¿Qué es un informe de progreso y cómo puede administrar eficazmente su proceso de informes de progreso a medida que los proyectos se vuelven más grandes y complejos?
en ScrumGenius, una herramienta para facilitar y automatizar los informes de estado y reducir la sobrecarga de comunicación, entendemos el valor de un gran proceso de informes.
a medida que su empresa y sus equipos crecen, sus proyectos también aumentan en alcance y complejidad., Los diversos tipos de informes, que anteriormente se presentaban de forma ad hoc, deben ser más sistemáticos y normalizados para que sean manejables.
Si eres un gerente, hacer un seguimiento de los informes de progreso de proyectos cada vez más grandes a través del correo electrónico puede convertirse rápidamente en abrumador. ¿Cómo puede obtener información significativa de sus informes de progreso? Además, ¿cómo puede evitar retrasos en la presentación de informes de progreso, especialmente cuando se distribuye su equipo?,
en este artículo, aprenderá:
- Qué es un informe de progreso
- Por Qué es importante un informe de progreso
- mejores prácticas en la estructuración de informes de progreso, desde el uso de la metodología PPP hasta el establecimiento de plazos
- formato y plantilla de informe de progreso
- Por qué debe automatizar y estandarizar su proceso de informes de progreso
obtiene respuestas significativas y hace que su proceso de informes sea mucho más eficiente.
¿Qué es un informe de progreso?,
un informe de progreso es un documento que muestra el progreso que su equipo está haciendo para completar un proyecto.
Los informes de progreso dan una visión general a un supervisor, un gerente, un líder de equipo, un colega o un cliente sobre:
- El estado del proyecto
- Los hitos alcanzados
- responsabilidades de cada empleado o miembro del equipo
- Los problemas que enfrentan varios miembros del equipo
- …,y otros factores importantes que afectan la finalización del proyecto
este informe es esencialmente un mecanismo de gestión del proyecto para evitar problemas antes de que ocurran, para garantizar que el proyecto se termine a tiempo y para mantener informados a los involucrados del progreso del proyecto.
Con qué frecuencia debe presentarse el informe de progreso (por ejemplo, diario, semanal, mensual, etc.) dependerá en gran medida del alcance y la complejidad del proyecto.
en general, desea que sus informes de progreso proporcionen información significativa., Establecer un programa diario de informes para un proyecto a largo plazo puede conducir a informes de progreso con respuestas de nivel superficial.
por lo tanto, es posible que desee establecer un calendario razonable y proporcionar una plantilla de informe de progreso con preguntas estandarizadas sobre el progreso del proyecto y los temas clave.
dar estas preguntas con anticipación alentará a los miembros de su equipo a pensar en sus respuestas más a fondo antes de entregar el informe.
¿por qué es importante un informe de progreso?,
la importancia de los informes de progreso está más allá de realizar un seguimiento y administrar sus diferentes proyectos que ocurren simultáneamente. Los informes de progreso también proporcionan información valiosa sobre cómo su equipo puede terminar los proyectos de manera más efectiva.
además de dar una visión general de los proyectos que se están llevando a cabo, una plantilla de informe de progreso bien estructurada también permite al gerente de proyecto identificar los problemas clave que afectan la productividad del equipo y el progreso de un proyecto hacia la finalización.,
estas ideas se pueden incorporar a una base de conocimientos, que contiene las mejores prácticas sobre cómo administrar y ejecutar proyectos futuros.
con la plantilla de informe de progreso de ScrumGenius, puedes realizar un seguimiento efectivo de los bloqueadores de cada miembro del equipo. También puede ver con qué frecuencia informan estos bloqueadores que afectan la finalización del proyecto.
por supuesto, un informe de progreso también ayuda a fomentar la colaboración. En pocas palabras, conocer las tareas de los demás ayuda a evitar que las personas hagan las mismas cosas y reducir la redundancia de tareas.,
Mejores Prácticas sobre cómo escribir un informe de progreso
tratar un informe de progreso como un Q&a
una forma sencilla de comenzar a aprender cómo escribir un informe de progreso es tratar el formato del informe de progreso como una hoja de preguntas y respuestas sobre el progreso del proyecto. Necesita respuestas sobre el progreso, los bloqueadores y las siguientes tareas para hacer que conduzcan a la finalización del proyecto. Nada más. Nada menos.,
incluir preguntas sobre el progreso, planes y problemas (PPP)
PPP es una técnica de gestión para informes de estado que se centra en el progreso del proyecto hacia la finalización. Las preguntas relacionadas con la PPP conducen a respuestas específicas y significativas, en lugar de genéricas con detalles innecesarios. Es utilizado por muchas personas en Skype y Apple para obtener datos útiles y relevantes del proyecto.
como Cleve Gibbon dice, PPP es » rico en cosas, bajo en pelusa.,»Esto es lo que significa cada P:
- progreso: estos incluyen hitos, objetivos alcanzados, tareas terminadas y elementos validados que contribuyen a la finalización del proyecto.
