Hvad er en statusrapport, og hvordan kan du effektivt styre din statusrapporteringsproces, da projekter bliver større og mere komplekse?på ScrumGenius, et værktøj til at lette og automatisere statusrapportering og reducere kommunikationsomkostninger, forstår vi værdien af en god rapporteringsproces.
efterhånden som din virksomhed og teams vokser, øges dine projekter også i omfang og kompleksitet., Forskellige typer rapportering, der tidligere er udført ad hoc, skal være mere systematisk og standardiseret for at være håndterbar.
Hvis du er leder, kan det hurtigt blive overvældende at holde styr på statusrapporter fra stadig større projekter via e-mail. Hvordan kan du få meningsfulde oplysninger fra dine statusrapporter? Desuden, hvordan kan du forhindre forsinkelser i statusrapport indsendelse, især når dit team distribueres?,
I denne artikel, vil du lære:
- Hvad en rapport er
- Hvorfor en statusrapport, der er vigtig
- Best practices på at strukturere statusrapporter, fra at bruge PPP-metoden til fastsættelse af tidsfrister
- statusrapport format og skabelon
- Hvorfor du bør automatisere og standardisere dine fremskridt rapportering proces
Som du vil læse, ved at automatisere dine fremskridt rapporter kan drastisk reducere den tid, der bruges på møder, hjælpe dig med at få meningsfulde svar, og gøre din rapportering processen meget mere effektiv.
Hvad er en statusrapport?,
en statusrapport er et dokument, der viser de fremskridt, dit team gør mod at gennemføre et projekt.
statusrapporter giver et overblik til enten en vejleder, en leder, en teamleder, en kollega eller en klient om:
- projektets status
- de opnåede milepæle
- ansvar for hver medarbejder eller teammedlem
- de problemer, som forskellige teammedlemmer står over for
- …,og andre vigtige faktorer, der påvirker projektets afslutning
Denne rapport er hovedsageligt en projektledelse mekanisme til at forebygge problemer, før de opstår, for at sikre, at projektet bliver færdigt til tiden, og til at holde de involverede informeret om projektets udvikling.
hvor ofte statusrapporten skal indsendes (f.eks. dagligt, ugentligt, månedligt osv.) vil i høj grad afhænge af projektets omfang og kompleksitet.
generelt ønsker du, at dine fremskridtsrapporter skal give meningsfuld indsigt., Indstilling af en daglig rapporteringsplan for et langsigtet projekt kan føre til statusrapporter med svar på overfladeniveau.
derfor kan du indstille en rimelig tidsplan og give en statusrapport skabelon med standardiserede spørgsmål om projektets fremskridt og centrale spørgsmål.
at give disse spørgsmål på forhånd vil tilskynde dine teammedlemmer til at tænke over deres svar mere grundigt, før de afleverer rapporten.
Hvorfor er en statusrapport vigtig?,
vigtigheden af fremskridtsrapporter ligger ud over at holde styr på og styre dine forskellige projekter, der sker samtidigt. Statusrapporter giver også værdifuld indsigt i, hvordan dit team kan afslutte projekter mere effektivt.
bortset fra at give et overblik over de projekter, der finder sted, giver en velstruktureret progress report-skabelon også projektlederen mulighed for at identificere nøgleproblemer, der påvirker teamets produktivitet og et projekts fremskridt hen imod færdiggørelse.,
disse indsigter kan derefter føres ind i en videnbase, der indeholder bedste praksis for, hvordan man styrer og udfører fremtidige projekter.
med scrumgenius progress report-skabelonen kan du effektivt spore hvert teammedlems blokkere. Du kan også se, hvor ofte de rapporterer disse blokkere, der påvirker projektets afslutning.
selvfølgelig hjælper en statusrapport også med at fremme samarbejde. Kort sagt, at vide om hinandens opgaver hjælper med at forhindre folk i at gøre de samme ting og reducere opgaverredundans.,
Bedste Praksis Om, Hvordan man Skriver en Rapport
Behandle en statusrapport som en Q&A
En enkel måde at begynde at lære at skrive en rapport er ved at behandle statusrapport format som en oversigt over spørgsmål og svar på projektets fremskridt. Du har brug for svar på de fremskridt, blokkere og de næste opgaver at gøre, der fører til projektets afslutning. Ikke mere. Intet mindre.,
Inkluder spørgsmål om fremskridt, planer og problemer (PPP)
PPP er en ledelsesteknik til statusrapportering, der fokuserer på projektets fremskridt hen imod færdiggørelse. Spørgsmål relateret til PPP fører til specifikke og meningsfulde svar, i stedet for generiske med unødvendige detaljer. Det bruges af mange mennesker på Skype og Apple til at få nyttige og relevante projektfakta.
som Cleve Gibbon udtrykker det, er PPP “rig på ting, lav i fluff.,”Her er hvad hver P betyder:
- fremskridt – disse omfatter milepæle, opnåede mål, færdige opgaver og validerede elementer, der bidrager til projektets afslutning.
