Co je to zpráva o pokroku a jak můžete efektivně řídit proces podávání zpráv o pokroku, protože projekty se stávají většími a složitějšími?
na ScrumGenius, nástroj pro usnadnění a automatizaci hlášení stavu a snížení režijních nákladů komunikace, chápeme hodnotu velkého procesu podávání zpráv.
jak vaše společnost a týmy rostou, vaše projekty také zvyšují rozsah a složitost., Různé typy zpráv, dříve udělat ad-hoc, musí být více systematické a standardizované být zvládnutelné.
Pokud jste manažer, sledování zpráv o pokroku ze stále větších projektů prostřednictvím e-mailu může být rychle ohromující. Jak můžete získat smysluplné informace ze svých zpráv o pokroku? Kromě toho, jak můžete zabránit zpoždění v průběhu podávání zpráv, zvláště když je váš tým distribuován?,
V tomto článku se dozvíte:
- Co zpráva o pokroku je
- Proč zpráva o pokroku je důležité
- Best practices na strukturování zprávy o pokroku, z pomocí PPP metodika ke stanovení lhůt
- zpráva o Pokroku formátu a šablony
- Proč byste měli automatizovat a standardizovat svůj pokrok výkaznictví
Jak budete číst, automatizaci zprávy o pokroku může výrazně snížit čas strávený na schůzích, které vám pomohou získat smysluplné odpovědi, a aby se vaše hlášení, že proces mnohem efektivnější.
co je to zpráva o pokroku?,
zpráva o pokroku je dokument, který ukazuje pokrok, který váš tým dělá směrem k dokončení projektu.
zprávy o Pokroku poskytnout přehled buď vedoucí, manažer, vedoucí týmu, kolega nebo klient na:
- stav projektu
- milníky dosáhnout
- Odpovědnost každého zaměstnance nebo člena týmu
- problémy, kterým čelí různé členy týmu
- …,a další důležité faktory, které ovlivňují dokončení projektu
Tato zpráva je v podstatě řízení projektu mechanismus, aby se zabránilo problémy dříve, než nastanou, aby bylo zajištěno, že projekt bude dokončen včas, a aby zúčastněné informováni o průběhu projektu.
jak často by měla být zpráva o pokroku předložena (např. denní, týdenní, měsíční atd.).) bude silně záviset na rozsahu a složitosti projektu.
obecně chcete, aby vaše zprávy o pokroku poskytovaly smysluplné poznatky., Nastavení denního plánu podávání zpráv pro dlouhodobý projekt může vést ke zprávám o pokroku s odpověďmi na úrovni povrchu.
proto možná budete chtít nastavit přiměřený plán a poskytnout šablonu zprávy o pokroku se standardizovanými otázkami týkajícími se pokroku projektu a klíčových otázek.
poskytnutí těchto otázek předem povzbudí členy vašeho týmu, aby před odevzdáním zprávy důkladně přemýšleli o svých odpovědích.
proč je důležitá zpráva o pokroku?,
význam zpráv o pokroku spočívá mimo sledování a správu vašich různých projektů, které se dějí současně. Zprávy o pokroku také poskytují cenné informace o tom, jak může váš tým dokončit projekty efektivněji.
Kromě dává přehled projektů, které se konají, dobře strukturované zprávy o pokroku šablony také umožňuje projektový manažer identifikovat klíčové otázky, které ovlivňují tým produktivitu a projekt pokrok směrem k dokončení.,
tyto poznatky pak mohou být přiváděny do znalostní báze, která obsahuje osvědčené postupy pro správu a provádění budoucích projektů.
pomocí šablony scrumgenius progress report můžete efektivně sledovat blokátory každého člena týmu. Můžete také vidět, jak často hlásí tyto blokátory ovlivňující dokončení projektu.
samozřejmě, že zpráva o pokroku také pomáhá podporovat spolupráci. Jednoduše řečeno, vědět o úkolech druhých pomáhá zabránit lidem v tom, aby dělali stejné věci a snižovali redundanci úkolů.,
Nejlepší Postupy, Jak Napsat Zprávu o Pokroku
Zacházet zpráva o pokroku jako Q&
jednoduchý způsob, jak začít učit, jak napsat zprávu o pokroku úpravou zpráva o pokroku formátu jako otázku a odpověď list o průběhu projektu. Potřebujete odpovědi na pokrok, blokátory a další úkoly, které vedou k dokončení projektu. Nic víc. Nic míň.,
zahrnuje otázky týkající se pokroku, plánů a problémů (PPP)
PPP je technika řízení pro hlášení stavu, která se zaměřuje na pokrok projektu směrem k dokončení. Otázky týkající se PPP vedou ke konkrétním a smysluplným odpovědím namísto obecných otázek s nepotřebnými detaily. To je používáno mnoho lidí na Skype a Apple získat užitečné a relevantní fakta projektu.
jak říká Cleve Gibbon, PPP je “ bohatý na věci, s nízkým obsahem chmýří.,“Zde je to, co každý P znamená:
- pokrok – mezi ně patří milníky, dosažené cíle, dokončené úkoly a ověřené položky, které přispívají k dokončení projektu.
