomaksi. Ei vain, että, manuaalisesti käymään läpi tilannekatsaukset voi viedä aikaa saada enemmän mielekästä työtä.
Yhtenäistää ja kerrata edistymistä raporttimalli saada mielekkäitä oivalluksia
tunnistaa kuvioita, jotka vaikuttavat projektin loppuun ja muita tärkeitä projektinhallinnan oivalluksia, sinun täytyy yhtenäistää osat/kysymyksiä teidän kertomukset., Tämä tarkoittaa, lähettää sama tilannekatsaus kysymyksiä projektin ryhmän jäseniä vastaamaan.
Edistymisraporttipohjien käyttö tarkoittaa sitä, että tiimisi voi poikkeuksetta tuottaa vastauksia julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuuden puitteissa. Sen avulla voit myös tunnistaa poikkeavat vastaukset vaikuttavat projektin etenemisestä. Scrumgeniuksen avulla voit luoda mukautettuja edistymisraportteja tai valita erilaisia malleja.
Jotkut tiimin jäsenet saattavat olla törmätä salpaajia, että sinun täytyy kiireellisesti., Tai joku olisi ehkä keksinyt keinon hoitaa tehtävänsä tehokkaammin loppuun. Joko niin, nämä voivat olla tärkeitä projektinhallinnan oivalluksia tulevaa käyttöä varten.
Plus, käyttämällä mallia, joka säästää sinun ja tiimisi aiemmin käytetty laatiessaan rakenne, nämä raportit.
Automatisoida edistymisen raportointi jättämistä
Manuaalisesti tehdä check-in ja follow-up sähköpostitse tai chat ei ole vain hankalaa, mutta se ei myöskään ole kestävää pitkällä aikavälillä, koska joukkueet kasvaa isompi ja projekteja monimutkaisempia.
Aseta tiimityö autopilotille., Scrumgeniuksen avulla voit automatisoida koko edistymisraportointiprosessisi asettamalla automaattiset säännölliset määräajat edistymisraporttien toimittamiselle.
ScrumGenius on integroitu kaikki tärkeimmät chat-alustat kuten Slack, Microsoft Joukkuetta ja Cisco Webex Joukkuetta. Riippuen aikataulusta olet asettanut ne, botti automaattisesti lähettää heille nämä kysymykset ihmisille vastaamaan ikkunan ajan kuluessa.
Voit myös asettaa check-raportointi-ikkunan palvelemaan eri aikavyöhykkeillä. Lue aiheesta lisää täältä., Tämä on erityisen tärkeää globaalisti jakautuneille joukkueille.
On yleiskuva nähdä oman joukkueen edistymistä eri projekteissa
Ottaa yleiskuvan edistymisestä auttaa sinua tunnistamaan erilaisia kuvioita, jotka vaikuttavat projektin loppuun. Scrumgeniuksella on kojelauta, jonka avulla voit katsoa:
- osallistuminen – kuinka moni on saanut tilannekatsauksen valmiiksi.
- tavoitteet-kuinka moni osallistuja kertoi tavoitteistaan ja edistymisestään.,
- salpaajat – kuinka monta osallistujaa kokee salpaajia.
Tämä katsaus voi auttaa sinua päätellä tärkeitä oivalluksia edellä mainittuja mittareita. Voit esimerkiksi nähdä, mitkä osallistumisprosentit ovat eri lähetysikkunoille ja toimia sen mukaisesti.
Viettää vähemmän aikaa kokouksissa, käyttämällä edistymisestä
Jotkut tutkimukset viittaavat siihen, että johtajat viettämään jopa 23 tuntia viikossa kokouksiin., Scrumgeniuksen kanssa asiakkaamme ovat kertoneet kokousaikojen lyhentyneen jopa 300 prosenttia (Lue tapaustutkimus täältä).
– Meidän tila-raportit ovat antaneet arvokasta tietoa, joka on auttanut kokouksia entistä tehokkaampaa ja keskitetympää.
Luo tietopohjan, projektin johtajat, joukkueet ja uudet työntekijät
Lopuksi, nämä projektinhallinnan oivalluksia voi osaltaan rakentaa tietopohjaa. Tämä on hyvä tapa luoda parhaita käytäntöjä siitä, miten tulevia hankkeita voidaan hallita ja toteuttaa tehokkaammin.,
se on myös loistava resurssi uusille hires selvittää parhaat prosessit yrityksesi ja miten saavuttaa keskeiset mittarit, että ne pitäisi lyödä (perustuu aikaisempiin onnistumisia).
Ottaa Oman Edistymisen Raportointi Prosessin Seuraavalle Tasolle ScrumGenius
tilannekatsauksen avulla voit saada tärkeää tietoa projektin loppuun. ScrumGenius on yksinkertainen, mutta tehokas, työkalu, joka voi parantaa edistymistä raportoinnin prosessia automatisoimalla ja standardoimalla nämä raportit.,
kun ScrumGenius-botti on aktivoitu, se lähettää tiimillesi muistutuksia tiettyyn aikaan joka päivä täyttääkseen edistymisraporttinsa.
Jos haluat tehostaa edistymisraportointiprosessiasi, kokeile Scrumgeniusta tänään.
tämän yleiskuvan avulla voit päätellä tärkeitä tietoja edellä mainituista mittareista. Voit esimerkiksi nähdä, mitkä osallistumisprosentit ovat eri lähetysikkunoille ja toimia sen mukaisesti.
Viettää vähemmän aikaa kokouksissa, käyttämällä edistymisestä
Jotkut tutkimukset viittaavat siihen, että johtajat viettämään jopa 23 tuntia viikossa kokouksiin., Scrumgeniuksen kanssa asiakkaamme ovat kertoneet kokousaikojen lyhentyneen jopa 300 prosenttia (Lue tapaustutkimus täältä).
– Meidän tila-raportit ovat antaneet arvokasta tietoa, joka on auttanut kokouksia entistä tehokkaampaa ja keskitetympää.
Luo tietopohjan, projektin johtajat, joukkueet ja uudet työntekijät
Lopuksi, nämä projektinhallinnan oivalluksia voi osaltaan rakentaa tietopohjaa. Tämä on hyvä tapa luoda parhaita käytäntöjä siitä, miten tulevia hankkeita voidaan hallita ja toteuttaa tehokkaammin.,
se on myös loistava resurssi uusille hires selvittää parhaat prosessit yrityksesi ja miten saavuttaa keskeiset mittarit, että ne pitäisi lyödä (perustuu aikaisempiin onnistumisia).
Ottaa Oman Edistymisen Raportointi Prosessin Seuraavalle Tasolle ScrumGenius
tilannekatsauksen avulla voit saada tärkeää tietoa projektin loppuun. ScrumGenius on yksinkertainen, mutta tehokas, työkalu, joka voi parantaa edistymistä raportoinnin prosessia automatisoimalla ja standardoimalla nämä raportit.,
kun ScrumGenius-botti on aktivoitu, se lähettää tiimillesi muistutuksia tiettyyn aikaan joka päivä täyttääkseen edistymisraporttinsa.
Jos haluat tehostaa edistymisraportointiprosessiasi, kokeile Scrumgeniusta tänään.