- planes-estos incluyen cosas que hacer, objetivos a corto y largo plazo, y otros planes que afectan la finalización del proyecto.
- Problemas – estos son bloqueadores y problemas que afectan la finalización del proyecto.
cada P debe tener respuestas con 3-5 ítems. Si tu equipo está teniendo dificultades para completar los informes de progreso porque son demasiado frecuentes, es posible que quieras cambiar la frecuencia con la que se envían.,
permitir la finalización significativa del informe sobre la marcha de los trabajos
un aspecto a menudo descuidado del proceso de presentación de informes sobre la marcha de los trabajos es garantizar que la información adquirida sea de alta calidad. Dos cosas ayudan a lograr esto: establecer el horario correcto y alentar respuestas específicas.
establecer plazos apropiados es clave. Las personas que realizan proyectos a largo plazo que duran un año o más pueden no querer enviar informes de progreso diarios. Un horario incorrecto puede llevar a respuestas insatisfactorias. Dicho esto, asegúrese de establecer fechas reales para el envío., De lo contrario, la gente siempre puede ponerlos como una última tarea prioritaria.
Además, debe fomentar la formulación de respuestas específicas. Por ejemplo, esto puede hacer hincapié en que las respuestas incluyan métricas relevantes, en lugar de descripciones vagas. Esto le ayuda a rastrear el progreso de manera más significativa.
use encabezados de sección para simplificar la lectura y escritura
agregue encabezados de sección EN SU formato de informe de progreso para hacer que el proceso de escritura y lectura del informe sea mucho más fácil., Al aprender a escribir un informe de progreso, los encabezados de sección lo ayudan a concentrarse en proporcionar información valiosa sobre el progreso, en sí mismo.
el propósito de un informe de progreso es dar claridad sobre el progreso de un proyecto, no describir todos los aspectos sobre lo que está sucediendo actualmente en el proyecto.
Además, el gerente de proyecto que lea el proyecto tendrá un tiempo más fácil de leer y recordar los elementos clave en él.,
con ScrumGenius, las plantillas de informes de progreso están estructuradas de tal manera que cada informe de progreso tiene encabezados claramente definidos.
Use un lenguaje simple y directo
aprender a escribir informes de progreso significa usar un formato de informe de progreso con un lenguaje claro y directo al grano. A menos que su proyecto requiera que use jerga y lenguaje técnico, Mantenga sus oraciones simples, directas y fáciles de entender.,
Ejemplo de plantilla de formato de informe de progreso usando PPP
usando PPP, una estructura de formato de informe de progreso debe tener las siguientes secciones:
- Introducción – esto ayuda a entender de qué proyecto se trata este informe. Simplemente pregunte en qué están trabajando para comenzar el informe de progreso.
- sección PPP – este es el cuerpo principal del informe de progreso, y debe proporcionar suficiente información sobre el estado general del proyecto., Como leerá en la siguiente sección, ScrumGenius le permite tener una visión general de los objetivos y bloqueadores reportados en el proceso de informe de estado para obtener información importante.
- ¿algo más que añadir? – Esta sección también puede proporcionar comentarios más holísticos sobre cómo se está haciendo este proyecto.
cómo facilitar su proceso de informes de progreso a través de la automatización y estandarización
a medida que sus proyectos se vuelven más grandes en alcance y complejidad, necesitará una herramienta de informes de estado como ScrumGenius para rastrear y administrar su proceso de informes de progreso.,
confiar en Herramientas de comunicación estándar como el correo electrónico y enviar manualmente el seguimiento de los miembros de su equipo puede volverse rápidamente inmanejable. No solo eso, tamizar manualmente los informes de progreso puede tomar tiempo para realizar un trabajo más significativo.
estandarizar e iterar en su plantilla de informe de progreso para obtener información significativa
para identificar patrones que afectan la finalización del proyecto y otras ideas importantes de gestión de proyectos, tendrá que estandarizar las secciones / preguntas en sus informes de progreso., Esto significa enviar las mismas preguntas del informe de progreso en un proyecto para que los miembros de su equipo respondan.
tener plantillas de informes de progreso significa que su equipo invariablemente puede producir respuestas dentro del marco de PPP. También le permite identificar respuestas atípicas que afectan el progreso del proyecto. Con ScrumGenius, puede crear informes de progreso personalizados o elegir entre varias plantillas.