- Plány – Tyto zahrnují věci dělat, krátkodobé a dlouhodobé cíle, a další plány, které ovlivňují dokončení projektu.
- problémy-to jsou blokátory a problémy, které ovlivňují dokončení projektu.
každý P by měl mít odpovědi s 3-5 položkami. Pokud váš tým má těžké vyplňování zprávy o pokroku, protože jsou příliš časté, možná budete chtít změnit frekvenci, kterou jsou předkládány.,
umožňují smysluplné dokončení zprávy o pokroku
často zanedbávaným aspektem procesu hlášení pokroku je zajištění vysoké kvality získaných informací. K dosažení tohoto cíle pomáhají dvě věci: nastavení správného harmonogramu a povzbuzení konkrétních odpovědí.
stanovení vhodných termínů je klíčové. Lidé, kteří dělají dlouhodobé projekty, které trvají rok nebo déle, nemusí chtít předkládat denní zprávy o pokroku. Špatný plán může vést k neuspokojivým odpovědím. Bylo řečeno, ujistěte se, že jste nastavili skutečná data pro podání., V opačném případě je lidé mohou vždy dát jako poslední prioritní úkol.
kromě toho byste měli podporovat formulování konkrétních odpovědí. Například to může být zdůrazněno, aby odpovědi obsahovaly relevantní metriky namísto nejasných popisů. To vám pomůže sledovat pokrok smysluplněji.
použijte záhlaví sekcí, abyste zjednodušili čtení a psaní
přidejte záhlaví sekcí ve formátu zprávy o pokroku, aby byl proces psaní a čtení zprávy mnohem snazší., Když se naučíte, jak napsat zprávu o pokroku, nadpisy sekcí vám pomohou soustředit se na poskytování cenných informací o pokroku, samo o sobě.
účelem zprávy o pokroku je objasnit průběh projektu, nikoli popsat každý jednotlivý aspekt toho, co se v současné době děje v projektu.
Plus, projektový manažer, který čte projekt, bude mít snazší čtení a zapamatování klíčových prvků v něm.,
S ScrumGenius, zpráva o pokroku šablony jsou strukturovány takovým způsobem, že každá zpráva o pokroku má jasně definované okruhy.
použijte jednoduchý a přímočarý jazyk
učení, jak psát zprávy o pokroku, znamená použití formátu zprávy o pokroku s jazykem, který je jasný a rovný k věci. Pokud váš projekt nevyžaduje, abyste používali žargon a technický jazyk, Udržujte své věty Jednoduché, Jednoduché a snadno pochopitelné.,
Zpráva o Pokroku Formát Šablony, Například Pomocí PPP
Pomocí PPP, zpráva o pokroku formát, strukturu by měl mít následující sekce:
- Úvod – To pomáhá pochopit, co projektu tato zpráva je o tom. Stačí se zeptat, na čem pracují, aby zahájili zprávu o pokroku. sekce
- PPP-to je hlavní orgán zprávy o pokroku a měl by poskytnout dostatek informací o celkovém stavu projektu., Jak se dočtete v další části, ScrumGenius vám umožní mít přehled cílů a blokátory uvádí se v hlášení stavu procesu vyplývají důležité poznatky.
- ještě něco dodat? – Tato část může také poskytnout holističtější komentáře o tom, jak se tento projekt provádí.
Jak Usnadnit Váš Pokrok, Proces podávání Zpráv Prostřednictvím Automatizace a Standardizace
Jak se vaše projekty stanou větší co do rozsahu a složitosti, budete potřebovat nástroj reporting stav jako ScrumGenius sledovat a spravovat svůj pokrok procesu podávání zpráv.,
spoléhání se na standardní komunikační nástroje, jako je e-mail a ruční odesílání vašich členů týmu, se může rychle stát nezvládnutelným. Nejen to, že ruční prosévání zpráv o pokroku může nějakou dobu trvat od získání smysluplnější práce.
Standardizovat a iterovat na vašem pokroku šablony získat smysluplné poznatky
identifikovat vzory, které ovlivňují dokončení projektu a další důležité řízení projektů, postřehy, budete muset standardizovat sekce/otázky ve vašem pokroku., To znamená vyslat stejné otázky týkající se zprávy o pokroku v projektu, na který mohou vaši členové týmu odpovědět.
mít šablony zpráv o pokroku znamená, že váš tým může vždy vytvářet odpovědi v rámci PPP. To také umožňuje identifikovat odlehlé odpovědi ovlivňující pokrok projektu. S ScrumGenius můžete vytvářet vlastní zprávy o pokroku nebo si vybrat z různých šablon.
Někteří členové týmu mohli narazit blokátory, které je třeba naléhavě řešit., Nebo někdo mohl najít způsob, jak efektivněji dokončit své úkoly. Ať tak či onak, mohou to být důležité informace o řízení projektů pro budoucí použití.