- planer-disse omfatter ting at gøre, kort – og langsigtede mål, og andre planer, der påvirker projektets afslutning.
- problemer-disse er blokkere og problemer, der påvirker projektets afslutning.
hver P skal have svar med 3-5 elementer. Hvis dit team har svært ved at udfylde statusrapporterne, fordi de er for hyppige, kan du ændre den frekvens, de er indsendt.,
Tillad meningsfuld gennemførelse af statusrapporten
et ofte forsømt aspekt af statusrapporteringsprocessen er at sikre, at de erhvervede oplysninger er af høj kvalitet. To ting hjælper med at opnå dette: at indstille den rigtige tidsplan og tilskynde til specifikke svar.
Indstilling af passende frister er nøglen. Folk, der laver langsigtede projekter, der varer i et år eller mere, ønsker måske ikke at indsende daglige statusrapporter. En forkert tidsplan kan føre til utilfredsstillende svar. Det sagt, sørg for, at du angiver faktiske datoer for indsendelse., Ellers kan folk altid sætte dem som en sidste prioriteret opgave.
Desuden bør du opfordre formulere specifikke svar. For eksempel kan dette være at understrege for svar til at omfatte relevante målinger, i stedet for vage beskrivelser. Dette hjælper dig med at spore fremskridt mere meningsfuldt.
brug sektionsoverskrifter til at gøre læsning og skrivning enklere
Tilføj sektionsoverskrifter i dit statusrapportformat for at gøre processen med at skrive og læse rapporten meget lettere., Når du lærer at skrive en statusrapport, hjælper sektionsoverskrifter dig med at fokusere på at give værdifuld information om fremskridtene i sig selv.
formålet med en statusrapport er at give klarhed om forløbet af et projekt, ikke at beskrive hvert eneste aspekt om, hvad der i øjeblikket sker i projektet.
Plus, projektlederen, der læser projektet, vil have lettere ved at læse og huske nøgleelementer i det.,
Med ScrumGenius, statusrapporten skabeloner er struktureret på en sådan måde, at hver statusrapport har klart definerede overskrifter.
Bruge enkle og ligetil sprog
at Lære at skrive statusrapporter betyder, at du bruger en statusrapport format med et sprog, der er klart og uden omsvøb. Medmindre dit projekt kræver, at du bruger jargon og teknisk sprog, skal du holde dine sætninger enkle, ligetil og lette at forstå.,
statusrapport Format Skabelon Eksempel ved Hjælp af PPP
ved at Bruge PPP, kan en statusrapport format struktur bør have følgende afsnit:
- Introduktion – Dette hjælper med at forstå, hvad projektet denne rapport handler om. Du skal blot spørge, hvad de arbejder på at starte statusrapporten.
- PPP Sektion-Dette er hoveddelen af Statusrapporten, og den skal give tilstrækkelig information om projektets overordnede status., Som du vil læse i det næste afsnit, giver ScrumGenius dig mulighed for at få et overblik over de mål og blokkere, der er rapporteret i statusrapporteringsprocessen for at udlede vigtige indsigter fra.
- noget andet at tilføje? – Dette afsnit kan også give mere holistiske kommentarer til, hvordan dette projekt udføres.
sådan Letter du din Statusrapporteringsproces gennem automatisering og standardisering
efterhånden som dine projekter bliver større i omfang og kompleksitet, har du brug for et statusrapporteringsværktøj som ScrumGenius for at spore og administrere din statusrapporteringsproces.,at stole på standard kommunikationsværktøjer som e-mail og manuelt sende dine teammedlemmer opfølgning kan hurtigt blive uhåndterligt. Ikke kun det, manuelt sigtning gennem statusrapporter kan tage tid fra at få mere meningsfuldt arbejde udført.
standardisere og gentage på din statusrapport skabelon for at få meningsfuld indsigt
for at identificere mønstre, der påvirker projektets afslutning og andre vigtige Projektledelse indsigt, du bliver nødt til at standardisere de sektioner / spørgsmål i dine statusrapporter., Det betyder at sende de samme statusrapport spørgsmål om et projekt for dine teammedlemmer til at besvare.under progress report skabeloner betyder, at dit team altid kan producere svar inden for PPP rammer. Det giver dig også mulighed for at identificere outlier svar, der påvirker projektets fremskridt. Med ScrumGenius kan du oprette brugerdefinerede statusrapporter eller vælge mellem forskellige skabeloner.
nogle teammedlemmer har muligvis løbet ind i blokkere, som du hurtigt skal adressere., Eller nogen har måske fundet en måde at mere effektivt afslutte deres opgaver. På den ene eller anden måde kan disse være vigtige projektledelsesindsigter til fremtidig reference.