Algunos de los miembros del equipo podrían haber quedado en bloqueantes que se deben abordar urgentemente., O alguien podría haber encontrado una manera de terminar sus tareas de manera más eficiente. De cualquier manera, estos pueden ser importantes conocimientos de gestión de proyectos para referencia futura.
Además, el uso de una plantilla le ahorrará a usted y a su equipo el gasto previo en formular una estructura para estos informes.
automatizar el envío de informes de progreso
manualmente hacer check-ins y seguimientos a través de correo electrónico o chat no solo es engorroso, sino que tampoco es sostenible a largo plazo, ya que sus equipos crecen y sus proyectos son más complejos.
establecer el trabajo en equipo en piloto automático., Con ScrumGenius, puede automatizar todo su proceso de informes de progreso estableciendo plazos regulares automáticos para enviar informes de progreso.
ScrumGenius está integrado con las principales plataformas de chat, incluyendo Slack, Microsoft Teams y Cisco Webex Teams. Dependiendo del horario que los hayas establecido, un bot les enviará automáticamente estas preguntas para que las personas las respondan en un lapso de tiempo.
también puede configurar la verificación en la ventana informes para atender a las diferentes zonas horarias. Lea más sobre esto aquí., Esto es especialmente importante para los equipos distribuidos globalmente.
tener una visión general para ver el progreso general de su equipo en varios proyectos
tener una visión general de los informes de progreso le ayuda a identificar varios patrones que afectan la finalización del proyecto. ScrumGenius tiene un panel de control que le permite ver:
- Participación-cuántos completaron el informe de progreso.
- metas – cuántos participantes reportaron sus metas y progreso.,
- bloqueadores – cuántos participantes están experimentando bloqueadores.
Este resumen puede ayudarle a deducir importantes conocimientos sobre la mencionada métricas. Por ejemplo, puede ver cuáles son las tasas de participación para las diversas ventanas de envío y actuar en consecuencia.
pasar menos tiempo en las reuniones mediante el uso de informes de progreso
algunos estudios sugieren que los ejecutivos pasan hasta 23 horas por semana en las reuniones., Con ScrumGenius, nuestros clientes han reportado una reducción en los tiempos de reunión de hasta un 300% (lea el caso de estudio aquí).
nuestros informes de situación han proporcionado información valiosa que ha ayudado a que las reuniones sean más eficientes y específicas.
cree una base de Conocimientos para sus gerentes de proyecto, equipos y nuevos empleados
finalmente, estos conocimientos de gestión de proyectos pueden contribuir a construir una base de conocimientos. Esta es una excelente manera de establecer las mejores prácticas sobre cómo administrar y ejecutar proyectos futuros de manera más efectiva.,
también será un gran recurso para que los nuevos empleados descubran los mejores procesos para su empresa y cómo lograr métricas clave que se supone que deben alcanzar (en función de los éxitos pasados).
Lleve su proceso de informes de progreso al siguiente nivel con ScrumGenius
Un informe de progreso le permite obtener información importante sobre la finalización del proyecto. ScrumGenius es una herramienta simple, pero potente, que puede mejorar su proceso de informes de progreso mediante la automatización y estandarización de estos informes.,
una vez activado, el bot ScrumGenius envía recordatorios a tu equipo a una hora específica cada día para completar sus informes de progreso.
si quieres hacer que tu proceso de informes de progreso sea más eficiente, prueba ScrumGenius hoy mismo.
esta descripción general puede ayudarle a deducir información importante sobre las métricas antes mencionadas. Por ejemplo, puede ver cuáles son las tasas de participación para las diversas ventanas de envío y actuar en consecuencia.
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algunos estudios sugieren que los ejecutivos pasan hasta 23 horas por semana en las reuniones., Con ScrumGenius, nuestros clientes han reportado una reducción en los tiempos de reunión de hasta un 300% (lea el caso de estudio aquí).
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Lleve su proceso de informes de progreso al siguiente nivel con ScrumGenius
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una vez activado, el bot ScrumGenius envía recordatorios a tu equipo a una hora específica cada día para completar sus informes de progreso.
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