Plus, pomocí šablony ušetříte vy a váš tým dříve vynaložené na formulování struktury pro tyto zprávy.
Automatizovat podávání zpráv o pokroku podání
Ručně dělá check-in a follow-up prostřednictvím e-mailu nebo chatu je nejen těžkopádný, ale také to není udržitelné v dlouhodobém horizontu, jak vaše týmy zvětšují a vaše projekty složitější.
nastavte týmovou práci na autopilotu., S ScrumGenius můžete automatizovat celý proces podávání zpráv o pokroku nastavením automatických pravidelných termínů při odesílání zpráv o pokroku.
ScrumGenius je integrován se všemi hlavními platformami chatu, včetně Slack, Microsoft Teams a Cisco Webex Teams. V závislosti na rozvrhu, který jste je nastavili, bot jim automaticky pošle tyto otázky, aby lidé mohli odpovědět v časovém okně.
můžete také nastavit check-in reporting okna obstarávat různých časových pásmech. Více o tom čtěte zde., To je zvláště důležité pro globálně distribuované týmy.
Mít přehled, vidět váš tým je celkový pokrok na různých projektech
Mít přehled o zprávách o pokroku, které vám pomůže identifikovat různé vzory ovlivňující dokončení projektu. ScrumGenius má palubní desku, která vám umožní vidět:
- účast – kolik dokončilo zprávu o pokroku.
- cíle – kolik účastníků hlásilo své cíle a pokrok.,
- blokátory-kolik účastníků zažívá blokátory.
Tento přehled vám může pomoci vyvodit důležité poznatky o výše uvedených metrik. Můžete například vidět, jaké jsou míry účasti pro různá okna pro předkládání, a podle toho jednat.
trávit méně času na schůzkách pomocí zpráv o pokroku
některé studie naznačují, že vedoucí pracovníci tráví na schůzkách až 23 hodin týdně., S ScrumGenius, naši klienti hlásili snížení doby setkání až o 300% (přečtěte si případovou studii zde).
naše zprávy o stavu poskytly cenné informace, které pomohly schůzkám zefektivnit a soustředit se.
Vytvořte znalostní základnu pro své projektové manažery, týmy a nové zaměstnance
tyto informace o řízení projektů mohou konečně přispět k budování znalostní základny. To je skvělý způsob, jak nastavit osvědčené postupy, jak efektivněji řídit a provádět budoucí projekty.,
bude to také skvělý zdroj pro nové zaměstnance, aby zjistili nejlepší procesy pro vaši společnost a jak dosáhnout klíčových metrik, které mají zasáhnout (na základě minulých úspěchů).
Vezměte Svůj Pokrok Procesu podávání Zpráv Na Další Úroveň S ScrumGenius
zpráva O pokroku umožňuje získat důležité informace o dokončení projektu. ScrumGenius je jednoduchý, ale výkonný nástroj, který může zlepšit proces podávání zpráv o pokroku automatizací a standardizací těchto zpráv.,
jakmile je aktivován, scrumgenius bot odesílá připomenutí vašemu týmu v určitém čase každý den, aby vyplnil své zprávy o pokroku.
Pokud chcete zefektivnit proces hlášení pokroku, vyzkoušejte ScrumGenius ještě dnes.
Tento přehled vám pomůže odvodit důležité informace o výše uvedených metrikách. Můžete například vidět, jaké jsou míry účasti pro různá okna pro předkládání, a podle toho jednat.
trávit méně času na schůzkách pomocí zpráv o pokroku
některé studie naznačují, že vedoucí pracovníci tráví na schůzkách až 23 hodin týdně., S ScrumGenius, naši klienti hlásili snížení doby setkání až o 300% (přečtěte si případovou studii zde).
naše zprávy o stavu poskytly cenné informace, které pomohly schůzkám zefektivnit a soustředit se.
Vytvořte znalostní základnu pro své projektové manažery, týmy a nové zaměstnance
tyto informace o řízení projektů mohou konečně přispět k budování znalostní základny. To je skvělý způsob, jak nastavit osvědčené postupy, jak efektivněji řídit a provádět budoucí projekty.,
bude to také skvělý zdroj pro nové zaměstnance, aby zjistili nejlepší procesy pro vaši společnost a jak dosáhnout klíčových metrik, které mají zasáhnout (na základě minulých úspěchů).
Vezměte Svůj Pokrok Procesu podávání Zpráv Na Další Úroveň S ScrumGenius
zpráva O pokroku umožňuje získat důležité informace o dokončení projektu. ScrumGenius je jednoduchý, ale výkonný nástroj, který může zlepšit proces podávání zpráv o pokroku automatizací a standardizací těchto zpráv.,
jakmile je aktivován, scrumgenius bot odesílá připomenutí vašemu týmu v určitém čase každý den, aby vyplnil své zprávy o pokroku.
Pokud chcete zefektivnit proces hlášení pokroku, vyzkoušejte ScrumGenius ještě dnes.