Plus, ved hjælp af en skabelon vil spare dig og dit team tidligere brugt på at formulere en struktur for disse rapporter.
Automatiser indsendelse af statusrapportering
Manuel indtjekning og opfølgning via e-mail eller chat er ikke kun besværligt, men det er heller ikke bæredygtigt i det lange løb, da dine teams bliver større og dine projekter mere komplekse.
Indstil teamworkork på autopilot., Med ScrumGenius kan du automatisere hele din statusrapporteringsproces ved at indstille automatiske regelmæssige frister for indsendelse af statusrapporter.scrumgenius er integreret med alle større chat-platforme, herunder Slack, Microsoft Teams og Cisco .ebe.Teams. Afhængigt af den tidsplan, du har angivet dem, vil en bot automatisk sende dem disse spørgsmål for folk at besvare inden for et vindue af tid.
Du kan også indstille ind-rapportering vindue for at tage højde for forskellige tidszoner. Læs mere om dette her., Dette er især vigtigt for globalt distribuerede teams.
Har overblik til at se dit holds samlede fremskridt på forskellige projekter
Der en oversigt over de fremskridt, rapporter hjælper dig med at identificere forskellige mønstre, der påvirker projektets afslutning. ScrumGenius har et dashboard, der giver dig mulighed for at se:
- deltagelse – hvor mange afsluttede statusrapporten.
- mål-hvor mange deltagere rapporterede deres mål og fremskridt.,
- blokkere-hvor mange deltagere oplever blokkere.
Denne oversigt kan hjælpe dig med at udlede et vigtigt indblik i de ovennævnte målinger. For eksempel kan du se, hvad deltagelsesgraden er for de forskellige indsendelsesvinduer og handle i overensstemmelse hermed.
brug mindre tid på møder ved at bruge statusrapporter
Nogle undersøgelser tyder på, at ledere bruger op til 23 timer om ugen på møder., Med ScrumGenius har vores kunder rapporteret en reduktion i mødetider med op til 300% (Læs casen her).
vores statusrapporter har givet værdifulde oplysninger, der har hjulpet møder med at blive mere effektive og fokuserede.
Opret en videnbase for dine projektledere, teams og nye ansættelser
endelig kan disse projektledelsesindsigter bidrage til at opbygge en videnbase. Dette er en fantastisk måde at etablere bedste praksis på, hvordan man styrer og udfører fremtidige projekter mere effektivt.,
det vil også være en stor ressource for nye ansættelser at finde ud af de bedste processer for din virksomhed, og hvordan man opnår vigtige målinger, som de skal ramme (baseret på tidligere succeser).
Tag din Statusrapporteringsproces til det næste niveau med ScrumGenius
en statusrapport giver dig mulighed for at få vigtige oplysninger om projektets afslutning. ScrumGenius er en enkel, men kraftfuld, værktøj, der kan forbedre dine fremskridt rapportering proces ved at automatisere og standardisere disse rapporter.,når ScrumGenius bot er aktiveret, sender den påmindelser til dit team på et bestemt tidspunkt hver dag for at udfylde deres statusrapporter.
Hvis du vil gøre din fremskridtsrapporteringsproces mere effektiv, kan du prøve ScrumGenius i dag.
denne oversigt kan hjælpe dig med at udlede vigtige indsigter om de ovennævnte målinger. For eksempel kan du se, hvad deltagelsesgraden er for de forskellige indsendelsesvinduer og handle i overensstemmelse hermed.
brug mindre tid på møder ved at bruge statusrapporter
Nogle undersøgelser tyder på, at ledere bruger op til 23 timer om ugen på møder., Med ScrumGenius har vores kunder rapporteret en reduktion i mødetider med op til 300% (Læs casen her).
vores statusrapporter har givet værdifulde oplysninger, der har hjulpet møder med at blive mere effektive og fokuserede.
Opret en videnbase for dine projektledere, teams og nye ansættelser
endelig kan disse projektledelsesindsigter bidrage til at opbygge en videnbase. Dette er en fantastisk måde at etablere bedste praksis på, hvordan man styrer og udfører fremtidige projekter mere effektivt.,
det vil også være en stor ressource for nye ansættelser at finde ud af de bedste processer for din virksomhed, og hvordan man opnår vigtige målinger, som de skal ramme (baseret på tidligere succeser).
Tag din Statusrapporteringsproces til det næste niveau med ScrumGenius
en statusrapport giver dig mulighed for at få vigtige oplysninger om projektets afslutning. ScrumGenius er en enkel, men kraftfuld, værktøj, der kan forbedre dine fremskridt rapportering proces ved at automatisere og standardisere disse rapporter.,når ScrumGenius bot er aktiveret, sender den påmindelser til dit team på et bestemt tidspunkt hver dag for at udfylde deres statusrapporter.
Hvis du vil gøre din fremskridtsrapporteringsproces mere effektiv, kan du prøve ScrumGenius i dag.